外幣機(jī)具管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外幣機(jī)具管理，規(guī)范外幣機(jī)具的購置、使用、維護(hù)、報(bào)廢等流程，確保外幣業(yè)務(wù)的安全、準(zhǔn)確、高效運(yùn)行，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及外幣收付業(yè)務(wù)所使用的各類外幣機(jī)具，包括但不限于外幣點(diǎn)鈔機(jī)、外幣鑒別儀、外幣清分機(jī)、外幣存取款一體機(jī)等。（三）管理原則1.合法性原則：外幣機(jī)具的管理必須符合國家法律法規(guī)及金融行業(yè)監(jiān)管要求。2.安全性原則：確保外幣機(jī)具的正常運(yùn)行，保障外幣資金安全，防止出現(xiàn)各類風(fēng)險(xiǎn)。3.準(zhǔn)確性原則：保證外幣機(jī)具對外幣真?zhèn)舞b別、金額計(jì)算等功能的準(zhǔn)確無誤。4.規(guī)范性原則：規(guī)范外幣機(jī)具的全生命周期管理流程，提高管理效率。二、職責(zé)分工（一）公司管理層負(fù)責(zé)審批外幣機(jī)具管理相關(guān)政策、制度及重大事項(xiàng)決策，提供必要的資源支持。（二）運(yùn)營管理部門1.負(fù)責(zé)制定外幣機(jī)具的配置計(jì)劃，根據(jù)業(yè)務(wù)需求合理規(guī)劃外幣機(jī)具的種類、數(shù)量及布局。2.組織外幣機(jī)具的采購、驗(yàn)收工作，確保采購的外幣機(jī)具符合規(guī)定要求。3.建立外幣機(jī)具管理臺賬，記錄外幣機(jī)具的購置、使用、維護(hù)、報(bào)廢等信息。4.協(xié)調(diào)各部門之間關(guān)于外幣機(jī)具使用的相關(guān)事宜，監(jiān)督檢查外幣機(jī)具的日常使用情況。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核外幣機(jī)具購置、維護(hù)等費(fèi)用預(yù)算，并按規(guī)定進(jìn)行財(cái)務(wù)核算。2.對外幣機(jī)具的資產(chǎn)價(jià)值進(jìn)行評估和管理，確保資產(chǎn)的安全與完整。（四）技術(shù)支持部門1.負(fù)責(zé)外幣機(jī)具的安裝、調(diào)試、維修及技術(shù)培訓(xùn)工作，保障外幣機(jī)具的正常運(yùn)行。2.跟蹤外幣機(jī)具技術(shù)發(fā)展動態(tài)，及時(shí)提出設(shè)備升級、更新建議。（五）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門外幣機(jī)具的日常使用、保管，確保外幣機(jī)具的正常使用和安全。2.配合運(yùn)營管理部門做好外幣機(jī)具的定期盤點(diǎn)工作，及時(shí)反饋外幣機(jī)具使用過程中出現(xiàn)的問題。三、購置管理（一）需求申請各使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提前填寫《外幣機(jī)具購置申請表》，詳細(xì)說明購置外幣機(jī)具的種類、型號、數(shù)量、購置原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交運(yùn)營管理部門。（二）審批流程運(yùn)營管理部門收到《外幣機(jī)具購置申請表》后，進(jìn)行初步審核，提出審核意見。對于金額較大或涉及重要外幣業(yè)務(wù)的購置申請，需提交公司管理層審批。審批通過后，運(yùn)營管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施采購工作。（三）采購渠道1.優(yōu)先選擇具有合法資質(zhì)、信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的正規(guī)供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購等方式確定供應(yīng)商，確保采購過程的公平、公正、公開。（四）采購合同與選定的供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括外幣機(jī)具的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。（五）驗(yàn)收1.外幣機(jī)具到貨前，使用部門應(yīng)做好接收準(zhǔn)備工作。2.到貨后，由運(yùn)營管理部門牽頭，組織技術(shù)支持部門、使用部門等相關(guān)人員按照采購合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括外幣機(jī)具的外觀、數(shù)量、規(guī)格、功能、技術(shù)參數(shù)等。3.驗(yàn)收合格后，填寫《外幣機(jī)具驗(yàn)收報(bào)告》，參與驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。對于驗(yàn)收不合格的外幣機(jī)具，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期整改或更換。四、使用管理（一）操作培訓(xùn)1.技術(shù)支持部門在新購置的外幣機(jī)具安裝調(diào)試完成后，負(fù)責(zé)對使用部門操作人員進(jìn)行操作培訓(xùn)，確保操作人員熟悉外幣機(jī)具的性能、操作方法、日常維護(hù)要點(diǎn)等。2.操作人員應(yīng)經(jīng)過培訓(xùn)并考核合格后方可上崗操作，培訓(xùn)記錄應(yīng)存檔保存。（二）日常使用1.使用部門應(yīng)按照外幣機(jī)具的操作規(guī)程進(jìn)行日常操作，確保操作準(zhǔn)確、規(guī)范。2.操作人員在使用外幣機(jī)具過程中，如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)立即停止操作，并及時(shí)報(bào)告技術(shù)支持部門進(jìn)行維修處理。3.嚴(yán)禁非授權(quán)人員操作外幣機(jī)具，嚴(yán)禁使用外幣機(jī)具進(jìn)行與外幣業(yè)務(wù)無關(guān)的操作。（三）使用環(huán)境1.為外幣機(jī)具提供適宜的使用環(huán)境，保持工作場所清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合外幣機(jī)具的要求。2.避免外幣機(jī)具受到陽光直射、潮濕、灰塵、腐蝕性氣體等不良環(huán)境因素的影響。