小微采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司小微采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及的小微采購(gòu)活動(dòng)。小微采購(gòu)是指單次采購(gòu)金額在[X]元以下（含[X]元）的采購(gòu)項(xiàng)目。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購(gòu)過(guò)程合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)方式和流程，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。3.公正性原則：采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)公司利益，保障供應(yīng)商合法權(quán)益。4.保密性原則：涉及采購(gòu)活動(dòng)的相關(guān)信息應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策部門1.采購(gòu)決策小組：由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行決策，審議采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)合同等重要事項(xiàng)。2.職責(zé)：審核采購(gòu)需求的合理性和必要性。審批采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)計(jì)劃。決策采購(gòu)方式和供應(yīng)商選擇。監(jiān)督采購(gòu)過(guò)程的執(zhí)行情況。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門1.采購(gòu)部門：負(fù)責(zé)具體采購(gòu)活動(dòng)的組織實(shí)施，包括采購(gòu)需求收集、采購(gòu)計(jì)劃制定、采購(gòu)流程執(zhí)行、供應(yīng)商管理、采購(gòu)合同簽訂與執(zhí)行等工作。2.職責(zé)：收集各部門的采購(gòu)需求，進(jìn)行匯總和整理。根據(jù)采購(gòu)需求和預(yù)算，制定采購(gòu)計(jì)劃。選擇合適的采購(gòu)方式，發(fā)布采購(gòu)信息，組織供應(yīng)商報(bào)價(jià)、談判等活動(dòng)。對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查、評(píng)估和管理，建立供應(yīng)商檔案。起草采購(gòu)合同，報(bào)相關(guān)部門審核后簽訂并執(zhí)行。協(xié)調(diào)采購(gòu)過(guò)程中的各項(xiàng)事宜，確保采購(gòu)任務(wù)按時(shí)完成。負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，對(duì)驗(yàn)收結(jié)果負(fù)責(zé)。（三）需求部門1.各部門：作為采購(gòu)需求的提出者，負(fù)責(zé)準(zhǔn)確、及時(shí)地向采購(gòu)部門提供采購(gòu)需求信息，并配合采購(gòu)部門完成采購(gòu)相關(guān)工作。2.職責(zé)：根據(jù)工作需要，詳細(xì)填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，明確采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等內(nèi)容。對(duì)采購(gòu)需求的合理性和必要性負(fù)責(zé)，配合采購(gòu)部門進(jìn)行需求調(diào)研和市場(chǎng)詢價(jià)。參與供應(yīng)商的選擇和評(píng)估工作，提供相關(guān)意見(jiàn)和建議。協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)合同的簽訂和執(zhí)行，負(fù)責(zé)采購(gòu)物品或服務(wù)的驗(yàn)收工作。（四）監(jiān)督部門1.審計(jì)部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、采購(gòu)資金的使用效益等，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)和建議。2.職責(zé)：制定采購(gòu)審計(jì)計(jì)劃，定期對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)。審查采購(gòu)文件、采購(gòu)合同、采購(gòu)記錄等資料，核實(shí)采購(gòu)活動(dòng)的真實(shí)性、合法性和完整性。監(jiān)督采購(gòu)過(guò)程中的各項(xiàng)環(huán)節(jié)，檢查是否存在違規(guī)操作和舞弊行為。對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析和評(píng)價(jià)，提出審計(jì)意見(jiàn)和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、預(yù)算金額等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給采購(gòu)部門。2.采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)遵循先預(yù)算后采購(gòu)的原則，確保采購(gòu)項(xiàng)目在預(yù)算范圍內(nèi)。對(duì)于超出預(yù)算的采購(gòu)申請(qǐng)，需按照公司預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行審批。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)單后，對(duì)采購(gòu)需求的合理性、必要性和合規(guī)性進(jìn)行初審。初審?fù)ㄟ^(guò)后，提交采購(gòu)決策小組進(jìn)行審批。2.采購(gòu)決策小組根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的性質(zhì)和金額大小，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，可能需要經(jīng)過(guò)多層審批或提交公司管理層會(huì)議審議。3.經(jīng)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)單，由采購(gòu)部門留存一份作為采購(gòu)依據(jù)，同時(shí)返回一份給需求部門作為采購(gòu)進(jìn)度跟蹤的參考。（三）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)方式選擇：根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)、金額大小、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購(gòu)方式。