外貿(mào)訂單管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外貿(mào)訂單管理，規(guī)范訂單操作流程，提高訂單處理效率和質(zhì)量，確保公司外貿(mào)業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有外貿(mào)訂單的管理，包括訂單的接收、評(píng)審、下達(dá)、執(zhí)行、跟蹤、變更及關(guān)閉等全過(guò)程。（三）基本原則1.合規(guī)性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、國(guó)際貿(mào)易慣例以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保訂單操作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則訂單信息的傳遞、處理要準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和損失。3.及時(shí)性原則各環(huán)節(jié)工作要及時(shí)高效，確保訂單按時(shí)執(zhí)行，滿足客戶需求，維護(hù)公司信譽(yù)。4.責(zé)任明確原則明確各部門及人員在訂單管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保各項(xiàng)工作有序開(kāi)展。二、訂單接收（一）客戶詢價(jià)1.業(yè)務(wù)部門收到客戶詢價(jià)后，應(yīng)及時(shí)記錄詢價(jià)內(nèi)容，包括客戶名稱、聯(lián)系方式、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格要求、交貨期、包裝要求等關(guān)鍵信息。2.將詢價(jià)信息整理后，迅速傳遞給相關(guān)部門，如采購(gòu)部門、生產(chǎn)部門、物流部門等，以便各部門進(jìn)行初步評(píng)估。（二）報(bào)價(jià)1.采購(gòu)部門根據(jù)詢價(jià)內(nèi)容，及時(shí)核算產(chǎn)品成本，包括原材料采購(gòu)成本、加工成本、運(yùn)輸成本、稅費(fèi)等，并提供詳細(xì)的成本分析報(bào)告。2.生產(chǎn)部門結(jié)合生產(chǎn)能力和生產(chǎn)計(jì)劃，評(píng)估能否按時(shí)、按質(zhì)、按量完成訂單生產(chǎn)任務(wù)，并反饋相關(guān)意見(jiàn)。3.物流部門根據(jù)訂單交貨期和交貨地點(diǎn)，估算物流費(fèi)用，并提供物流方案建議。4.業(yè)務(wù)部門綜合各部門反饋信息，制定合理的報(bào)價(jià)單，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，及時(shí)回復(fù)客戶。（三）訂單確認(rèn)1.客戶接受報(bào)價(jià)后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與客戶簽訂正式訂單合同。訂單合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、包裝要求、運(yùn)輸方式、違約責(zé)任等條款。2.訂單合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同草本提交給法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。3.法務(wù)部門審核通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門將訂單合同正式簽訂，并及時(shí)將合同副本分發(fā)給采購(gòu)部門、生產(chǎn)部門、物流部門等相關(guān)部門，作為后續(xù)工作的依據(jù)。三、訂單評(píng)審（一）評(píng)審流程1.業(yè)務(wù)部門在收到訂單合同后，組織采購(gòu)部門、生產(chǎn)部門、物流部門等相關(guān)部門召開(kāi)訂單評(píng)審會(huì)議。2.各部門根據(jù)訂單要求，對(duì)訂單的可行性進(jìn)行評(píng)估，包括生產(chǎn)能力、原材料供應(yīng)、物流配送、質(zhì)量控制等方面。3.針對(duì)訂單評(píng)審中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，如生產(chǎn)能力不足、原材料短缺、物流運(yùn)輸困難等，各部門應(yīng)提出相應(yīng)的解決方案，并明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。4.訂單評(píng)審會(huì)議應(yīng)形成會(huì)議紀(jì)要，記錄評(píng)審過(guò)程和結(jié)果，參會(huì)人員應(yīng)簽字確認(rèn)。（二）評(píng)審內(nèi)容1.技術(shù)要求評(píng)審生產(chǎn)部門對(duì)訂單產(chǎn)品的技術(shù)要求進(jìn)行評(píng)審，確保能夠滿足客戶需求。如發(fā)現(xiàn)技術(shù)難題或疑問(wèn)，及時(shí)與客戶溝通解決。2.生產(chǎn)能力評(píng)審生產(chǎn)部門評(píng)估自身生產(chǎn)能力是否能夠滿足訂單數(shù)量和交貨期要求。如生產(chǎn)能力不足，應(yīng)及時(shí)提出解決方案，如加班生產(chǎn)、委外加工等。3.原材料供應(yīng)評(píng)審采購(gòu)部門對(duì)訂單所需原材料的供應(yīng)情況進(jìn)行評(píng)審，確保原材料能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如發(fā)現(xiàn)原材料短缺或供應(yīng)困難，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，尋找替代方案。