委托配送管理辦法一、總則（一）目的為加強公司委托配送業(yè)務的管理，規(guī)范配送行為，確保配送服務質量，保障貨物安全、及時、準確送達，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有委托第三方進行貨物配送的活動，包括但不限于原材料采購配送、產品銷售配送等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則委托配送活動必須遵守國家法律法規(guī)，符合行業(yè)標準和規(guī)范，確保各項操作合法合規(guī)。2.質量優(yōu)先原則以保障配送服務質量為核心，選擇具備相應資質和能力的配送商，建立嚴格的質量管控體系，確保貨物按時、按質、按量送達。3.安全保障原則高度重視貨物運輸安全，要求配送商采取必要的安全措施，確保貨物在運輸過程中不受損壞、丟失，保障人員和環(huán)境安全。4.誠實守信原則公司與配送商應秉持誠實守信的態(tài)度，履行雙方簽訂的合同約定，相互協(xié)作，共同維護良好的合作關系。二、配送商選擇與評估（一）配送商資質要求1.具有獨立法人資格，具備合法有效的營業(yè)執(zhí)照、道路運輸經(jīng)營許可證等相關資質證書。2.具備與配送業(yè)務相適應的運輸設備、倉儲設施和專業(yè)人員，確保配送服務的正常開展。3.具有良好的商業(yè)信譽，近三年內無重大違法違規(guī)記錄，無不良信用記錄。（二）選擇流程1.需求部門根據(jù)業(yè)務需要，提出委托配送的申請，明確配送貨物的種類、數(shù)量、配送地點、時間要求等信息。2.物流管理部門負責收集配送商信息，通過網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商介紹等渠道，建立配送商資源庫。3.對進入資源庫的配送商進行初步篩選，根據(jù)資質要求、服務能力、價格水平等因素，確定若干候選配送商。4.組織相關部門對候選配送商進行實地考察，了解其運營狀況、管理水平、服務質量等情況?？疾靸热莅ǖ幌抻谵k公場所、運輸車輛、倉儲設施、人員配備、管理制度等。5.根據(jù)考察結果，綜合評估候選配送商，選擇最合適的配送商，并與其簽訂委托配送合同。（三）評估與考核1.建立配送商評估體系，定期對配送商的服務質量、運輸安全、成本控制、客戶滿意度等方面進行評估。評估周期為每季度一次。2.評估指標包括但不限于貨物按時送達率、貨物完好率、配送差錯率、客戶投訴率、運輸成本等。3.根據(jù)評估結果，對配送商進行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的配送商，給予適當?shù)莫剟詈蛢?yōu)先合作機會；對于表現(xiàn)不佳的配送商，及時發(fā)出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，終止合作關系。三、委托配送合同管理（一）合同簽訂1.委托配送合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。合同內容應包括但不限于配送貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、配送地點、配送時間、運輸方式、費用結算方式、違約責任等條款。2.合同簽訂前，由法務部門對合同條款進行審核，確保合同的合法性、完整性和有效性。審核通過后，由公司法定代表人或授權代表與配送商簽訂合同。（二）合同履行1.公司應按照合同約定，及時向配送商提供準確的貨物信息和配送要求，確保配送商能夠按時、按質、按量完成配送任務。2.配送商應嚴格按照合同約定的運輸方式、配送路線、配送時間等要求，將貨物安全、及時、準確送達指定地點。在配送過程中，如遇特殊情況需要變更運輸方式、配送路線或配送時間，應提前通知公司，并取得公司書面同意。3.雙方應建立有效的溝通機制，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)生爭議，應按照合同約定的爭議解決方式進行處理。（三）合同變更與終止1.在合同履行過程中，如因不可抗力、政策調整、業(yè)務變化等原因需要變更合同條款，雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面補充協(xié)議。2.如發(fā)生以下情形之一，合同可以終止：合同期滿，雙方未續(xù)簽的；雙方協(xié)商一致，同意終止合同的；一方嚴重違反合同約定，另一方依法解除合同的；因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因，導致合同無法履行的。3.合同終止后，雙方應按照合同約定進行結算，并辦理相關手續(xù)。四、貨物交接與驗收（一）貨物交接1.公司應在貨物交付配送商前，對貨物進行妥善包裝和標識，確保貨物符合運輸要求。2.配送商應在接收貨物時，與公司指定的交接人員共同對貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號、質量等進行核對，并填寫貨物交接清單。交接清單應一式兩份，雙方各執(zhí)一份。3.在貨物交接過程中，如發(fā)現(xiàn)貨物數(shù)量短缺、質量問題或包裝破損等情況，配送商應及時通知公司，并配合公司進行處理。（二）貨物驗收1.貨物送達目的地后，收貨方應按照合同約定和相關標準對貨物進行驗收。驗收內容包括但不限于貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號、質量、外觀等。2.如發(fā)現(xiàn)貨物存在質量問題或與合同約定不符，收貨方應在規(guī)定時間內通知公司，并提供相關證明材料。公司應及時與配送商溝通協(xié)調，共同解決問題。3.對于驗收合格的貨物，收貨方應在貨物交接清單上簽字確認。如因特殊原因無法當場驗收，收貨方應在收到貨物后的規(guī)定時間內完成驗收，并將驗收結果通知公司。五、運輸安全管理（一）安全制度建設1.配送商應建立健全運輸安全管理制度，明確安全管理職責，制定安全操作規(guī)程，確保運輸過程安全可控。