天津檔案管理辦法一、總則（一）目的與依據(jù)為加強(qiáng)天津地區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)以及國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于天津市行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位、社會(huì)組織以及其他各類機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱“單位”）的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，適應(yīng)信息化發(fā)展要求，提高檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化水平。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）管理機(jī)構(gòu)設(shè)置各單位應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專門部門負(fù)責(zé)檔案管理工作，配備與檔案管理任務(wù)相適應(yīng)的工作人員。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，確需調(diào)整的，應(yīng)報(bào)上級(jí)主管部門備案。（二）人員配備要求檔案管理人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，經(jīng)過(guò)檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，并取得相應(yīng)的崗位資格證書。檔案管理人員應(yīng)保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（三）人員職責(zé)1.檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人職責(zé)全面負(fù)責(zé)本單位檔案管理工作，制定檔案工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)檔案管理工作與其他業(yè)務(wù)工作的關(guān)系，保障檔案工作所需的經(jīng)費(fèi)、設(shè)備和場(chǎng)地。組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。審核重要檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求。做好檔案的保管和保護(hù)工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。按照規(guī)定的程序和要求，為單位內(nèi)部和社會(huì)提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，做好利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。參與檔案鑒定和銷毀工作，對(duì)超過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，提出鑒定意見(jiàn)和銷毀建議，并按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：反映本單位職能活動(dòng)和歷史沿革的各類文件材料，包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.科技檔案：在科研、生產(chǎn)、基建等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、工程竣工資料等。3.人事檔案：記錄個(gè)人基本情況、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、考核獎(jiǎng)懲、工資待遇等信息的文件材料，包括履歷表、自傳、考核鑒定、學(xué)歷學(xué)位證書、獎(jiǎng)懲決定等。4.會(huì)計(jì)檔案：?jiǎn)挝辉诮?jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。5.業(yè)務(wù)檔案：各單位在業(yè)務(wù)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、客戶資料、招投標(biāo)文件等。6.聲像檔案：記錄單位重要活動(dòng)、事件、人物等的照片、錄音、錄像等聲像材料。7.電子檔案：以數(shù)字形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或其他電子設(shè)備中的各類文件材料，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的電子文件、電子公文、電子報(bào)表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整、真實(shí)。2.文件材料形成后，承辦部門應(yīng)及時(shí)整理，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理機(jī)構(gòu)。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)提前介入，進(jìn)行全程跟蹤收集。（三）整理原則與方法1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。符合國(guó)家和行業(yè)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)要求。2.整理方法文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類，采用“件”為單位進(jìn)行裝訂、編目?？萍紮n案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)，對(duì)圖紙等特殊載體材料進(jìn)行單獨(dú)整理和編號(hào)。人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立個(gè)人檔案卷冊(cè)，采用分類法進(jìn)行編號(hào)。會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行整理，采用年度、保管期限分類，以“卷”為單位進(jìn)行裝訂、編目。業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需要，確定分類方案，采用適當(dāng)?shù)姆椒ㄟM(jìn)行整理和編號(hào)。聲像檔案：按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類，對(duì)照片、錄音、錄像等進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注說(shuō)明，并制作相應(yīng)的文字目錄。電子檔案：按照電子文件管理要求進(jìn)行整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和存儲(chǔ)體系，確保電子檔案的可讀性和可利用性。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所與設(shè)施1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、防盜報(bào)警裝置等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案整理與上架1.檔案管理人員應(yīng)按照整理要求對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理和編目，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.將整理好的檔案按照分類方案和編號(hào)順序上架存放，便于查找和利用。3.建立檔案存放索引，標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限、存放位置等信息，方便檔案管理人員和利用者快速查找檔案。（三）檔案保管期限與鑒定1.保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指反映本單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為30年；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為10年。2.鑒定工作組織各單位應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。檔案鑒定小組應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)，確定檔案的存毀。3.鑒定程序與方法檔案鑒定小組應(yīng)逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限規(guī)定，判斷檔案是否仍有保存價(jià)值。對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。五、檔案的利用（一）利用原則與范圍1.利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的真實(shí)性和完整性不受損害。優(yōu)先滿足本單位工作需要，同時(shí)依法為社會(huì)提供檔案利用服務(wù)。2.利用范圍本單位工作人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)。外單位因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理，嚴(yán)格限制利用范圍。（二）利用手續(xù)辦理1.查閱手續(xù)本單位工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱。外單位查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，提交單位介紹信，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，在檔案管理機(jī)構(gòu)指定的地點(diǎn)查閱。查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.借閱手續(xù)本單位工作人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外單位借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，提交單位介紹信，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)查閱、借閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)登記。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)與規(guī)劃1.各單位應(yīng)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。2.檔案信息化建設(shè)應(yīng)與單位的信息化建設(shè)整體規(guī)劃相協(xié)調(diào)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)采集與錄入1.按照檔案整理要求，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.對(duì)電子文件應(yīng)按照電子檔案管理要求進(jìn)行規(guī)范整理和存儲(chǔ)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。3.在數(shù)據(jù)采集和錄入過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的數(shù)據(jù)質(zhì)量控制，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）系統(tǒng)功能與應(yīng)用1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)的自動(dòng)化和信息化。2.利用系統(tǒng)提供的檢索、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，方便檔案管理人員和利用者快速獲取檔案信息。3.建立檔案信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通，促進(jìn)檔案信息資源的共享和利用。（四）安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密存儲(chǔ)等技術(shù)手段，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.建立健全檔案信息化系統(tǒng)安全管理制度，規(guī)范用戶操作權(quán)限，定期進(jìn)行系統(tǒng)安全檢查和維護(hù)。3.做好檔案數(shù)據(jù)的備份工作，定期將檔案數(shù)據(jù)備份到磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體與職責(zé)1.天津市檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)全市檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各單位做好檔案管理工作。2.各單位上級(jí)主管部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)所屬單位檔案管理工作的監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合規(guī)定要求。3.各單位應(yīng)定期對(duì)本單位檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容與方式1.監(jiān)督檢查內(nèi)容檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備情況。檔案管理制度建設(shè)和執(zhí)行情況。檔案收集、整理、保管、利用等工作情況。檔案信息化建設(shè)情況。檔案安全管理情況。2.監(jiān)督檢查方式定期檢查：檔案行政管理部門和各單位上級(jí)主管部門定期組織對(duì)所屬單位檔案管理工作進(jìn)行全面檢查。專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題和薄弱環(huán)節(jié)，開(kāi)展專項(xiàng)檢查。日常檢查：檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)本單位檔案管理工作進(jìn)行日常巡查和監(jiān)督。（三）問(wèn)題整改與責(zé)任追究1.