4.質(zhì)量控制評(píng)審質(zhì)量部門對(duì)訂單產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)要求進(jìn)行評(píng)審，制定相應(yīng)的質(zhì)量控制計(jì)劃，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合客戶要求。5.物流配送評(píng)審物流部門對(duì)訂單的交貨期和交貨地點(diǎn)進(jìn)行評(píng)審，評(píng)估物流配送的可行性和時(shí)效性。如發(fā)現(xiàn)物流運(yùn)輸困難，應(yīng)及時(shí)與物流供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，制定合理的物流方案。（三）評(píng)審結(jié)果處理1.訂單評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，各部門按照訂單要求開(kāi)展工作。2.訂單評(píng)審未通過(guò)的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，說(shuō)明原因，協(xié)商解決方案。如客戶同意調(diào)整訂單要求，業(yè)務(wù)部門應(yīng)重新組織訂單評(píng)審；如客戶不同意調(diào)整，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司決策，決定是否承接訂單。四、訂單下達(dá)（一）生產(chǎn)訂單下達(dá)1.訂單評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，生產(chǎn)部門根據(jù)訂單合同要求，制定詳細(xì)的生產(chǎn)計(jì)劃，明確產(chǎn)品生產(chǎn)數(shù)量、生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量要求、交貨期等信息。2.生產(chǎn)計(jì)劃經(jīng)生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，下達(dá)給各生產(chǎn)車間和班組，并組織生產(chǎn)準(zhǔn)備工作，包括原材料采購(gòu)、設(shè)備調(diào)試、人員安排等。（二）采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和原材料庫(kù)存情況，制定采購(gòu)計(jì)劃，明確原材料采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、供應(yīng)商等信息。2.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，下達(dá)給供應(yīng)商，并跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，確保原材料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（三）物流訂單下達(dá)1.物流部門根據(jù)訂單交貨期和交貨地點(diǎn)，制定物流計(jì)劃，選擇合適的物流方式和物流供應(yīng)商。2.物流計(jì)劃經(jīng)物流部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，下達(dá)給物流供應(yīng)商，并跟蹤物流訂單的執(zhí)行情況，確保貨物按時(shí)、安全送達(dá)客戶指定地點(diǎn)。五、訂單執(zhí)行（一）生產(chǎn)執(zhí)行1.生產(chǎn)車間和班組按照生產(chǎn)計(jì)劃組織生產(chǎn)，嚴(yán)格遵守操作規(guī)程和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量合格。2.生產(chǎn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)原材料質(zhì)量問(wèn)題、設(shè)備故障、人員短缺等異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的解決措施，確保生產(chǎn)進(jìn)度不受影響。3.生產(chǎn)部門應(yīng)定期對(duì)生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決生產(chǎn)過(guò)程中存在的問(wèn)題，確保訂單按時(shí)完成。（二）采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)人員按照采購(gòu)訂單要求，與供應(yīng)商保持密切溝通，跟蹤原材料采購(gòu)進(jìn)度，確保原材料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等問(wèn)題，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施，如催貨、換貨、索賠等，確保生產(chǎn)不受影響。3.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)和分析，評(píng)估供應(yīng)商的供貨能力和服務(wù)質(zhì)量，為后續(xù)采購(gòu)工作提供參考。（三）物流執(zhí)行1.物流人員按照物流計(jì)劃組織貨物運(yùn)輸，選擇合適的運(yùn)輸工具和運(yùn)輸路線，確保貨物安全、及時(shí)送達(dá)客戶指定地點(diǎn)。2.在貨物運(yùn)輸過(guò)程中，如發(fā)生貨物損壞、丟失、延誤等情況，物流人員應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向客戶和公司報(bào)告。3.