外來信件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外來信件的管理，確保信件傳遞的準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，維護(hù)公司正常的工作秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工收到的各類外來信件的管理。（三）職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)制定和完善外來信件管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。統(tǒng)一接收、登記、分發(fā)外來信件，建立信件管理臺(tái)賬。定期對(duì)信件管理情況進(jìn)行檢查和總結(jié)，提出改進(jìn)措施。2.各部門負(fù)責(zé)本部門外來信件的簽收、拆封、閱讀、處理，并及時(shí)將處理結(jié)果反饋給行政部門。協(xié)助行政部門做好外來信件的管理工作，提供必要的支持和配合。3.員工個(gè)人收到外來信件后，應(yīng)及時(shí)交至行政部門或本部門指定人員。不得擅自扣留、銷毀或拆閱不屬于本人的信件。二、信件的接收與登記（一）接收1.公司設(shè)立專門的信件接收崗位，負(fù)責(zé)接收各類外來信件。接收人員應(yīng)保持通訊暢通，確保及時(shí)收到信件。2.對(duì)于通過郵政快遞、掛號(hào)信等方式送達(dá)的信件，接收人員應(yīng)在收到信件時(shí)，仔細(xì)核對(duì)信件的數(shù)量、重量、外觀等信息，如有異常情況應(yīng)及時(shí)與寄件人聯(lián)系，并做好記錄。3.對(duì)于當(dāng)面送達(dá)的信件，接收人員應(yīng)要求送達(dá)人在信件交接登記簿上簽字確認(rèn)，并注明送達(dá)時(shí)間。（二）登記1.接收人員應(yīng)及時(shí)對(duì)收到的外來信件進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括信件的編號(hào)、寄件人姓名、地址、聯(lián)系方式、收件人姓名、部門、信件主題、收到日期等。2.登記應(yīng)使用統(tǒng)一的信件管理臺(tái)賬，確保登記信息準(zhǔn)確、完整、清晰。登記人員應(yīng)在登記完畢后，在信件上加蓋“已收”戳記，并注明登記日期。3.對(duì)于重要信件或緊急信件，登記人員應(yīng)在登記臺(tái)賬上進(jìn)行標(biāo)注，并及時(shí)通知相關(guān)部門或人員。三、信件的分發(fā)（一）分發(fā)原則1.根據(jù)信件的收件人姓名、部門等信息，準(zhǔn)確、及時(shí)地將信件分發(fā)給相關(guān)部門或人員。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門或人員的信件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定或領(lǐng)導(dǎo)批示進(jìn)行分發(fā)。3.對(duì)于無法確定收件人的信件，應(yīng)及時(shí)與寄件人聯(lián)系，核實(shí)收件人信息后再進(jìn)行分發(fā)。（二）分發(fā)方式1.對(duì)于一般性信件，行政部門可通過內(nèi)部郵件、辦公系統(tǒng)等方式將信件電子版發(fā)送給收件人，并在信件管理臺(tái)賬上注明分發(fā)情況。2.對(duì)于紙質(zhì)信件，行政部門應(yīng)按照收件人所在部門或樓層，將信件分類整理后，送至各部門指定的信件接收地點(diǎn)。各部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)接收，并在信件交接登記簿上簽字確認(rèn)。3.對(duì)于緊急信件或重要信件，行政部門應(yīng)立即通知收件人前來領(lǐng)取，并確保信件在第一時(shí)間送達(dá)收件人手中。四、信件的拆封與閱讀（一）拆封1.原則上，信件應(yīng)由收件人本人或其授權(quán)人員拆封。如收件人因特殊原因無法親自拆封，可委托行政部門或其他人員代拆。2.代拆信件時(shí)，應(yīng)在收件人在場或取得收件人同意的情況下進(jìn)行，并確保信件內(nèi)容的完整性和保密性。拆封后，應(yīng)將信件內(nèi)容整理好，交收件人閱讀。3.對(duì)于標(biāo)明“機(jī)密”、“絕密”等字樣的信件，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行處理，未經(jīng)授權(quán)不得擅自拆封。（二）閱讀1.收件人收到信件后，應(yīng)及時(shí)閱讀信件內(nèi)容，并根據(jù)信件要求進(jìn)行處理。對(duì)于重要信件或涉及公司重大事項(xiàng)的信件，應(yīng)認(rèn)真研究，提出處理意見，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。2.閱讀信件時(shí)，應(yīng)注意保持信件的整潔和完整，不得隨意涂改、損壞信件。如發(fā)現(xiàn)信件內(nèi)容有疑問或不清楚的地方，應(yīng)及時(shí)與寄件人聯(lián)系，核實(shí)情況。3.對(duì)于需要回復(fù)的信件，收件人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)給予答復(fù)，并按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和蓋章。五、信件的處理（一）處理方式1.回復(fù)：對(duì)于需要回復(fù)的信件，收件人應(yīng)根據(jù)信件內(nèi)容和要求，及時(shí)撰寫回復(fù)函，并按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和蓋章?；貜?fù)函應(yīng)語言規(guī)范、表達(dá)清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確，確保回復(fù)質(zhì)量。2.存檔：對(duì)于具有保存價(jià)值的信件，如合同、協(xié)議、重要文件等，收件人應(yīng)在處理完畢后，及時(shí)將信件交至行政部門進(jìn)行存檔。行政部門應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)存檔信件進(jìn)行分類整理、編號(hào)登記，并妥善保管。3.銷毀：對(duì)于無保存價(jià)值的信件，如一般性通知、廣告宣傳資料等，收件人應(yīng)在處理完畢后，按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀信件時(shí)，應(yīng)確保信件內(nèi)容不被泄露，并做好銷毀記錄。（二）處理流程1.收件人閱讀信件后，根據(jù)信件內(nèi)容和要求，確定處理方式。2.如需回復(fù)，收件人應(yīng)撰寫回復(fù)函，并按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和蓋章。3.審批通過后，收件人將回復(fù)函交至行政部門，由行政部門負(fù)責(zé)郵寄或送達(dá)寄件人。4.如需存檔，收件人將信件交至行政部門，行政部門按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類整理、編號(hào)登記，并妥善保管。5.如需銷毀，收件人將信件交至行政部門，行政部門按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。六、信件的保密管理（一）保密原則1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司的保密制度，對(duì)收到的外來信件內(nèi)容予以保密。2.未經(jīng)授權(quán)，不得擅自將信件內(nèi)容透露給任何無關(guān)人員。（二）保密措施1.在信件的接收、登記、分發(fā)、拆封、閱讀、處理等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，確保信件內(nèi)容不被泄露。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密或敏感信息的信件，應(yīng)在專門的保密場所進(jìn)行處理，并嚴(yán)格限制接觸人員。3.如發(fā)現(xiàn)信件內(nèi)容有泄露風(fēng)險(xiǎn)或已經(jīng)泄露，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.信件的接收、登記、分發(fā)、拆封、閱讀、處理等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.信件管理臺(tái)賬的記錄是否準(zhǔn)確、完整、清晰。3.信件的保密管理措施是否落實(shí)到位。（二）監(jiān)督檢查方式1.行政部門定期對(duì)各部門的信件管理情況進(jìn)行檢查，檢查方式包括查閱信件管理臺(tái)賬、實(shí)地查看信件處理情況等。2.公司領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)信件管理情況進(jìn)行抽查。3.