廣宣物料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司廣宣物料的規(guī)范化管理，確保廣宣物料的設(shè)計、制作、使用、存儲等環(huán)節(jié)高效有序進行，提升公司品牌形象，促進營銷活動的順利開展，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及廣宣物料的相關(guān)工作，包括但不限于海報、宣傳單頁、宣傳冊、禮品、促銷道具等各類廣宣物料的管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保廣宣物料的內(nèi)容和形式合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：廣宣物料所傳達的信息必須準(zhǔn)確無誤，與公司品牌形象和宣傳主題保持一致。3.高效性原則：優(yōu)化廣宣物料管理流程，提高工作效率，降低成本，確保物料及時供應(yīng)和有效使用。4.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)機密、敏感信息的廣宣物料，要嚴格做好保密工作，防止信息泄露。二、職責(zé)分工（一）市場部門1.根據(jù)公司營銷計劃和宣傳需求，制定廣宣物料的年度、季度和月度制作計劃，并提交至管理部門審核。2.負責(zé)廣宣物料的創(chuàng)意策劃和內(nèi)容設(shè)計，確保物料符合公司品牌定位和宣傳策略。3.與設(shè)計供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，對廣宣物料的設(shè)計稿進行審核和修改，確保設(shè)計質(zhì)量。4.跟蹤廣宣物料的制作進度，對制作完成的物料進行驗收，確保符合設(shè)計要求。5.根據(jù)營銷活動的實際情況，合理安排廣宣物料的投放和使用，及時收集反饋信息，評估物料效果。（二）管理部門1.負責(zé)審核市場部門提交的廣宣物料制作計劃，確保計劃與公司整體戰(zhàn)略和預(yù)算相符。2.建立廣宣物料管理檔案，對物料的設(shè)計稿、制作合同、驗收報告等相關(guān)資料進行歸檔保存。3.制定廣宣物料的采購標(biāo)準(zhǔn)和流程，負責(zé)物料的采購工作，選擇合格的供應(yīng)商，確保物料質(zhì)量和供應(yīng)及時性。4.定期對廣宣物料的庫存進行盤點，確保賬實相符，對積壓物料提出處理建議。5.監(jiān)督廣宣物料的使用情況，對違規(guī)使用物料的行為進行糾正和處理。（三）財務(wù)部門1.負責(zé)審核廣宣物料的預(yù)算，確保費用支出合理合規(guī)。2.對廣宣物料的采購、制作等費用進行核算和報銷，嚴格執(zhí)行財務(wù)審批流程。3.定期對廣宣物料的成本進行分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。（四）設(shè)計供應(yīng)商1.根據(jù)公司市場部門提供的設(shè)計要求，按時完成廣宣物料的設(shè)計工作，并提交設(shè)計初稿。2.根據(jù)公司反饋意見，對設(shè)計稿進行修改完善，直至達到滿意效果。3.配合公司管理部門和市場部門，做好廣宣物料的制作工作，確保制作質(zhì)量和進度。4.對設(shè)計過程中涉及的知識產(chǎn)權(quán)問題負責(zé)，保證設(shè)計成果的合法性和原創(chuàng)性。（五）制作供應(yīng)商1.按照公司與供應(yīng)商簽訂的制作合同，嚴格按照設(shè)計要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進行廣宣物料的制作。2.確保制作過程中的原材料質(zhì)量合格，生產(chǎn)工藝符合行業(yè)規(guī)范。3.按時完成廣宣物料的制作任務(wù)，并及時通知公司進行驗收。4.對制作過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題負責(zé)，及時進行整改或重新制作。三、廣宣物料設(shè)計管理（一）設(shè)計流程1.市場部門根據(jù)營銷活動主題和宣傳需求，填寫《廣宣物料設(shè)計申請表》，詳細說明物料的名稱、用途、規(guī)格、設(shè)計要求等信息，并提交至管理部門審核。2.管理部門審核通過后，將申請表轉(zhuǎn)交給設(shè)計供應(yīng)商。設(shè)計供應(yīng)商在接到任務(wù)后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成設(shè)計初稿，并提交給市場部門審核。3.市場部門對設(shè)計初稿進行審核，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與設(shè)計供應(yīng)商溝通，提出修改意見。