物流部門應(yīng)定期對(duì)物流訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和反饋，評(píng)估物流服務(wù)質(zhì)量，為后續(xù)物流工作提供改進(jìn)依據(jù)。六、訂單跟蹤（一）跟蹤方式1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)訂單執(zhí)行全過(guò)程進(jìn)行跟蹤，定期與客戶溝通，了解客戶需求變化和對(duì)訂單執(zhí)行情況的滿意度。2.建立訂單跟蹤臺(tái)賬，詳細(xì)記錄訂單執(zhí)行過(guò)程中的各項(xiàng)信息，包括生產(chǎn)進(jìn)度、采購(gòu)進(jìn)度、物流進(jìn)度、質(zhì)量檢驗(yàn)情況、客戶反饋等。3.通過(guò)電話、郵件、傳真等方式及時(shí)與采購(gòu)部門、生產(chǎn)部門、物流部門等相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，解決訂單執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（二）進(jìn)度跟蹤1.生產(chǎn)部門應(yīng)每周向業(yè)務(wù)部門匯報(bào)生產(chǎn)進(jìn)度，包括已完成的產(chǎn)品數(shù)量、未完成的產(chǎn)品數(shù)量、預(yù)計(jì)完成時(shí)間等信息。2.采購(gòu)部門應(yīng)每周向業(yè)務(wù)部門匯報(bào)采購(gòu)進(jìn)度，包括已采購(gòu)的原材料數(shù)量、未采購(gòu)的原材料數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。3.物流部門應(yīng)每周向業(yè)務(wù)部門匯報(bào)物流進(jìn)度，包括貨物已發(fā)運(yùn)的數(shù)量、未發(fā)運(yùn)的數(shù)量、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間等信息。（三）問(wèn)題處理1.訂單跟蹤過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門召開(kāi)問(wèn)題分析會(huì)議，查找問(wèn)題原因，制定解決方案，并明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.對(duì)于影響訂單交貨期的重大問(wèn)題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，共同商討解決方案，確保訂單按時(shí)交付。3.問(wèn)題解決后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤落實(shí)情況，確保問(wèn)題得到徹底解決，不再影響訂單執(zhí)行。七、訂單變更（一）變更申請(qǐng)1.客戶提出訂單變更要求時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，了解變更內(nèi)容和原因，并填寫訂單變更申請(qǐng)表。2.訂單變更申請(qǐng)表應(yīng)包括訂單編號(hào)、變更內(nèi)容、變更原因、預(yù)計(jì)變更時(shí)間、對(duì)訂單執(zhí)行的影響等信息。（二）變更評(píng)審1.業(yè)務(wù)部門將訂單變更申請(qǐng)表提交給相關(guān)部門，如采購(gòu)部門、生產(chǎn)部門、物流部門等，組織召開(kāi)訂單變更評(píng)審會(huì)議。2.各部門根據(jù)訂單變更內(nèi)容，對(duì)變更的可行性進(jìn)行評(píng)估，包括生產(chǎn)能力、原材料供應(yīng)、物流配送、質(zhì)量控制等方面。3.針對(duì)訂單變更評(píng)審中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，如生產(chǎn)能力不足、原材料短缺、物流運(yùn)輸困難等，各部門應(yīng)提出相應(yīng)的解決方案，并明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。4.訂單變更評(píng)審會(huì)議應(yīng)形成會(huì)議紀(jì)要，記錄評(píng)審過(guò)程和結(jié)果，參會(huì)人員應(yīng)簽字確認(rèn)。（三）變更執(zhí)行1.訂單變更評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，業(yè)務(wù)部門與客戶簽訂訂單變更協(xié)議，并將變更協(xié)議分發(fā)給采購(gòu)部門、生產(chǎn)部門、物流部門等相關(guān)部門。2.各部門按照訂單變更協(xié)議要求，調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、物流計(jì)劃等相關(guān)工作，確保訂單變更后的要求得到有效執(zhí)行。八、訂單關(guān)閉（一）關(guān)閉條件1.訂單產(chǎn)品已全部生產(chǎn)完成，并經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)合格。2.訂單產(chǎn)品已全部交付給客戶，客戶已確認(rèn)收貨。3.訂單款項(xiàng)已全部收回，無(wú)任何遺留問(wèn)題。（二）關(guān)閉流程1.業(yè)務(wù)部門確認(rèn)訂單滿足關(guān)閉條件后，填寫訂單關(guān)閉申請(qǐng)表，提交給財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。2.財(cái)務(wù)部門審核訂單款項(xiàng)是否全部收回，無(wú)任何財(cái)務(wù)遺留問(wèn)題。3.質(zhì)量部門審核訂單產(chǎn)品質(zhì)量是否符合要求，無(wú)任何質(zhì)量問(wèn)題。4.各部門