會(huì)議室臨時(shí)管理制度模板一、制度概述

1.制度目的：為確保會(huì)議室的高效利用，維護(hù)良好的會(huì)議秩序，提高會(huì)議效率，特制定本制度。

2.適用范圍：適用于公司內(nèi)部所有會(huì)議室的使用。

3.制度依據(jù)：根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、公司規(guī)章制度及實(shí)際情況制定。

4.制度有效期：自發(fā)布之日起執(zhí)行，如需修訂，按程序進(jìn)行。

5.責(zé)任部門：由行政部負(fù)責(zé)本制度的制定、實(shí)施和監(jiān)督。

6.責(zé)任人：行政部負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，各部門負(fù)責(zé)人為直接責(zé)任人。

7.違規(guī)處理：對(duì)違反本制度的行為，將按公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

8.修訂程序：本制度如有修訂，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。

9.宣傳培訓(xùn)：各部門應(yīng)加強(qiáng)本制度的宣傳和培訓(xùn)，確保員工知曉并遵守。

10.解釋權(quán)：本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋。

二、會(huì)議室使用規(guī)定

1.使用申請(qǐng)：使用會(huì)議室需提前一天向行政部提出申請(qǐng)，注明會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議主題等。

2.使用時(shí)間：會(huì)議室使用時(shí)間為工作日的8:00至18:00，特殊情況需經(jīng)行政部批準(zhǔn)。

3.使用權(quán)限：公司員工、部門負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)均有權(quán)申請(qǐng)使用會(huì)議室。

4.使用流程：申請(qǐng)人填寫《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后交行政部備案。

5.使用規(guī)范：使用會(huì)議室時(shí)，保持室內(nèi)整潔，不得擅自移動(dòng)家具設(shè)備。

6.預(yù)約優(yōu)先：同一時(shí)間段內(nèi)，先申請(qǐng)者優(yōu)先使用。

7.會(huì)議記錄：使用會(huì)議室后，需填寫《會(huì)議室使用記錄表》，內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容等。

8.資料歸檔：會(huì)議資料由申請(qǐng)人負(fù)責(zé)歸檔，不得隨意丟棄。

9.環(huán)保要求：使用會(huì)議室時(shí)，注意節(jié)約用電、用水，遵守環(huán)保規(guī)定。

10.違規(guī)責(zé)任：違反本規(guī)定者，將根據(jù)情節(jié)輕重，給予警告、罰款等處理。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.設(shè)備清單：會(huì)議室配備有投影儀、音響、白板、筆記本電腦等設(shè)備，設(shè)備清單由行政部負(fù)責(zé)更新和維護(hù)。

2.設(shè)備維護(hù)：行政部定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.使用說明：使用會(huì)議室設(shè)備前，需仔細(xì)閱讀操作說明，按照規(guī)范操作。

4.設(shè)備使用：使用設(shè)備時(shí)，需愛護(hù)設(shè)備，避免人為損壞。

5.備用設(shè)備：如主要設(shè)備出現(xiàn)故障，行政部將提供備用設(shè)備，確保會(huì)議正常進(jìn)行。

6.設(shè)備報(bào)修：發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)立即向行政部報(bào)告，不得自行修理。

7.設(shè)備歸還：使用完畢后，將設(shè)備歸位，確保下次使用時(shí)設(shè)備齊全。

8.設(shè)備借用：非會(huì)議室使用人員如需借用設(shè)備，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借用手續(xù)。

9.設(shè)備安全：使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，注意安全操作，防止意外事故發(fā)生。

10.設(shè)備責(zé)任：設(shè)備出現(xiàn)故障或損壞，根據(jù)具體情況，由使用者或責(zé)任部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

四、會(huì)議室衛(wèi)生管理

1.衛(wèi)生責(zé)任：使用會(huì)議室的部門或個(gè)人負(fù)責(zé)會(huì)議后的清潔工作。

2.清潔標(biāo)準(zhǔn)：保持會(huì)議室干凈整潔，無垃圾、無塵土，桌椅擺放整齊。

3.清潔用品：行政部提供必要的清潔用品，如掃把、拖把、清潔劑等。

4.清潔流程：會(huì)議結(jié)束后，使用者應(yīng)立即清理會(huì)場(chǎng)，包括清理桌面、地面和設(shè)備。

5.清潔時(shí)間：清潔工作應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后立即進(jìn)行，如遇特殊情況，應(yīng)盡快安排清潔。