常見(jiàn)的采購(gòu)方式包括詢價(jià)采購(gòu)、直接采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)等。詢價(jià)采購(gòu)適用于采購(gòu)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目。采購(gòu)部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)情況選擇最低價(jià)成交。直接采購(gòu)適用于采購(gòu)金額較小、市場(chǎng)上只有少數(shù)供應(yīng)商能夠提供的物品或服務(wù)，或者因特殊原因必須從特定供應(yīng)商采購(gòu)的情況。采購(gòu)部門與供應(yīng)商直接協(xié)商采購(gòu)價(jià)格和條款，簽訂采購(gòu)合同。競(jìng)爭(zhēng)性談判適用于采購(gòu)項(xiàng)目技術(shù)復(fù)雜、有特殊要求，或者不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的情況。采購(gòu)部門邀請(qǐng)不少于三家符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商參與談判，通過(guò)談判確定成交供應(yīng)商。單一來(lái)源采購(gòu)適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)，或者發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的情況。采購(gòu)部門需提供充分的理由和證明材料，經(jīng)采購(gòu)決策小組批準(zhǔn)后，與唯一供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。2.供應(yīng)商選擇與管理：采購(gòu)部門通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的要求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中篩選出符合條件的供應(yīng)商，向其發(fā)出采購(gòu)邀請(qǐng)或詢價(jià)單。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)價(jià)文件或響應(yīng)文件。采購(gòu)部門組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)文件或響應(yīng)文件進(jìn)行評(píng)審，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采取警告、暫停合作、取消合作資格等措施。3.采購(gòu)合同簽訂與執(zhí)行：采購(gòu)合同由采購(gòu)部門起草，經(jīng)法務(wù)部門審核后，報(bào)采購(gòu)決策小組審批。審批通過(guò)后，由采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂正式合同。采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交付采購(gòu)物品或服務(wù)。如因供應(yīng)商原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法按時(shí)履行或出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商承擔(dān)違約責(zé)任，如賠償損失、更換貨物、延長(zhǎng)交貨期等。采購(gòu)部門應(yīng)定期向需求部門反饋采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，確保需求部門及時(shí)了解采購(gòu)進(jìn)度。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)物品或服務(wù)到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)提前通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員組成驗(yàn)收小組，按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)物品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收小組應(yīng)認(rèn)真核對(duì)采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購(gòu)合同一致，檢查產(chǎn)品的外觀、性能、包裝等是否符合要求。對(duì)于需要進(jìn)行檢驗(yàn)檢測(cè)的物品，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行檢驗(yàn)檢測(cè)。3.驗(yàn)收合格的采購(gòu)物品或服務(wù)，驗(yàn)收小組應(yīng)出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目名稱、供應(yīng)商名稱、采購(gòu)合同編號(hào)、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)論等信息。4.如驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)采購(gòu)物品或服務(wù)存在質(zhì)量問(wèn)題或與采購(gòu)合同不符的情況，驗(yàn)收小組應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門和供應(yīng)商，要求供應(yīng)商限期整改或更換貨物。供應(yīng)商整改或更換貨物后，需重新進(jìn)行驗(yàn)收，直至驗(yàn)收合格為止。（五）采購(gòu)付款1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫《付款申請(qǐng)單》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)項(xiàng)目名稱、供應(yīng)商名稱、采購(gòu)合同編號(hào)、付款金額、付款方式等信息，并經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門收到付款申請(qǐng)單后，對(duì)付款申請(qǐng)的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，按照公司財(cái)務(wù)管理制度和采購(gòu)合同約定的付款方式進(jìn)行付款。3.對(duì)于貨到付款的采購(gòu)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門在收到驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和發(fā)票后，按照合同約定的付款期限進(jìn)行付款。