對(duì)外打印管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司對(duì)外打印業(yè)務(wù)的管理，確保打印工作的準(zhǔn)確性、高效性和安全性，保障公司信息安全和利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及員工涉及對(duì)外打印的所有活動(dòng)，包括但不限于文件、資料、報(bào)表、宣傳材料等的打印輸出。（三）基本原則1.合法性原則：對(duì)外打印活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保打印內(nèi)容合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：打印內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，符合原始文件或電子數(shù)據(jù)的要求，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或遺漏。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)公司機(jī)密信息，防止在打印過(guò)程中發(fā)生信息泄露。對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的打印，應(yīng)采取必要的保密措施。4.成本效益原則：在保證打印質(zhì)量和服務(wù)的前提下，合理控制打印成本，提高資源利用效率。二、打印申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.各部門或員工如需對(duì)外打印文件資料，應(yīng)首先填寫(xiě)《對(duì)外打印申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明打印內(nèi)容、打印份數(shù)、打印用途、預(yù)計(jì)完成時(shí)間等信息。2.將填寫(xiě)完整的申請(qǐng)表提交至本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核打印內(nèi)容的必要性、準(zhǔn)確性以及是否符合公司相關(guān)規(guī)定，對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)予以退回并說(shuō)明理由。3.初審?fù)ㄟ^(guò)后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至行政部門。行政部門負(fù)責(zé)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行統(tǒng)一登記，并根據(jù)打印內(nèi)容的性質(zhì)和緊急程度進(jìn)行分類處理。（二）審批權(quán)限1.對(duì)于一般性文件資料的打印申請(qǐng)，行政部門負(fù)責(zé)人有權(quán)直接審批。2.涉及公司重要文件、機(jī)密信息、大額費(fèi)用支出或?qū)拘蜗笥兄卮笥绊懙拇蛴∩暾?qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對(duì)于緊急且重要的打印任務(wù)，在無(wú)法及時(shí)獲得正常審批的情況下，可由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人電話請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)同意后先行打印，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。（三）審批結(jié)果反饋行政部門應(yīng)在收到申請(qǐng)表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并將審批結(jié)果及時(shí)反饋給申請(qǐng)部門或員工。審批通過(guò)的，通知申請(qǐng)人安排打?。粚徟煌ㄟ^(guò)的，說(shuō)明原因并要求申請(qǐng)人修改完善申請(qǐng)內(nèi)容后重新提交。三、打印服務(wù)商選擇與管理（一）服務(wù)商篩選1.行政部門應(yīng)定期收集、整理并評(píng)估外部打印服務(wù)商信息，建立《打印服務(wù)商名錄》。名錄內(nèi)容包括服務(wù)商名稱、地址、聯(lián)系方式、服務(wù)項(xiàng)目、價(jià)格水平、服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)等。2.通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、同行推薦、實(shí)地考察等方式，從名錄中篩選出若干家信譽(yù)良好、服務(wù)質(zhì)量高、價(jià)格合理的服務(wù)商作為公司對(duì)外打印的合作對(duì)象。3.與選定的服務(wù)商簽訂《打印服務(wù)合同》，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求、保密條款、違約責(zé)任等事項(xiàng)。合同期限一般為[X]年，期滿后根據(jù)服務(wù)情況決定是否續(xù)簽。（二）服務(wù)商管理1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)打印服務(wù)商進(jìn)行日常管理和監(jiān)督，定期檢查服務(wù)商的服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格執(zhí)行情況、保密措施落實(shí)情況等。2.建立服務(wù)商服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)機(jī)制，每季度對(duì)服務(wù)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)內(nèi)容包括打印質(zhì)量、交貨期、服務(wù)態(tài)度、響應(yīng)速度等方面。根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的服務(wù)商給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問(wèn)題的服務(wù)商提出整改要求，如多次整改仍不符合要求，可終止合作。3.要求服務(wù)商定期提供打印業(yè)務(wù)報(bào)表，包括打印數(shù)量、金額、質(zhì)量問(wèn)題統(tǒng)計(jì)等信息，以便行政部門進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和成本控制。四、打印操作規(guī)范（一）文件準(zhǔn)備1.申請(qǐng)部門或員工應(yīng)確保提交的打印文件格式正確、內(nèi)容完整、排版規(guī)范。對(duì)于電子文件，應(yīng)提前進(jìn)行檢查和校對(duì)，避免出現(xiàn)亂碼、排版錯(cuò)亂等問(wèn)題。2.如需對(duì)文件進(jìn)行特殊格式設(shè)置或添加水印等操作，應(yīng)在提交打印申請(qǐng)時(shí)明確說(shuō)明，并提供相應(yīng)的操作要求或模板。