（四）使用記錄使用部門應(yīng)建立外幣機(jī)具使用記錄臺賬，詳細(xì)記錄每臺外幣機(jī)具的使用時(shí)間、業(yè)務(wù)類型、處理金額、操作人員等信息。使用記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計(jì)。五、維護(hù)管理（一）定期維護(hù)1.技術(shù)支持部門制定外幣機(jī)具定期維護(hù)計(jì)劃，明確維護(hù)周期、維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)責(zé)任人等。2.定期維護(hù)內(nèi)容包括設(shè)備清潔、部件檢查、性能測試、軟件升級等，確保外幣機(jī)具始終處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。3.每次維護(hù)后，維護(hù)人員應(yīng)填寫《外幣機(jī)具維護(hù)記錄》，記錄維護(hù)情況。（二）故障維修1.外幣機(jī)具出現(xiàn)故障時(shí)，操作人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告技術(shù)支持部門。技術(shù)支持部門接到報(bào)告后，應(yīng)迅速響應(yīng)，及時(shí)安排維修人員進(jìn)行故障排除。2.維修人員應(yīng)詳細(xì)記錄故障現(xiàn)象、故障原因、維修過程及維修結(jié)果等信息，并填寫《外幣機(jī)具故障維修記錄》。3.對于因故障影響外幣業(yè)務(wù)正常開展的，應(yīng)采取應(yīng)急措施，如啟用備用設(shè)備等，確保外幣業(yè)務(wù)不受較大影響。（三）維護(hù)配件管理1.建立外幣機(jī)具維護(hù)配件庫存管理制度，合理儲備常用維護(hù)配件，確保維修工作的及時(shí)性。2.定期盤點(diǎn)維護(hù)配件庫存，及時(shí)補(bǔ)充短缺配件，確保庫存配件數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格。3.維護(hù)配件的采購、領(lǐng)用應(yīng)按照公司相關(guān)物資管理規(guī)定執(zhí)行，做好記錄。六、校準(zhǔn)管理（一）校準(zhǔn)計(jì)劃技術(shù)支持部門根據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)要求，制定外幣機(jī)具校準(zhǔn)計(jì)劃，明確校準(zhǔn)周期、校準(zhǔn)機(jī)構(gòu)等。（二）校準(zhǔn)實(shí)施1.按照校準(zhǔn)計(jì)劃，定期將外幣機(jī)具送具有資質(zhì)的校準(zhǔn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行校準(zhǔn)。2.校準(zhǔn)機(jī)構(gòu)應(yīng)出具校準(zhǔn)報(bào)告，校準(zhǔn)報(bào)告應(yīng)作為外幣機(jī)具管理檔案的重要組成部分。（三）校準(zhǔn)結(jié)果處理1.對于校準(zhǔn)合格的外幣機(jī)具，可繼續(xù)正常使用。2.對于校準(zhǔn)不合格的外幣機(jī)具，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修或報(bào)廢處理，嚴(yán)禁使用校準(zhǔn)不合格的外幣機(jī)具辦理外幣業(yè)務(wù)。七、報(bào)廢管理（一）報(bào)廢條件外幣機(jī)具符合下列條件之一的，可申請報(bào)廢：1.已超過規(guī)定使用年限，且性能嚴(yán)重下降，無法滿足業(yè)務(wù)需要的。2.因技術(shù)進(jìn)步、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，已不再適用的。3.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聯(lián)p壞，無法修復(fù)的。4.其他符合報(bào)廢條件的情況。（二）報(bào)廢申請使用部門填寫《外幣機(jī)具報(bào)廢申請表》，詳細(xì)說明外幣機(jī)具的報(bào)廢原因、購置時(shí)間、使用情況等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交運(yùn)營管理部門。（三）審批流程運(yùn)營管理部門收到《外幣機(jī)具報(bào)廢申請表》后，組織技術(shù)支持部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行鑒定審核。對于金額較大或涉及重要外幣業(yè)務(wù)的外幣機(jī)具報(bào)廢申請，需提交公司管理層審批。審批通過后，方可進(jìn)行報(bào)廢處理。（四）報(bào)廢處理1.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的外幣機(jī)具，由運(yùn)營管理部門負(fù)責(zé)組織處理。可采取變賣、捐贈、報(bào)廢拆解等方式進(jìn)行處理，但應(yīng)確保處理過程符合國家相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)定。2.變賣報(bào)廢外幣機(jī)具應(yīng)按照公司資產(chǎn)處置相關(guān)規(guī)定進(jìn)行公開競價(jià)，確保資產(chǎn)價(jià)值最大化。3.報(bào)廢處理過程中，應(yīng)做好記錄，包括報(bào)廢外幣機(jī)具的名稱、型號、數(shù)量、處理方式、處理時(shí)間、處理價(jià)格等信息。八、監(jiān)督檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對外幣機(jī)具管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查外幣機(jī)具的購置、使用、維護(hù)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求，是否存在違規(guī)操作、管理漏洞等問題。（二）日常檢查運(yùn)營管理部門會同技術(shù)支持部門等相關(guān)人員定期對外幣機(jī)具的使用情況進(jìn)行日常檢查，包括設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)、操作規(guī)范性、維護(hù)記錄等方面，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題。（三）問題整改對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，明確整改要求和整改期限。責(zé)任部門應(yīng)認(rèn)真落實(shí)整改