廣告物料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司廣告物料的管理，規(guī)范廣告物料的采購、制作、存儲、使用及核銷等流程，確保廣告物料的有效利用，提高廣告投放效果，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有廣告物料的管理，包括但不限于宣傳冊、海報、宣傳單頁、展架、廣告禮品等各類用于廣告宣傳的物品。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司廣告物料的管理實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由[具體部門]負(fù)責(zé)整體規(guī)劃、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。2.規(guī)范流程原則：嚴(yán)格遵循廣告物料從需求提出、采購制作、驗(yàn)收存儲、發(fā)放使用到核銷的規(guī)范流程，確保各環(huán)節(jié)有序進(jìn)行。3.成本控制原則：在保證廣告效果的前提下，合理控制廣告物料的采購成本、制作成本和使用成本，提高資源利用效率。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在廣告物料管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保管理工作的有效落實(shí)。二、職責(zé)分工（一）[具體部門]1.負(fù)責(zé)制定和完善廣告物料管理辦法及相關(guān)流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司廣告物料的年度、季度和月度需求，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展情況及時調(diào)整物料計劃。3.負(fù)責(zé)廣告物料的采購工作，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，確保物料按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.組織廣告物料的驗(yàn)收工作，對物料的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等進(jìn)行嚴(yán)格檢查，確保符合要求。5.建立廣告物料庫存管理制度，定期對庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，及時清理積壓物料，保證庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。6.負(fù)責(zé)廣告物料的發(fā)放、回收和核銷工作，跟蹤物料的使用情況，確保物料的合理利用。7.對廣告物料管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷優(yōu)化管理流程，提高管理水平。（二）需求部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提前向[具體部門]提交廣告物料需求申請，詳細(xì)說明物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、使用時間等信息。2.負(fù)責(zé)本部門所領(lǐng)用廣告物料的使用管理，確保物料按照規(guī)定用途使用，避免浪費(fèi)和丟失。3.在廣告物料使用完畢后，及時將相關(guān)物料交回[具體部門]進(jìn)行核銷，并配合做好相關(guān)統(tǒng)計工作。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核廣告物料采購合同及費(fèi)用報銷，確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。2.協(xié)助[具體部門]做好廣告物料成本核算工作，提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)和分析報告。3.監(jiān)督廣告物料管理過程中的資金使用情況，防止出現(xiàn)財務(wù)風(fēng)險。（四）審計部門1.定期對廣告物料管理工作進(jìn)行審計，檢查管理流程的執(zhí)行情況、物料的采購和使用情況、庫存管理情況等。2.對審計中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況，確保廣告物料管理工作規(guī)范有序。三、廣告物料需求管理（一）需求預(yù)測1.各需求部門應(yīng)結(jié)合公司年度業(yè)務(wù)計劃、市場推廣活動安排以及過往廣告物料使用情況，提前對本部門下一年度、季度和月度的廣告物料需求進(jìn)行預(yù)測，并填寫《廣告物料需求預(yù)測表》，提交給[具體部門]。2.[具體部門]對各部門提交的需求預(yù)測表進(jìn)行匯總分析，結(jié)合公司整體發(fā)展戰(zhàn)略和市場動態(tài)，制定公司年度廣告物料需求計劃，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）需求申請1.需求部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)開展情況，在需要使用廣告物料前，填寫《廣告物料需求申請表》，詳細(xì)說明物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計使用時間、使用地點(diǎn)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給[具體部門]。2.對于臨時性、緊急性的廣告物料需求，需求部門應(yīng)在申請表中注明原因，并盡可能提前與[具體部門]溝通協(xié)調(diào)，以便及時安排采購或制作。（三）需求審批1.[具體部門]收到需求部門提交的《廣告物料需求申請表》后，對需求的合理性、必要性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括：需求是否與業(yè)務(wù)目標(biāo)相符、物料規(guī)格和數(shù)量是否合適、預(yù)計使用時間是否合理等。2.對于金額較大或涉及重要項(xiàng)目的廣告物料需求，[具體部門]應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合評審，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況做出批準(zhǔn)、駁回或調(diào)整需求的決定。3.經(jīng)審批通過的廣告物料需求申請表，由[具體部門]留存一份作為執(zhí)行依據(jù)，同時將相關(guān)信息傳遞給采購部門或制作部門進(jìn)行后續(xù)處理。四、廣告物料采購管理（一）供應(yīng)商選擇1.[具體部門]負(fù)責(zé)建立廣告物料供應(yīng)商庫，通過市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標(biāo)等方式，篩選出具備良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、供貨及時的供應(yīng)商，并將其納入供應(yīng)商庫管理。2.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平等方面。對于考核不合格的供應(yīng)商，及時從供應(yīng)商庫中剔除，并尋找新的合格供應(yīng)商替代。3.在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)優(yōu)先選擇具有相關(guān)行業(yè)資質(zhì)和認(rèn)證的供應(yīng)商，確保所采購的廣告物料符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）采購計劃制定1.