孤兒信息管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范孤兒信息管理工作，確保孤兒信息的準確性、完整性和安全性，提高孤兒保障工作的效率和質量，維護孤兒的合法權益。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織所涉及的孤兒信息管理工作，包括孤兒信息的收集、錄入、存儲、更新、查詢、使用和保密等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和政策規(guī)定，確保孤兒信息管理工作合法合規(guī)。2.準確完整原則：保證孤兒信息的真實性、準確性和完整性，避免信息錯誤或遺漏。3.安全保密原則：加強孤兒信息安全管理，防止信息泄露、篡改或丟失，保障孤兒個人隱私。4.高效便民原則：優(yōu)化工作流程，提高信息管理效率，為孤兒保障工作提供便捷服務。二、孤兒信息收集（一）收集主體本公司/組織指定專人負責孤兒信息收集工作，相關工作人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心。（二）收集渠道1.民政部門：與當?shù)孛裾块T建立密切聯(lián)系，獲取民政部門掌握的孤兒信息。2.兒童福利機構：接收兒童福利機構提供的孤兒信息，包括孤兒基本情況、生活狀況、健康狀況等。3.其他相關部門：與教育、衛(wèi)生、公安等部門溝通協(xié)調，獲取與孤兒相關的信息，如就學情況、醫(yī)療記錄、戶籍信息等。4.主動發(fā)現(xiàn)：通過社區(qū)走訪、群眾舉報等方式，主動發(fā)現(xiàn)可能符合孤兒條件的兒童，并及時收集相關信息。（三）收集內(nèi)容1.基本信息：包括孤兒姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、身份證號碼、戶籍地址等。2.家庭信息：父母姓名、身份證號碼、聯(lián)系方式、家庭住址、死亡證明或失蹤證明等。3.生活狀況信息：居住情況、經(jīng)濟來源、監(jiān)護人信息等。4.健康狀況信息：身體疾病、殘疾情況、預防接種記錄等。5.教育情況信息：就學情況、學習成績、學校聯(lián)系方式等。6.其他信息：根據(jù)實際工作需要收集的其他相關信息。（四）收集要求1.信息真實準確：收集的孤兒信息應真實可靠，相關證明材料應齊全有效。2.及時更新：定期對孤兒信息進行更新，確保信息的時效性。3.信息完整：收集的信息應涵蓋孤兒生活、學習、健康等各個方面，避免信息缺失。三、孤兒信息錄入（一）錄入人員指定經(jīng)過培訓、熟悉信息管理系統(tǒng)操作的人員負責孤兒信息錄入工作。（二）錄入流程1.數(shù)據(jù)整理：對收集到的孤兒信息進行整理，核對信息的準確性和完整性。2.系統(tǒng)登錄：使用指定的賬號和密碼登錄孤兒信息管理系統(tǒng)。3.信息錄入：按照系統(tǒng)提示，將整理好的孤兒信息準確錄入系統(tǒng)，確保信息與紙質材料一致。4.數(shù)據(jù)審核：錄入完成后，由專人對錄入的數(shù)據(jù)進行審核，檢查信息是否準確無誤。（三）錄入要求1.數(shù)據(jù)規(guī)范：嚴格按照系統(tǒng)設定的格式和要求錄入信息，確保數(shù)據(jù)的規(guī)范性。2.信息保密：錄入人員在錄入過程中應注意保護孤兒信息安全，不得泄露信息。3.及時錄入：收集到孤兒信息后，應及時錄入系統(tǒng)，避免信息積壓。四、孤兒信息存儲（一）存儲方式采用電子存儲和紙質存儲相結合的方式，確保孤兒信息的安全保存。1.電子存儲：將孤兒信息錄入信息管理系統(tǒng)，并定期進行數(shù)據(jù)備份，存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上。2.紙質存儲：對孤兒相關證明材料等紙質文件進行分類整理，妥善保管在專門的檔案柜中。（二）存儲安全1.網(wǎng)絡安全：加強信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.