（二）打印設(shè)置1.根據(jù)文件內(nèi)容和用途，合理選擇打印紙張規(guī)格、打印顏色、打印份數(shù)等參數(shù)。一般情況下，正式文件應(yīng)采用A4紙打印，黑白打??；宣傳資料等可根據(jù)需要選擇彩色打印或特殊紙張。2.在打印前，仔細(xì)核對(duì)打印設(shè)置，確保打印效果符合預(yù)期。對(duì)于多頁(yè)文件，應(yīng)檢查頁(yè)碼順序、頁(yè)眉頁(yè)腳等信息是否正確。（三）打印過(guò)程監(jiān)控1.行政部門應(yīng)安排專人對(duì)打印過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，確保打印工作正常進(jìn)行。如發(fā)現(xiàn)打印機(jī)故障、卡紙等問(wèn)題，及時(shí)通知服務(wù)商進(jìn)行維修處理。2.對(duì)于涉及機(jī)密信息的打印，應(yīng)在專門的保密區(qū)域進(jìn)行操作，并安排專人在場(chǎng)監(jiān)督，防止信息泄露。打印完成后，對(duì)打印廢紙進(jìn)行及時(shí)銷毀或妥善保管。（四）打印質(zhì)量檢查1.打印完成后，由申請(qǐng)部門或員工對(duì)打印質(zhì)量進(jìn)行初步檢查。檢查內(nèi)容包括文字清晰度、圖像完整性、色彩準(zhǔn)確性、頁(yè)碼順序等方面。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，及時(shí)通知服務(wù)商進(jìn)行重新打印或整改。2.行政部門定期對(duì)已完成的打印文件進(jìn)行抽檢，確保整體打印質(zhì)量符合要求。對(duì)于質(zhì)量問(wèn)題較多的服務(wù)商，按照服務(wù)商管理規(guī)定進(jìn)行處理。五、費(fèi)用結(jié)算與支付（一）費(fèi)用核算1.行政部門應(yīng)每月與打印服務(wù)商核對(duì)當(dāng)月的打印業(yè)務(wù)量及費(fèi)用明細(xì)。根據(jù)《打印服務(wù)合同》約定的價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)，計(jì)算當(dāng)月應(yīng)支付的打印費(fèi)用。2.對(duì)于因加急打印、特殊紙張使用、臨時(shí)增加打印份數(shù)等原因產(chǎn)生的額外費(fèi)用，應(yīng)在費(fèi)用核算時(shí)予以明確記錄，并經(jīng)申請(qǐng)部門或員工確認(rèn)。（二）支付流程1.行政部門根據(jù)核對(duì)無(wú)誤的費(fèi)用明細(xì)，填寫(xiě)《打印費(fèi)用支付申請(qǐng)表》，附上相關(guān)的打印申請(qǐng)單、發(fā)票等憑證，提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)管理制度對(duì)支付申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，重點(diǎn)審查費(fèi)用的真實(shí)性、合理性、合規(guī)性以及相關(guān)審批手續(xù)是否齊全。審核通過(guò)后，安排資金支付。3.支付完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，并將支付情況反饋給行政部門。行政部門負(fù)責(zé)更新打印費(fèi)用臺(tái)賬，記錄費(fèi)用支付情況。六、保密管理（一）保密責(zé)任1.所有參與對(duì)外打印工作的人員，包括申請(qǐng)部門員工、行政部門工作人員、打印服務(wù)商員工等，均應(yīng)承擔(dān)保密義務(wù)，嚴(yán)格遵守公司保密制度。2.明確各崗位在保密工作中的職責(zé)，如申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)確保打印內(nèi)容的保密性，行政部門負(fù)責(zé)監(jiān)督保密措施的執(zhí)行，打印服務(wù)商負(fù)責(zé)對(duì)公司提供的文件資料進(jìn)行保密等。（二）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密信息的打印文件，應(yīng)進(jìn)行加密處理或采取其他保密措施，防止在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中被竊取或篡改。2.打印服務(wù)商應(yīng)設(shè)立專門的保密區(qū)域用于處理公司打印業(yè)務(wù)，配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等。對(duì)進(jìn)入保密區(qū)域的人員進(jìn)行嚴(yán)格登記和身份驗(yàn)證。3.要求打印服務(wù)商與員工簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和違約責(zé)任。在合作期間，如發(fā)現(xiàn)服務(wù)商存在違反保密協(xié)議的行為，公司有權(quán)追究其法律責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償。（三）保密監(jiān)督與檢查1.行政部門定期對(duì)打印服務(wù)商的保密措施落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)要求其整改。2.加強(qiáng)對(duì)公司內(nèi)部員工的保密教育，提高員工的保密意識(shí)。對(duì)于違反保密規(guī)定的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。七、檔案管理（一）檔案收集1.申請(qǐng)部門或員工在打印工作完成后，應(yīng)及時(shí)將打印文件的紙質(zhì)版和電子版整理歸檔。紙質(zhì)版文件按照類別、日期等順序進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并在封面注明文件名稱、日期、編號(hào)等信息。2.電子版文件應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，確保文件的完整性和可追溯性。（二）檔案存儲(chǔ)1.行政部門負(fù)責(zé)建立專門的對(duì)外打印檔案庫(kù)，對(duì)歸檔的文件進(jìn)行分類存放。檔案庫(kù)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.根據(jù)檔案的重要性和保存期限，確定不同檔案的存儲(chǔ)方式和保管期限。重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案丟失。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱或借閱對(duì)外打印檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.行政部門應(yīng)按照審批要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并對(duì)查閱或借閱過(guò)程進(jìn)行登記。查閱或借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借