根據(jù)經(jīng)審批的廣告物料需求申請表，[具體部門]結(jié)合庫存情況，制定廣告物料采購計劃。采購計劃應(yīng)明確物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、預(yù)計到貨時間等信息。2.對于常用的廣告物料，應(yīng)根據(jù)庫存安全量和使用頻率，設(shè)定合理的采購周期和采購批量，以降低采購成本和庫存成本。3.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因業(yè)務(wù)需求變化或其他原因需要調(diào)整采購計劃，應(yīng)及時填寫《廣告物料采購計劃調(diào)整申請表》，經(jīng)審批后通知采購部門進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。（三）采購實(shí)施1.采購部門根據(jù)采購計劃，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.在采購過程中，采購人員應(yīng)密切跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨情況，確保物料按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在交貨延遲、質(zhì)量問題等情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的解決措施，并向[具體部門]匯報。3.對于金額較大的廣告物料采購項(xiàng)目，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)采購或邀請招標(biāo)采購，確保采購過程的公開、公平、公正。（四）采購驗(yàn)收1.廣告物料到貨前，采購部門應(yīng)通知[具體部門]及相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.物料到貨后，由[具體部門]組織需求部門、質(zhì)量檢驗(yàn)人員等相關(guān)人員按照采購合同要求對物料的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫《廣告物料驗(yàn)收單》，參與驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。3.對于驗(yàn)收不合格的廣告物料，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商限期更換或補(bǔ)貨。如因供應(yīng)商原因造成的損失，應(yīng)按照采購合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。五、廣告物料庫存管理（一）庫存設(shè)置1.[具體部門]根據(jù)廣告物料的種類、規(guī)格、用途等因素，合理設(shè)置庫存存儲區(qū)域，并進(jìn)行標(biāo)識管理，確保物料分類存放，便于查找和管理。2.建立庫存臺賬，詳細(xì)記錄廣告物料的入庫時間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、來源、去向等信息，做到賬物相符。（二）庫存盤點(diǎn)1.定期對廣告物料庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為[具體周期，如每月、每季度等]。盤點(diǎn)工作由[具體部門]組織，需求部門及相關(guān)人員參與。2.盤點(diǎn)結(jié)束后，填寫《廣告物料庫存盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄實(shí)際盤點(diǎn)數(shù)量與賬面數(shù)量的差異情況。對于盤盈、盤虧的物料，應(yīng)查明原因，及時進(jìn)行處理，并調(diào)整庫存臺賬。3.如發(fā)現(xiàn)庫存物料存在損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時清理報廢，并填寫《廣告物料報廢申請表》，經(jīng)審批后進(jìn)行相應(yīng)處理。（三）庫存安全管理1.加強(qiáng)廣告物料庫存的安全管理，采取必要的防火、防盜、防潮、防蟲等措施，確保物料的安全存儲。2.定期檢查庫存物料的存儲狀況，如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行整改，確保庫存安全。六、廣告物料使用管理（一）物料發(fā)放1.需求部門憑經(jīng)審批的《廣告物料需求申請表》到[具體部門]領(lǐng)取廣告物料。[具體部門]根據(jù)申請表內(nèi)容，核實(shí)物料名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息后，辦理發(fā)放手續(xù)，并在庫存臺賬上記錄物料的發(fā)放情況。2.對于貴重或限量的廣告物料，應(yīng)實(shí)行專人領(lǐng)用制度，明確領(lǐng)用人員的責(zé)任，確保物料的安全使用和妥善保管。（二）物料使用1.需求部門應(yīng)按照規(guī)定的用途使用廣告物料，不得擅自更改物料用途或挪作他用。在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)物料存在質(zhì)量問題或其他異常情況，應(yīng)及時向[具體部門]反饋。2.加強(qiáng)對廣告物料使用過程的監(jiān)督管理，確保物料的合理使用，避免浪費(fèi)。對于大型廣告活動或重要項(xiàng)目使用的廣告物料，[具體部門]可派人現(xiàn)場監(jiān)督使用情況。（三）物料回收1.廣告物料使用完畢后，需求部門應(yīng)及時將剩余物料或可回收利用的物料交回[具體部門]。[具體部門]對交回的物料進(jìn)行清點(diǎn)和核實(shí)，并辦理回收手續(xù)。2.對于一次性使用的廣告物料，如宣傳單頁、海報等，在活動結(jié)束后，需求部門應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行妥善處理，避免造成環(huán)境污染。七、廣告物料核銷管理（一）核銷申請1.需求部門在廣告物料使用完畢后，應(yīng)及時填寫《廣告物料核銷申請表》，詳細(xì)說明物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用時間、使用地點(diǎn)、使用項(xiàng)目等信息，并附上相關(guān)證明材料（如活動照片、使用記錄等），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給[具體部門]。2.[具體部門]收到核銷申請后，對申請內(nèi)容和相關(guān)證明材料進(jìn)行審核，核實(shí)物料的使用情況是否與申請一致。（二）核銷審批1.對于金額較小、使用情況較為簡單的廣告物料核銷申請，由[具體部門]負(fù)責(zé)人審批。對于金額較大、涉及重要項(xiàng)目或使用情況較為復(fù)雜的核銷申請，應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)審批通過的核銷申請，[具體部門]將其作為核銷依據(jù)，并在庫存臺賬上進(jìn)行相應(yīng)的核銷處理，確保賬物相符。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.[具體部門]定期對廣告物料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括需求管理、采購管理、庫存管理、使用管理、核銷管理等方面的執(zhí)行情況。2.審計部門不定期對廣告物料管理工作進(jìn)行審計監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評價1.建立廣告物料管理工作考核評價機(jī)制，對各部門及相關(guān)人員在廣告物料管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)