大學接待管理辦法總則目的與宗旨為了規(guī)范大學接待工作，提高接待服務質(zhì)量和管理水平，展示學校良好形象，促進學校與社會各界的交流與合作，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于學校各部門、各單位以及所屬二級學院在公務活動、學術交流、合作洽談等方面的接待工作?；驹瓌t1.熱情周到原則：以熱情友好的態(tài)度接待來訪客人，提供優(yōu)質(zhì)、高效、周到的服務，讓客人感受到學校的尊重與關懷。2.規(guī)范有序原則：接待工作要嚴格按照規(guī)定的程序和標準進行，確保接待工作的規(guī)范化、制度化和科學化。3.勤儉節(jié)約原則：在接待過程中，要嚴格控制經(jīng)費開支，杜絕鋪張浪費，做到合理安排、精打細算。4.對口接待原則：根據(jù)來訪客人的身份、目的和性質(zhì)，由相應的部門或單位負責對口接待，確保接待工作的針對性和實效性。接待工作組織與職責接待工作領導小組成立學校接待工作領導小組，由分管校領導擔任組長，成員包括學校辦公室、宣傳部、后勤管理部門、保衛(wèi)處等相關部門負責人。接待工作領導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全校接待工作，制定接待工作政策和制度，審核重要接待任務的接待方案，協(xié)調(diào)解決接待工作中的重大問題。接待工作機構及職責1.學校辦公室：作為接待工作的牽頭部門，負責制定年度接待工作計劃，統(tǒng)籌安排接待任務，審核接待方案，協(xié)調(diào)各部門之間的工作，做好接待工作的組織實施和總結反饋。2.宣傳部：負責對接待活動進行宣傳報道，營造良好的輿論氛圍，展示學校的形象和風采。3.后勤管理部門：負責接待場所的安排、餐飲住宿的保障、車輛調(diào)度等后勤服務工作，確保接待工作的順利進行。4.保衛(wèi)處：負責接待活動期間的安全保衛(wèi)工作，維護校園秩序，保障客人的人身和財產(chǎn)安全。5.對口接待部門或單位：負責具體接待任務的組織實施，包括與客人的溝通聯(lián)系、接待方案的制定與執(zhí)行、接待活動的現(xiàn)場安排等工作。接待工作流程接待申請1.各部門或單位接到接待任務后，應提前填寫《大學接待申請表》，詳細說明來訪客人的基本情況、來訪目的、接待時間、接待規(guī)格等信息，并報學校辦公室審核。2.學校辦公室根據(jù)接待任務的性質(zhì)和重要程度，進行綜合評估，提出審核意見，并報分管校領導審批。接待方案制定1.經(jīng)審批同意的接待任務，由對口接待部門或單位負責制定具體的接待方案。接待方案應包括接待日程安排、陪同人員安排、接待場所安排、餐飲住宿安排、車輛安排、經(jīng)費預算等內(nèi)容。2.接待方案應根據(jù)來訪客人的身份和接待規(guī)格，遵循勤儉節(jié)約、對口對等的原則進行制定。重要接待任務的接待方案需報學校辦公室審核，經(jīng)分管校領導批準后實施。接待準備工作1.溝通聯(lián)系：對口接待部門或單位應提前與來訪客人取得聯(lián)系，確認客人的行程安排、抵達時間、交通方式等信息，并及時反饋給學校辦公室。2.場所準備：后勤管理部門根據(jù)接待方案的要求，提前做好接待場所的清潔衛(wèi)生、設備設施檢查等準備工作，確保接待場所整潔、舒適、安全。3.餐飲住宿安排：后勤管理部門根據(jù)客人的飲食習慣和接待規(guī)格，合理安排餐飲住宿。如需安排校外住宿，應提前與相關酒店聯(lián)系，確保住宿條件符合要求。4.車輛安排：后勤管理部門根據(jù)客人的人數(shù)和行程安排，合理調(diào)度車輛，確保車輛安全、準時接送客人。5.資料準備：對口接待部門或單位應根據(jù)接待任務的需要，準備好學校的宣傳資料、匯報材料、禮品等相關資料。接待實施1.迎接引導：客人抵達學校時，對口接待部門或單位應安排專人前往迎接，并引導客人前往接待場所。2.會見會談：根據(jù)接待方案的安排，組織學校領導與客人進行會見會談。