設(shè)計供應(yīng)商根據(jù)反饋意見進行修改，直至市場部門滿意為止。4.設(shè)計終稿確定后，市場部門將其提交至管理部門備案。管理部門負責(zé)將設(shè)計稿發(fā)送給制作供應(yīng)商，作為制作依據(jù)。（二）設(shè)計要求1.符合公司品牌形象：廣宣物料的設(shè)計應(yīng)體現(xiàn)公司的品牌理念、品牌標(biāo)識、品牌色彩等核心元素，保持品牌形象的一致性和連貫性。2.突出宣傳主題：物料設(shè)計要緊密圍繞營銷活動主題，突出重點信息，吸引目標(biāo)受眾的注意力，傳達明確的宣傳意圖。3.內(nèi)容準(zhǔn)確無誤：設(shè)計內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確、合法，不得含有虛假、誤導(dǎo)性或違反法律法規(guī)的信息。4.具有創(chuàng)意和吸引力：在遵循品牌形象和宣傳主題的基礎(chǔ)上，注重設(shè)計的創(chuàng)意和創(chuàng)新性，采用新穎的表現(xiàn)形式和手法，提高物料的吸引力和感染力。5.易于識別和傳播：設(shè)計應(yīng)簡潔明了，易于識別和記憶，方便在各種渠道進行傳播和推廣。（三）知識產(chǎn)權(quán)管理1.公司擁有廣宣物料設(shè)計成果的知識產(chǎn)權(quán)。設(shè)計供應(yīng)商在設(shè)計過程中所產(chǎn)生的知識產(chǎn)權(quán)歸公司所有，未經(jīng)公司書面許可，不得擅自使用或轉(zhuǎn)讓給第三方。2.公司應(yīng)尊重設(shè)計供應(yīng)商的知識產(chǎn)權(quán)，在使用設(shè)計成果時，應(yīng)按照合同約定支付相應(yīng)的設(shè)計費用。3.對于涉及第三方知識產(chǎn)權(quán)的廣宣物料設(shè)計，如使用他人的圖片、文字、商標(biāo)等，市場部門應(yīng)在設(shè)計前確保已獲得合法授權(quán)，并在設(shè)計過程中注明出處。四、廣宣物料制作管理（一）制作流程1.管理部門根據(jù)市場部門提交的設(shè)計終稿，選擇合格的制作供應(yīng)商，并與之簽訂制作合同。合同應(yīng)明確制作內(nèi)容、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、制作期限、價格、付款方式等條款。2.制作供應(yīng)商按照合同要求進行廣宣物料的制作。在制作過程中，應(yīng)定期向管理部門匯報制作進度，如遇問題或需要變更制作內(nèi)容，應(yīng)及時與管理部門溝通協(xié)商。3.制作完成后，制作供應(yīng)商應(yīng)提前通知公司進行驗收。公司組織市場部門、管理部門等相關(guān)人員對制作的廣宣物料進行驗收。驗收內(nèi)容包括物料的規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、外觀等是否符合設(shè)計要求和合同約定。4.驗收合格的廣宣物料，由管理部門辦理入庫手續(xù)，并按照市場部門的需求進行發(fā)放。驗收不合格的物料，制作供應(yīng)商應(yīng)負責(zé)返工或重新制作，直至達到驗收標(biāo)準(zhǔn)為止。（二）質(zhì)量控制1.管理部門應(yīng)在制作合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收要求，確保制作供應(yīng)商嚴格按照要求進行制作。2.制作過程中，管理部門應(yīng)定期對制作進度和質(zhì)量進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時要求制作供應(yīng)商整改。3.驗收環(huán)節(jié)要嚴格把關(guān)，確保廣宣物料的質(zhì)量符合設(shè)計要求和使用標(biāo)準(zhǔn)。對于驗收不合格的物料，要明確責(zé)任，要求制作供應(yīng)商限期整改或重新制作，整改合格后方可入庫使用。（三）成本控制1.財務(wù)部門應(yīng)參與廣宣物料制作成本的預(yù)算編制和審核工作，確保預(yù)算合理準(zhǔn)確。2.管理部門在選擇制作供應(yīng)商時，應(yīng)進行充分的市場調(diào)研和比較，通過招標(biāo)、詢價等方式，選擇性價比高的供應(yīng)商，降低制作成本。3.在制作過程中，要嚴格控制原材料采購、生產(chǎn)工藝、人工費用等各項成本支出，避免浪費和不必要的開支。4.定期對廣宣物料的制作成本進行分析和評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷優(yōu)化成本控制措施。五、廣宣物料使用管理（一）使用計劃1.市場部門根據(jù)營銷活動的安排和需求，制定廣宣物料的使用計劃，明確物料的種類、數(shù)量、投放時間、投放地點、投放對象等信息，并提交至管理部門備案。