6.清潔記錄：清潔工作完成后，需填寫《會(huì)議室清潔記錄表》，記錄清潔時(shí)間和責(zé)任人。

7.清潔監(jiān)督：行政部對(duì)會(huì)議室的清潔情況進(jìn)行定期檢查，確保清潔質(zhì)量。

8.環(huán)保要求：使用環(huán)保清潔用品，減少對(duì)環(huán)境的影響。

9.清潔培訓(xùn)：新員工或外來人員在使用會(huì)議室前，需接受清潔工作的培訓(xùn)。

10.清潔責(zé)任：如因未清潔導(dǎo)致他人使用不便或衛(wèi)生問題，責(zé)任部門或個(gè)人將承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

五、會(huì)議室安全與消防管理

1.安全意識(shí)：所有使用會(huì)議室的人員均應(yīng)具備安全意識(shí)，遵守安全規(guī)定。

2.安全檢查：行政部定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，包括消防設(shè)施、電氣線路等。

3.消防設(shè)施：會(huì)議室配備有滅火器、消防栓等消防設(shè)施，并確保其處于良好狀態(tài)。

4.消防演練：定期組織消防演練，提高員工應(yīng)對(duì)火災(zāi)等緊急情況的能力。

5.緊急出口：確保所有人員熟悉會(huì)議室的緊急出口位置，并保持通道暢通無阻。

6.用電安全：使用會(huì)議室時(shí)，不得私拉亂接電源線，避免超負(fù)荷用電。

7.火源管理：禁止在會(huì)議室使用明火，如需加熱食物，需使用電加熱設(shè)備。

8.緊急疏散：如遇火警或其他緊急情況，應(yīng)立即按照預(yù)定疏散路線有序撤離。

9.報(bào)警與救援：發(fā)現(xiàn)火情或其他緊急情況，應(yīng)立即報(bào)警并啟動(dòng)救援預(yù)案。

10.責(zé)任追究：對(duì)違反安全規(guī)定導(dǎo)致安全事故的行為，將依法追究責(zé)任。

六、會(huì)議室檔案管理

1.文件分類：會(huì)議室使用文件應(yīng)按會(huì)議主題、時(shí)間等進(jìn)行分類，便于查找和管理。

2.文件歸檔：所有會(huì)議文件、記錄表等應(yīng)及時(shí)歸檔，確保文件完整無缺。

3.歸檔時(shí)間：會(huì)議結(jié)束后一周內(nèi)，使用部門應(yīng)將文件整理完畢并提交給行政部。

4.歸檔要求：歸檔文件應(yīng)整齊有序，標(biāo)注清晰，便于查閱。

5.檔案存儲(chǔ)：檔案存儲(chǔ)采用防潮、防蛀、防霉等措施，確保檔案安全。

6.檔案借閱：如有需要查閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱。

7.檔案歸還：借閱檔案后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，并保持檔案完好無損。

8.檔案保密：涉及公司機(jī)密或個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)加強(qiáng)保密措施，防止信息泄露。

9.檔案更新：檔案內(nèi)容如有變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。

10.檔案銷毀：檔案到期或無保存價(jià)值時(shí)，按公司規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。

七、會(huì)議室使用費(fèi)用及結(jié)算

1.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：會(huì)議室使用費(fèi)用根據(jù)不同類型和使用時(shí)間制定標(biāo)準(zhǔn)，具體費(fèi)用由行政部公布。

2.費(fèi)用結(jié)算：會(huì)議室使用費(fèi)用由使用部門在會(huì)議結(jié)束后一周內(nèi)結(jié)算。

3.結(jié)算方式：費(fèi)用結(jié)算可通過公司內(nèi)部財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行，或由行政部開具發(fā)票。

4.費(fèi)用報(bào)銷：使用部門需提供會(huì)議記錄、費(fèi)用明細(xì)等相關(guān)憑證，以便財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。

5.費(fèi)用調(diào)整：如遇特殊情況，需調(diào)整會(huì)議室使用費(fèi)用，需經(jīng)行政部審批后執(zhí)行。

6.費(fèi)用減免：對(duì)于公司內(nèi)部非盈利性活動(dòng)，可申請(qǐng)費(fèi)用減免，需提交申請(qǐng)并經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)。

