學(xué)院資料管理辦法一、總則（一）目的為加強學(xué)院資料管理，確保資料的完整性、準確性、規(guī)范性和安全性，提高資料的利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學(xué)院各部門、各教學(xué)單位及全體教職員工在教學(xué)、科研、管理等工作中形成的各類資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)院設(shè)立專門的資料管理機構(gòu)，對各類資料進行集中統(tǒng)一管理，確保資料的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則根據(jù)資料的性質(zhì)、來源、用途等進行分類管理，便于資料的查找、使用和維護。3.安全保密原則加強資料的安全保密工作，采取必要的安全防護措施，防止資料的泄露、丟失和損壞。4.服務(wù)教學(xué)科研原則資料管理工作要以服務(wù)教學(xué)科研為宗旨，不斷提高資料的質(zhì)量和服務(wù)水平，滿足教學(xué)科研工作的需要。二、資料管理機構(gòu)及職責（一）資料管理機構(gòu)學(xué)院設(shè)立資料管理中心，作為學(xué)院資料管理的專門機構(gòu)，負責學(xué)院各類資料的收集、整理、保管、利用等工作。（二）職責1.資料管理中心職責制定和完善學(xué)院資料管理規(guī)章制度，并組織實施。負責學(xué)院各類資料的收集、整理、分類、編目、上架等工作。建立健全學(xué)院資料數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)資料的信息化管理。負責學(xué)院資料的借閱、歸還、查閱等服務(wù)工作，提高資料的利用效率。定期對學(xué)院資料進行清查盤點，確保資料的安全完整。加強與校內(nèi)外相關(guān)單位的資料交流與合作，拓寬資料來源渠道。組織開展資料管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究活動，提高資料管理人員的業(yè)務(wù)水平。2.各部門、各教學(xué)單位職責負責本部門、本教學(xué)單位各類資料的收集、整理、保管等工作，并按要求定期向資料管理中心移交。配合資料管理中心做好資料的借閱、查閱等服務(wù)工作，及時提供所需資料。負責本部門、本教學(xué)單位資料的安全保密工作，防止資料的泄露、丟失和損壞。3.資料管理人員職責認真履行資料管理崗位職責，嚴格遵守資料管理規(guī)章制度。負責資料的日常管理工作，包括資料的收集、整理、分類、編目、上架、借閱、歸還、查閱等。做好資料的安全保密工作，定期對資料進行清查盤點，確保資料的安全完整。積極開展資料管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和研究，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。及時向資料管理中心反饋資料管理工作中存在的問題，并提出改進建議。三、資料的分類與編號（一）資料分類學(xué)院資料分為教學(xué)資料、科研資料、管理資料、學(xué)生資料等四大類。1.教學(xué)資料教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、課件、試題庫、試卷等。教材、教參、學(xué)習(xí)指導(dǎo)書等。教學(xué)研究成果、教學(xué)改革方案、教學(xué)質(zhì)量評估資料等。2.科研資料科研項目申請書、立項通知書、任務(wù)書、合同書等?？蒲谐晒麍蟾?、論文、著作、專利等?？蒲袑W(xué)術(shù)活動資料、學(xué)術(shù)交流材料等。3.管理資料學(xué)院發(fā)展規(guī)劃、工作計劃、工作總結(jié)等。學(xué)院各項規(guī)章制度、文件、會議紀要等。人事檔案、財務(wù)檔案、資產(chǎn)檔案等。4.學(xué)生資料學(xué)生學(xué)籍檔案、成績單、獎懲記錄等。學(xué)生畢業(yè)論文（設(shè)計）、實習(xí)報告、社會實踐報告等。學(xué)生就業(yè)資料、校友資料等。（二）資料編號為便于資料的管理和查找，對各類資料進行編號。編號采用“年份+類別代碼+順序號”的方式，具體如下：1.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)資料分類，分別用一位字母表示，如“J”表示教學(xué)資料，“K”表示科研資料，“G”表示管理資料，“X”表示學(xué)生資料。3.順序號：用三位數(shù)字表示，從“001”開始依次編號。例如，2023年第10份教學(xué)資料的編號為“2023J010”。四、資料的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)院各部門、各教學(xué)單位在工作中形成的各類資料。2.學(xué)院教師、科研人員、管理人員在教學(xué)、科研、管理等工作中產(chǎn)生的各類資料。3.學(xué)院學(xué)生在學(xué)習(xí)、實踐等活動中形成的各類資料。4.學(xué)院接收的上級文件、通知、信函等資料。5.學(xué)院與校內(nèi)外相關(guān)單位交流合作形成的各類資料。（二）收集要求1.各部門、各教學(xué)單位應(yīng)指定專人負責資料的收集工作，確保資料的及時、完整收集。2.資料收集人員應(yīng)認真核對資料的內(nèi)容和格式，確保資料的準確性和規(guī)范性。3.對于重要資料，應(yīng)進行備份，防止資料丟失。4.資料收集人員應(yīng)及時將收集到的資料移交資料管理中心。（三）整理要求1.資料管理中心應(yīng)按照資料分類標準，對收集到的資料進行分類整理。2.對每份資料應(yīng)進行編號、編目，建立資料目錄清單，便于查找和使用。3.對資料進行裝訂、裝盒等整理工作，確保資料的整齊、美觀。4.對電子資料應(yīng)進行分類存儲，建立電子資料數(shù)據(jù)庫，便于查詢和利用。五、資料的保管與存儲（一）保管要求1.資料管理中心應(yīng)設(shè)立專門的資料庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、書架、防潮柜、防蟲柜等，確保資料的安全保管。2.資料庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標準要求。3.對珍貴資料、機密資料應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、專人保管、加密存儲等，防止資料的泄露和丟失。4.資料管理人員應(yīng)定期對資料進行清查盤點，核對資料的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（二）存儲要求1.