2.安全管理制度應包括但不限于車輛安全檢查制度、駕駛員安全教育培訓制度、貨物安全保管制度、事故應急預案等內容。（二）車輛與設備管理1.配送商應確保運輸車輛和設備符合國家安全標準，定期進行維護保養(yǎng)和安全檢查，確保車輛和設備性能良好。2.運輸車輛應配備必要的安全設施，如滅火器、防滑鏈、警示標志等。對于危險貨物運輸車輛，還應按照相關規(guī)定配備相應的安全設備和防護用品。3.配送商應建立車輛和設備檔案，記錄車輛和設備的購置時間、維修保養(yǎng)情況、安全檢查記錄等信息。（三）駕駛員管理1.配送商應招聘具有相應駕駛資質和經(jīng)驗的駕駛員，并對駕駛員進行嚴格的背景審查。駕駛員應具備良好的職業(yè)道德和安全意識，遵守交通法規(guī)和公司安全管理制度。2.配送商應定期組織駕駛員進行安全教育培訓，培訓內容包括交通安全法規(guī)、安全操作規(guī)程、應急處置技能等。培訓記錄應妥善保存。3.駕駛員應嚴格遵守安全操作規(guī)程，不得疲勞駕駛、超速行駛、酒后駕駛等。在運輸過程中，如發(fā)現(xiàn)車輛故障或其他安全隱患，應及時停車檢查，并采取相應的措施進行處理。（四）貨物安全管理1.配送商應采取必要的措施，確保貨物在運輸過程中的安全。對于貴重物品、危險貨物等特殊貨物，應制定專門的運輸方案，采取特殊的安全保障措施。2.貨物應合理裝載，避免貨物在運輸過程中發(fā)生碰撞、擠壓、損壞等情況。對于易損貨物，應采取相應的防護措施，如包裝加固、襯墊防護等。3.在運輸過程中，配送商應定期對貨物進行檢查，確保貨物安全。如發(fā)現(xiàn)貨物丟失、損壞等情況，應及時通知公司，并配合公司進行調查處理。（五）事故應急處理1.配送商應制定事故應急預案，明確事故應急處置流程和責任分工。應急預案應包括但不限于交通事故應急預案、火災事故應急預案、貨物泄漏事故應急預案等內容。2.如發(fā)生運輸事故，配送商應立即啟動應急預案，采取有效的應急措施，保護現(xiàn)場，搶救傷員和貨物，并及時通知公司。公司應及時向上級主管部門報告事故情況，并配合相關部門進行調查處理。3.事故處理完畢后，配送商應及時總結經(jīng)驗教訓，對應急預案進行修訂和完善，提高事故應急處置能力。六、費用結算與支付（一）費用結算方式1.委托配送費用的結算方式應在合同中明確約定，一般采用月結、季結或貨到付款等方式。2.月結方式下，配送商應在每月[具體日期]前向公司提供上月配送費用明細清單，公司審核無誤后，在規(guī)定時間內支付費用。3.季結方式下，配送商應在每季度末向公司提供本季度配送費用明細清單，公司審核無誤后，在規(guī)定時間內支付費用。4.貨到付款方式下，收貨方在驗收合格后，按照合同約定的付款方式向配送商支付費用。（二）費用支付流程1.配送商提交費用結算申請，包括費用明細清單、發(fā)票等相關資料。2.公司業(yè)務部門對費用結算申請進行審核，核實配送貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號、價格等信息是否與合同約定一致，運輸服務質量是否符合要求。3.物流管理部門對費用結算申請進行復核，確認費用計算是否準確，支付金額是否正確。4.財務部門對費用結算申請進行終審，審核發(fā)票的真實性、合法性和有效性，確保費用支付符合財務制度和相關法律法規(guī)要求。5.經(jīng)審核無誤后，財務部門按照公司規(guī)定的支付流程進行費用支付，并將支付憑證反饋給配送商。（三）費用調整1.在合同履行過程中，如因市場價格波動、運輸成本變化、服務質量調整等原因需要調整配送費用，雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面補充協(xié)議。2.費用調整應提前通知對方，并說明調整的原因、幅度和時間等信息。調整后的費用應在下次費用結算時按照新的標準執(zhí)行。七、信息管理與溝通協(xié)調（一）信息管理1.建立委托配送信息管理系統(tǒng)，對配送業(yè)務的相關信息進行實時記錄和跟蹤。信息管理系統(tǒng)應包括配送商信息、貨物信息、運輸信息、費用結算信息等內容。2.公司應及時將貨物信息、配送要求等通知配送商，配送商應及時反饋運輸狀態(tài)、貨物送達情況等信息。雙方應確保信息傳遞的及時、準確和暢通。3.定期對委托配送信息進行統(tǒng)計分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。通過數(shù)據(jù)分析，評估配送服務質量，發(fā)現(xiàn)存在的問題，及時采取措施進行改進。（二）溝通協(xié)調1.建立公司與配送商之間的定期溝通機制，如每月召開一次配送業(yè)務協(xié)調會，及時解決配送過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)調雙方的工作安排。2.對于重大配送任務或緊急情況，雙方應建立臨時溝通協(xié)調機制，確保信息及時傳遞，問題得到妥善解決。3.鼓勵雙方員工之間加強溝通與協(xié)作，共同提高配送服務質量和效率。公司應建立良好的合作氛圍，促進雙方合作關系的持續(xù)發(fā)展。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司成立委托配送監(jiān)督小組，定期對委托配送業(yè)務進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由物流管理部門、質量控制部門、財務部門等相關人員組成。2.監(jiān)督檢查內容包括但不限于配送商選擇與評估、合同履行情況、貨物交接與驗收、運輸安全管理、費用結算與支付、信息管理與溝通協(xié)調等方面。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。整改完成后，進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）外部監(jiān)督1.積極配合政府相關部門的監(jiān)督檢查，如實提供委托配送業(yè)務的相關資料和信息。2.關注行業(yè)動態(tài)和市場變化