2.管理部門根據(jù)市場部門的使用計劃，合理安排廣宣物料的發(fā)放和配送，確保物料按時、準(zhǔn)確地投放至指定地點。（二）使用規(guī)范1.各部門在使用廣宣物料時，應(yīng)嚴格按照公司規(guī)定的用途和范圍進行使用，不得擅自更改或挪作他用。2.廣宣物料的投放應(yīng)符合公司的營銷戰(zhàn)略和宣傳目標(biāo)，注重效果評估和反饋。投放過程中要注意物料的展示位置、展示方式等，確保能夠吸引目標(biāo)受眾的關(guān)注。3.對于使用后的廣宣物料，要及時進行清理和回收，避免造成資源浪費和環(huán)境污染。對于有保存價值的物料，應(yīng)按照管理部門的要求進行妥善保管。（三）效果評估1.市場部門負責(zé)對廣宣物料的使用效果進行評估。在營銷活動結(jié)束后，應(yīng)及時收集相關(guān)數(shù)據(jù)和反饋信息，如物料的曝光量、點擊量、轉(zhuǎn)化率、受眾反饋等，對物料的宣傳效果進行分析和評價。2.根據(jù)效果評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后的廣宣物料設(shè)計、制作和使用提供參考依據(jù)，不斷優(yōu)化廣宣物料管理工作。六、廣宣物料存儲管理（一）存儲環(huán)境1.管理部門應(yīng)設(shè)立專門的廣宣物料存儲倉庫，確保倉庫環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜，符合物料存儲要求。2.倉庫應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，確保物料存儲安全。（二）存儲方式1.廣宣物料應(yīng)按照類別、規(guī)格、批次等進行分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。2.對于易受潮、易變質(zhì)的物料，應(yīng)采取特殊的防潮、防蟲措施，如密封包裝、放置干燥劑等。3.對于貴重或有特殊要求的廣宣物料，應(yīng)單獨存放，并采取相應(yīng)的保護措施。（三）庫存盤點1.管理部門應(yīng)定期對廣宣物料的庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次。2.盤點過程中，要認真核對物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時查明原因，并進行相應(yīng)的調(diào)整。3.對于盤盈、盤虧的物料，要按照公司財務(wù)制度進行處理，確保庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實性。七、廣宣物料廢棄管理（一）廢棄標(biāo)準(zhǔn)1.廣宣物料因使用期限已過、損壞無法修復(fù)、設(shè)計變更不再使用等原因，確需廢棄的，應(yīng)按照公司規(guī)定的廢棄標(biāo)準(zhǔn)進行處理。2.對于涉及公司商業(yè)機密、敏感信息的廣宣物料，在廢棄前應(yīng)進行嚴格的保密處理，確保信息不泄露。（二）廢棄流程1.使用部門填寫《廣宣物料廢棄申請表》，詳細說明廢棄物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、廢棄原因等信息，并提交至管理部門審核。2.管理部門審核通過后，安排專人對廢棄物料進行清理和銷毀。銷毀方式可根據(jù)物料的性質(zhì)和特點選擇合適的方法，如粉碎、焚燒、填埋等，確保物料無法恢復(fù)原狀，防止信息泄露。3.廢棄物料銷毀過程中，應(yīng)做好記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并由相關(guān)人員簽字確認。記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督小組，定期對廣宣物料的管理工作進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由管理部門、市場部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括廣宣物料的設(shè)計、制作、使用、存儲、廢棄等環(huán)節(jié)的工作流程執(zhí)行情況、質(zhì)量控制情況、成本控制情況、保密工作情況等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反本管理辦法的行為，要按照公司規(guī)定進行嚴肅處理。（二）外部審計1.公司定期聘請外部審計機構(gòu)對廣宣物料的管理工作進行審計，確保管理工作符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求。2.外部審計機構(gòu)應(yīng)按照審計