大戶建檔管理辦法一、總則（一）目的為加強對大戶的管理，全面、準(zhǔn)確地掌握大戶信息，規(guī)范大戶檔案的建立、使用和維護(hù)，提高公司/組織對大戶的服務(wù)質(zhì)量和管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于與公司/組織有業(yè)務(wù)往來的各類大戶，包括但不限于大客戶、重點客戶、長期合作客戶等。（三）基本原則1.真實性原則：大戶檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，如實反映大戶的實際情況。2.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋大戶的基本信息、業(yè)務(wù)往來、信用狀況、需求偏好等方面，確保信息全面。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)大戶的隱私信息，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)大戶的發(fā)展變化，及時更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時效性。二、大戶定義與分類（一）大戶定義符合以下條件之一的客戶視為大戶：1.年度業(yè)務(wù)交易額達(dá)到[具體金額]及以上。2.對公司/組織產(chǎn)品或服務(wù)具有重要影響力，在行業(yè)內(nèi)具有較高知名度。3.長期保持穩(wěn)定合作關(guān)系，合作年限超過[具體年限]。（二）大戶分類1.A類大戶：滿足以下全部條件的大戶年度業(yè)務(wù)交易額在[較高金額區(qū)間]以上。在行業(yè)內(nèi)具有卓越的影響力，是行業(yè)標(biāo)桿企業(yè)。合作忠誠度高，連續(xù)合作年限超過[較長年限]。2.B類大戶：符合下列條件之一的大戶年度業(yè)務(wù)交易額在[中等金額區(qū)間]。在行業(yè)內(nèi)具有較強影響力，是區(qū)域內(nèi)領(lǐng)先企業(yè)。合作年限在[一定年限]以上。3.C類大戶：滿足以下條件的大戶年度業(yè)務(wù)交易額在[較低金額區(qū)間]。在行業(yè)內(nèi)有一定知名度，具有發(fā)展?jié)摿?。合作年限較短，但業(yè)務(wù)增長趨勢良好。三、大戶建檔流程（一）信息收集1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)：業(yè)務(wù)人員在與大戶建立合作關(guān)系或日常業(yè)務(wù)往來過程中，負(fù)責(zé)收集大戶的基本信息，包括但不限于客戶名稱、法定代表人、注冊地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍等。2.多渠道收集：通過與大戶直接溝通、市場調(diào)研、行業(yè)報告、第三方數(shù)據(jù)平臺等多種渠道，獲取大戶的業(yè)務(wù)狀況、財務(wù)狀況、信用評級、需求偏好等信息。3.定期更新：業(yè)務(wù)人員應(yīng)定期對收集到的信息進(jìn)行核實和更新，確保信息的準(zhǔn)確性和時效性。（二）檔案整理1.專人負(fù)責(zé)：設(shè)立專門的檔案管理人員，負(fù)責(zé)對收集到的大戶信息進(jìn)行整理和分類。2.規(guī)范格式：按照統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，將大戶信息錄入電子文檔或紙質(zhì)檔案，確保檔案內(nèi)容清晰、規(guī)范。3.建立索引：為便于查詢和使用，建立完善的檔案索引系統(tǒng)，對檔案進(jìn)行編號和標(biāo)注。（三）審核與歸檔1.部門審核：整理后的大戶檔案經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，確保信息真實、準(zhǔn)確、完整。2.檔案歸檔：審核通過的檔案交檔案管理部門歸檔保存，紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲。四、大戶檔案內(nèi)容（一）基本信息1.客戶名稱、法定代表人、注冊地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍等。2.客戶組織架構(gòu)、決策流程、主要負(fù)責(zé)人信息等。（二）業(yè)務(wù)往來信息1.合作起始時間、合作項目、合作方式、業(yè)務(wù)交易額等。2.訂單記錄、合同執(zhí)行情況、交付記錄、售后服務(wù)記錄等。（三）信用狀況1.信用評級報告、信用額度、信用期限、付款記錄等。2.涉訴情況、債務(wù)情況、違約記錄等。（四）需求偏好1.對公司/組織產(chǎn)品或服務(wù)的需求特點、質(zhì)量要求、價格敏感度等。2.對公司/組織的服務(wù)響應(yīng)速度、服務(wù)質(zhì)量、溝通方式等方面的偏好。（五）市場與行業(yè)信息1.所在行業(yè)發(fā)展趨勢、市場份額、競爭狀況等。2.客戶在行業(yè)內(nèi)的地位、發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)規(guī)劃等。（六）其他信息1.客戶特殊需求、特殊要求、個性化服務(wù)記錄等。2.與客戶相關(guān)的其他重要信息，如客戶對公司/組織的評價、建議等。五、大戶檔案使用與權(quán)限管理（一）使用范圍1.公司/組織內(nèi)部涉及與大戶業(yè)務(wù)往來的部門，包括銷售部門、市場部門、客服部門、財務(wù)部門等，可根據(jù)工作需要查閱大戶檔案。