7.費(fèi)用審計(jì)：行政部定期對(duì)會(huì)議室使用費(fèi)用進(jìn)行審計(jì)，確保費(fèi)用使用的合理性和透明度。

8.費(fèi)用公示：會(huì)議室使用費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)及結(jié)算情況定期在公司內(nèi)部公示，接受監(jiān)督。

9.費(fèi)用糾紛：如遇費(fèi)用結(jié)算糾紛，由行政部協(xié)調(diào)解決，必要時(shí)可提交公司領(lǐng)導(dǎo)裁決。

10.費(fèi)用記錄：行政部負(fù)責(zé)記錄會(huì)議室使用費(fèi)用，包括使用時(shí)間、費(fèi)用金額、結(jié)算情況等。

八、會(huì)議室使用變更及取消

1.變更申請(qǐng)：如需變更會(huì)議室使用時(shí)間或人數(shù)，使用部門需提前一天向行政部提出申請(qǐng)。

2.變更審批：行政部收到變更申請(qǐng)后，將根據(jù)會(huì)議室使用情況予以審批。

3.變更通知：變更申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)后，行政部將通知使用部門，并調(diào)整會(huì)議室預(yù)訂。

4.取消預(yù)訂：如因故需取消會(huì)議室預(yù)訂，使用部門應(yīng)提前一天通知行政部。

5.取消確認(rèn)：行政部確認(rèn)取消預(yù)訂后，將更新會(huì)議室預(yù)訂信息。

6.費(fèi)用處理：如取消預(yù)訂導(dǎo)致已產(chǎn)生的費(fèi)用，按公司相關(guān)規(guī)定處理。

7.變更記錄：行政部將所有會(huì)議室使用變更及取消情況進(jìn)行記錄，以備查詢。

8.變更影響：會(huì)議室使用變更或取消可能影響其他部門的會(huì)議安排，需提前溝通協(xié)調(diào)。

9.緊急變更：遇緊急情況需立即變更會(huì)議室使用，使用部門應(yīng)盡快通知行政部，并說明原因。

10.責(zé)任歸屬：因變更或取消會(huì)議室使用導(dǎo)致的其他部門損失，由責(zé)任部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

九、會(huì)議室使用培訓(xùn)與指導(dǎo)

1.培訓(xùn)內(nèi)容：行政部定期組織會(huì)議室使用培訓(xùn)，內(nèi)容包括會(huì)議室設(shè)備操作、安全規(guī)范、清潔要求等。

2.培訓(xùn)對(duì)象：所有使用會(huì)議室的員工及外來人員。

3.培訓(xùn)方式：培訓(xùn)可通過現(xiàn)場(chǎng)演示、操作指導(dǎo)、視頻教學(xué)等多種形式進(jìn)行。

4.培訓(xùn)記錄：培訓(xùn)結(jié)束后，參訓(xùn)人員需填寫《培訓(xùn)記錄表》，以證明已接受培訓(xùn)。

5.指導(dǎo)服務(wù)：行政部提供會(huì)議室使用指導(dǎo)服務(wù)，解答使用過程中遇到的問題。

6.指導(dǎo)方式：指導(dǎo)服務(wù)可通過電話、郵件、現(xiàn)場(chǎng)咨詢等方式提供。

7.指導(dǎo)記錄：行政部記錄所有指導(dǎo)服務(wù)內(nèi)容，以便跟蹤和改進(jìn)。

8.培訓(xùn)評(píng)估：定期對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容和方式。

9.持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)員工反饋和實(shí)際情況，持續(xù)優(yōu)化會(huì)議室使用流程和培訓(xùn)內(nèi)容。

10.責(zé)任落實(shí)：確保所有員工都了解并遵守會(huì)議室使用規(guī)定，行政部負(fù)責(zé)監(jiān)督和落實(shí)。

十、制度執(zhí)行與監(jiān)督

1.執(zhí)行監(jiān)督：行政部負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議室臨時(shí)管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。

2.監(jiān)督方式：通過定期檢查、現(xiàn)場(chǎng)觀察、員工反饋等方式進(jìn)行監(jiān)督。

3.執(zhí)行反饋：?jiǎn)T工對(duì)會(huì)議室使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，可通過指定渠道向行政部反饋。

4.處理措施：對(duì)于違反制度的行為，行政部將根據(jù)情況采取相應(yīng)處理措施。

5.溝通協(xié)調(diào)：行政部與各部門保持溝通，協(xié)調(diào)解決