對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)的采購(gòu)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的預(yù)付款比例和條件進(jìn)行支付，并跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，確保預(yù)付款項(xiàng)的安全。四、采購(gòu)預(yù)算與成本控制（一）采購(gòu)預(yù)算編制1.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)公司年度工作計(jì)劃和各部門的采購(gòu)需求，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)和歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)，編制年度采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容，并按照公司預(yù)算管理流程進(jìn)行審批。2.采購(gòu)預(yù)算應(yīng)遵循“零基預(yù)算”原則，充分考慮采購(gòu)項(xiàng)目的必要性和合理性，避免盲目采購(gòu)和重復(fù)采購(gòu)。對(duì)于預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的超預(yù)算情況，需按照公司預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行審批。（二）采購(gòu)成本控制1.采購(gòu)部門應(yīng)通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商談判、招標(biāo)采購(gòu)等方式，努力降低采購(gòu)成本。在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)充分比較不同供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，確保采購(gòu)成本的合理性。2.采購(gòu)部門應(yīng)建立采購(gòu)成本分析機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的成本進(jìn)行分析和評(píng)估。通過(guò)對(duì)比采購(gòu)預(yù)算和實(shí)際采購(gòu)成本，找出成本差異的原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn)。3.加強(qiáng)與供應(yīng)商的合作與溝通，建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系。通過(guò)批量采購(gòu)、戰(zhàn)略合作等方式，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格和條款，降低采購(gòu)成本。4.嚴(yán)格控制采購(gòu)過(guò)程中的各項(xiàng)費(fèi)用支出，如運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等。在保證采購(gòu)質(zhì)量和交貨期的前提下，合理選擇運(yùn)輸方式和物流供應(yīng)商，降低物流成本。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素，采購(gòu)部門應(yīng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供求關(guān)系變化等信息，合理安排采購(gòu)計(jì)劃，避免因市場(chǎng)變化導(dǎo)致采購(gòu)成本增加或采購(gòu)物資短缺。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和評(píng)估，建立供應(yīng)商信用檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過(guò)度依賴單一供應(yīng)商，降低因供應(yīng)商原因?qū)е碌墓?yīng)中斷風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：嚴(yán)格把控采購(gòu)物品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)采購(gòu)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理。在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量條款和違約責(zé)任，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾。對(duì)于質(zhì)量不合格的采購(gòu)物品，及時(shí)要求供應(yīng)商整改或更換貨物。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)采購(gòu)合同的管理，確保合同條款的完整性和合法性。在簽訂合同前，認(rèn)真審核合同條款，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或違法違規(guī)的條款。在合同執(zhí)行過(guò)程中，嚴(yán)格按照合同約定履行雙方的權(quán)利和義務(wù)，及時(shí)處理合同糾紛。5.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購(gòu)過(guò)程合法合規(guī)。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識(shí)。在采購(gòu)合同簽訂前，咨詢公司法務(wù)部門的意見(jiàn)，確保合同符合法律法規(guī)要求。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與執(zhí)行情況、采購(gòu)資金的使用情況、供應(yīng)商管理情況等。2.采購(gòu)部門應(yīng)定期向?qū)徲?jì)部門報(bào)送采購(gòu)工作報(bào)表，包括采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況、采購(gòu)合同簽訂與執(zhí)行情況、采購(gòu)成本分析情況等信息，接受審計(jì)部門的監(jiān)督檢查。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，相關(guān)部門應(yīng)向?qū)徲?jì)部門提交整改報(bào)告，審計(jì)部門對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立采購(gòu)工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)采購(gòu)部門和采購(gòu)人員的工作業(yè)績(jī)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)包括采購(gòu)任務(wù)完成情況、采購(gòu)質(zhì)量、