2.經(jīng)公司/組織授權(quán)的特定人員，如高層管理人員、項目負(fù)責(zé)人等，可在授權(quán)范圍內(nèi)使用大戶檔案。（二）權(quán)限設(shè)置1.查閱權(quán)限：根據(jù)工作崗位和職責(zé)，設(shè)定不同的查閱權(quán)限。一般業(yè)務(wù)人員可查閱與自身業(yè)務(wù)相關(guān)的部分信息，部門負(fù)責(zé)人可查閱本部門業(yè)務(wù)涉及的大戶檔案全部信息，高層管理人員可查閱所有大戶檔案信息。2.修改權(quán)限：只有檔案管理人員在經(jīng)過嚴(yán)格審批流程后，方可對檔案信息進(jìn)行修改。修改內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)記錄修改原因、修改時間、修改人等信息。3.借閱權(quán)限：因工作需要借閱大戶檔案的，需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]，借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。（三）使用規(guī)范1.使用大戶檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息用于與工作無關(guān)的目的。2.在使用檔案信息進(jìn)行業(yè)務(wù)決策、客戶服務(wù)等工作時，應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確性和可靠性，不得擅自歪曲或夸大檔案內(nèi)容。3.使用完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，不得私自留存。六、大戶檔案維護(hù)與更新（一）定期維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)定期對大戶檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和可讀性。2.每年對大戶檔案進(jìn)行一次全面梳理，核實檔案信息的準(zhǔn)確性，對過期或無效信息進(jìn)行清理。（二）動態(tài)更新1.業(yè)務(wù)人員在日常工作中發(fā)現(xiàn)大戶信息發(fā)生變化時，應(yīng)及時通知檔案管理人員進(jìn)行更新。2.根據(jù)公司/組織與大戶的業(yè)務(wù)往來情況，如業(yè)務(wù)交易額變化、合作項目增減、信用狀況變動等，及時調(diào)整檔案內(nèi)容。3.關(guān)注市場動態(tài)、行業(yè)變化以及大戶自身發(fā)展情況，適時更新大戶在市場與行業(yè)信息、需求偏好等方面的內(nèi)容。（三）信息變更流程1.業(yè)務(wù)人員填寫信息變更申請表，詳細(xì)說明變更內(nèi)容及原因。2.將申請表提交至業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后交檔案管理部門。3.檔案管理人員根據(jù)變更申請表對檔案信息進(jìn)行修改，并做好記錄。七、大戶檔案安全管理（一）物理安全1.檔案管理部門應(yīng)具備安全的檔案存放場所，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，分類存放，標(biāo)識清晰。電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在不同的物理位置。（二）信息安全1.嚴(yán)格限制檔案管理人員的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能接觸和操作大戶檔案。2.對檔案信息進(jìn)行加密處理，防止信息在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。3.定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時更新系統(tǒng)補丁，防范網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險。（三）人員安全管理1.對檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識和保密意識。2.與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其在檔案管理工作中的安全責(zé)任和義務(wù)。3.對涉及大戶檔案管理的離職人員，及時收回其訪問權(quán)限，并進(jìn)行離職審計，確保檔案信息安全。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督小組，定期對大戶檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點檢查大戶檔案的建立、使用、維護(hù)、安全管理等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核指標(biāo)1.檔案完整性：考核大戶檔案內(nèi)容是否完整，信息缺失率是否控制在[具體比例]以內(nèi)。2.信息準(zhǔn)確性：通過定期抽查和與大戶核實，考核檔案信息的準(zhǔn)確程度，錯誤率應(yīng)不超過[具體比例]。3.檔案更新及時性：統(tǒng)計檔案信息更新的及時率，確保在規(guī)定時間內(nèi)完成信息變更的錄入和調(diào)整。4.檔案安全管理：根據(jù)檔案安全事故發(fā)生情況，對檔案管理部門進(jìn)行考核。（三）考核結(jié)果