會見會談過程中，應注意禮儀規(guī)范，做好記錄工作。3.參觀考察：安排客人參觀學校的教學科研設施、實驗室、圖書館等場所，介紹學校的發(fā)展情況和辦學特色。參觀考察過程中，應安排專人陪同講解，確?？腿巳媪私鈱W校。4.餐飲住宿服務：按照接待方案的要求，為客人提供優(yōu)質(zhì)的餐飲住宿服務。餐飲服務應注重食品安全和菜品質(zhì)量，住宿服務應確保客人的休息環(huán)境舒適安靜。5.文化活動安排：根據(jù)客人的興趣愛好和接待規(guī)格，適當安排一些文化活動，如文藝演出、學術講座、體育比賽等，豐富客人的文化生活，增進雙方的交流與合作。接待總結1.接待任務結束后，對口接待部門或單位應及時對接待工作進行總結，填寫《大學接待工作總結表》，報學校辦公室備案。2.學校辦公室對接待工作進行綜合評估，總結經(jīng)驗教訓，提出改進意見和建議，為今后的接待工作提供參考。接待經(jīng)費管理經(jīng)費預算1.接待經(jīng)費應納入學校年度預算管理，由學校辦公室根據(jù)年度接待工作計劃和實際接待任務，編制接待經(jīng)費預算，報學校財務部門審核。2.接待經(jīng)費預算應明確各項接待費用的開支標準和范圍，嚴格控制經(jīng)費總額，確保經(jīng)費使用合理、合規(guī)、透明。經(jīng)費報銷1.接待經(jīng)費報銷應嚴格按照學校財務制度的規(guī)定執(zhí)行，報銷憑證應真實、合法、有效。2.接待經(jīng)費報銷時，應提供接待審批單、接待清單、發(fā)票等相關憑證，并注明接待事由、接待對象、接待時間等信息。3.財務部門應加強對接待經(jīng)費報銷的審核，對不符合規(guī)定的報銷憑證予以退回，確保經(jīng)費使用的真實性和合法性。經(jīng)費監(jiān)督1.學校審計部門應定期對接待經(jīng)費的使用情況進行審計監(jiān)督，檢查經(jīng)費使用是否符合規(guī)定，是否存在浪費、挪用等問題。2.學校紀檢監(jiān)察部門應加強對接待工作的紀律檢查，嚴肅查處違規(guī)違紀行為，確保接待工作廉潔、高效。接待禮儀規(guī)范儀容儀表1.接待人員應保持良好的儀容儀表，著裝整潔得體，舉止端莊大方，言行文明禮貌。2.男士應著正裝，女士應著職業(yè)裝或裙裝，避免穿著過于隨意或暴露的服裝。言行舉止1.接待人員在與客人交流過程中，應使用禮貌用語，語氣親切自然，態(tài)度熱情誠懇。2.注意言行舉止的規(guī)范性，避免出現(xiàn)不文明的行為，如隨地吐痰、亂扔垃圾、大聲喧嘩等。接待場所禮儀1.接待場所應保持整潔衛(wèi)生，環(huán)境布置應簡潔大方、溫馨舒適。2.接待人員應提前到達接待場所，做好準備工作，確保接待活動的順利進行。3.在接待過程中，應注意引導客人的行動路線，為客人提供必要的幫助和服務。會見會談禮儀1.會見會談前，應提前做好準備工作，確保會見會談場所整潔、舒適，設備設施齊全。2.會見會談過程中，應注意座位安排、介紹順序、發(fā)言禮儀等方面的規(guī)范，尊重客人的意見和建議，認真傾聽客人的發(fā)言。3.會見會談結束后，應與客人禮貌道別，并及時清理會見會談場所。接待安全管理安全責任落實1.接待工作領導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)接待工作中的安全管理工作，明確各部門和單位的安全職責，確保安全責任落實到人。2.對口接待部門或單位應制定接待活動的安全預案，明確安全措施和應急處置流程，確保接待活動的安全有序進行。安全檢查與防范1.后勤管理部門應在接待活動前對接待場所、餐飲住宿場所、車輛等進行全面的安全檢查，及時消除安全隱患。2.保衛(wèi)處應加強對接待活動現(xiàn)場的安全保衛(wèi)工作，安排專人負責巡邏守護，維護現(xiàn)場秩序，確保客人的人身和財產(chǎn)安全。3.加強對食品衛(wèi)生安全的管理，嚴格把控食品采購、加工、儲存等環(huán)節(jié)，確保食品安全。應急處置1.制定接待活動的應急預案，明確應急處置流程和責任