紙質(zhì)資料應(yīng)按照類別、年份、編號順序存放，便于查找和使用。2.電子資料應(yīng)按照類別、年份、文件名等進行分類存儲，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于查詢和管理。3.對重要電子資料應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е沦Y料丟失。4.資料存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保存儲介質(zhì)的正常使用。六、資料的借閱與查閱（一）借閱規(guī)定1.學(xué)院內(nèi)部人員因工作需要借閱資料，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到資料管理中心辦理借閱手續(xù)。2.資料借閱期限一般為[X]天，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、污損、撕毀等。4.借閱人員應(yīng)按時歸還借閱的資料，如逾期未還，資料管理中心應(yīng)及時催還。如因特殊原因不能按時歸還，應(yīng)提前向資料管理中心說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。5.資料管理人員應(yīng)對借閱的資料進行登記，記錄借閱人員的姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。（二）查閱規(guī)定1.學(xué)院內(nèi)部人員因工作需要查閱資料，應(yīng)到資料管理中心辦理查閱手續(xù)。查閱人員應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到資料管理中心查閱資料。2.查閱人員應(yīng)在資料管理中心指定的地點查閱資料，不得將資料帶出資料管理中心。如需復(fù)印資料，應(yīng)經(jīng)資料管理中心同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。3.查閱人員應(yīng)愛護查閱的資料，不得在資料上涂改、污損、撕毀等。查閱結(jié)束后，應(yīng)將資料歸還原位。4.資料管理人員應(yīng)對查閱的資料進行登記，記錄查閱人員的姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。（三）特殊情況處理1.如因教學(xué)、科研等工作需要，需長期借閱或復(fù)印重要資料，應(yīng)經(jīng)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并簽訂相關(guān)協(xié)議。2.如遇緊急情況，需借閱或查閱資料，資料管理中心應(yīng)在確保資料安全的前提下，優(yōu)先提供服務(wù)。七、資料的保密與安全（一）保密制度1.資料管理人員應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和學(xué)院保密制度，保守資料的秘密。2.對涉及學(xué)院機密、商業(yè)秘密、個人隱私等資料，應(yīng)采取嚴格的保密措施，如加密存儲、專人保管、限制查閱范圍等。3.資料管理人員不得擅自將資料提供給無關(guān)人員，不得泄露資料的內(nèi)容和信息。4.如因工作需要，需對外提供資料，應(yīng)經(jīng)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）安全制度1.資料管理中心應(yīng)加強資料的安全管理，采取必要的安全防護措施，如安裝防盜報警裝置、防火設(shè)施、防潮設(shè)施等，確保資料的安全。2.資料管理人員應(yīng)定期對資料庫房進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時處理。3.如遇自然災(zāi)害、突發(fā)事件等緊急情況，資料管理人員應(yīng)及時采取措施，保護資料的安全，并向上級主管部門報告。八、資料的統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.資料的數(shù)量統(tǒng)計，包括各類資料的總數(shù)、新增數(shù)量、減少數(shù)量等。2.資料的借閱統(tǒng)計，包括借閱次數(shù)、借閱人員、借閱期限等。3.資料的查閱統(tǒng)計，包括查閱次數(shù)、查閱人員、查閱內(nèi)容等。4.資料的利用效果統(tǒng)計，如教學(xué)科研成果、學(xué)術(shù)論文發(fā)表數(shù)量等與資料利用的關(guān)系。（二）統(tǒng)計方法1.資料管理人員應(yīng)定期對資料進行統(tǒng)計，填寫《資料統(tǒng)計報表》。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。3.資料管理中心應(yīng)建立資料統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫，對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析和處理，為資料管理決策提供依據(jù)。（三）分析與利用1.資料管理中心應(yīng)定期對資料統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，了解資料的收集、整理、保管、利用等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施加以改進。2.根據(jù)資料統(tǒng)計分析結(jié)果，制定資料管理工作計劃和發(fā)展規(guī)劃，提高資料管理水平和服務(wù)質(zhì)量。3.加強對資料利用效果的分析，為教學(xué)科研工作提供參考依據(jù)，促進學(xué)院教學(xué)科研水平的提高。九、資料的銷毀與處置（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的資料。2.因損壞、變質(zhì)等原因無法使用的資料。3.按照國家有關(guān)規(guī)定需要銷毀的資料。（二）銷毀程序1.資料管理中心應(yīng)定期對資料進行清查盤點，確定需要銷毀的資料清單。2.填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.資料銷毀應(yīng)采取適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒、填埋等，確保資料的徹底銷毀。4.資料銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的安全、規(guī)