訪問控制：對信息管理系統(tǒng)的訪問進行嚴格權限控制，只有經(jīng)過授權的人員才能訪問孤兒信息。3.數(shù)據(jù)加密：對存儲的孤兒信息進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。4.紙質檔案保管：紙質檔案應存放在安全、干燥、通風的地方，防止檔案損壞、丟失或霉變。（三）存儲期限按照國家有關規(guī)定，孤兒信息應長期保存，以便為孤兒保障工作提供歷史數(shù)據(jù)支持。五、孤兒信息更新（一）更新原因1.孤兒自身情況變化：如孤兒成長過程中出現(xiàn)戶籍遷移、就學變動、健康狀況改變等情況。2.相關政策調整：根據(jù)國家或地方有關孤兒保障政策的調整，需要對孤兒信息進行相應更新。3.信息核實糾錯：對已錄入的孤兒信息進行定期核實，發(fā)現(xiàn)錯誤或不準確信息及時進行更新。（二）更新流程1.信息收集：由相關工作人員收集孤兒信息變更的證明材料，如戶籍遷移證明、學校轉學證明、醫(yī)院診斷證明等。2.信息審核：對收集到的變更信息進行審核，確保信息真實可靠。3.系統(tǒng)更新：審核通過后，由信息錄入人員在孤兒信息管理系統(tǒng)中對相關信息進行更新，并同步更新紙質檔案。（三）更新要求1.及時更新：發(fā)現(xiàn)孤兒信息需要更新時，應及時啟動更新流程，確保信息的及時性。2.準確記錄：詳細記錄信息更新的內(nèi)容、時間、原因等，以便追溯和查詢。六、孤兒信息查詢（一）查詢主體本公司/組織內(nèi)部經(jīng)授權的工作人員因工作需要可以查詢孤兒信息。（二）查詢權限1.一般查詢：普通工作人員可查詢孤兒基本信息、生活狀況等一般性信息，用于日常工作參考。2.特殊查詢：涉及孤兒隱私或敏感信息的查詢，需經(jīng)相關部門負責人批準，并嚴格履行審批手續(xù)。（三）查詢流程1.查詢申請：查詢?nèi)藛T填寫查詢申請表，注明查詢原因、查詢內(nèi)容等。2.申請審批：查詢申請表經(jīng)所在部門負責人審核后，報相關領導審批。3.信息查詢：審批通過后，由系統(tǒng)管理員按照查詢申請表的要求，在孤兒信息管理系統(tǒng)中進行查詢，并提供查詢結果。（四）查詢要求1.合法合規(guī)：查詢?nèi)藛T應嚴格按照規(guī)定的權限和流程進行查詢，不得越權查詢或違規(guī)使用查詢結果。2.信息保密：查詢?nèi)藛T在查詢過程中應注意保護孤兒信息安全，不得泄露查詢結果。七、孤兒信息使用（一）使用目的孤兒信息主要用于孤兒保障工作的決策、實施和監(jiān)督，為制定相關政策、提供救助服務、評估工作效果等提供依據(jù)。（二）使用范圍1.內(nèi)部使用：本公司/組織內(nèi)部各部門在開展孤兒保障工作時，可根據(jù)工作需要使用孤兒信息。2.外部共享：在符合法律法規(guī)和相關政策規(guī)定的前提下，可與民政部門、其他相關部門或社會組織共享孤兒信息，但需簽訂信息共享協(xié)議，明確共享范圍、使用目的、保密責任等。（三）使用要求1.合法合規(guī)使用：嚴格按照法律法規(guī)和政策規(guī)定使用孤兒信息，不得將信息用于非法目的或違反道德規(guī)范的行為。2.信息保護：在使用孤兒信息過程中，應采取必要的措施保護孤兒信息安全，防止信息泄露、濫用或不當使用。3.記錄使用情況：對孤兒信息的使用情況進行詳細記錄，包括使用時間、使用人員、使用目的、使用內(nèi)容等，以便追溯和監(jiān)督。八、孤兒信息保密（一）保密責任本公司/組織所有工作人員均有義務保守孤兒信息秘密，不得泄露、傳播或非法使用孤兒信息。（二）保密措施1.人員管理：加強對工作人員的保密教育和培訓，簽訂保密承諾書，明確保密責任。2.制度建設：建立健全孤兒信息保密制度，規(guī)范信息訪問、使用、存儲、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)的保密管理。3.技術防護：采用加密技術、訪問控制技術等手段，加強信息系統(tǒng)的安全防護，防止信息泄露。4