庫存禮品管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司庫存禮品的管理，規(guī)范禮品的采購、存儲(chǔ)、發(fā)放、使用等流程，確保禮品的合理使用和有效管理，提高公司資源利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有庫存禮品的管理，包括但不限于節(jié)日禮品、商務(wù)禮品、促銷禮品等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保禮品管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.合理性原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實(shí)際情況，合理規(guī)劃禮品采購數(shù)量和種類，避免浪費(fèi)。3.安全性原則：確保禮品的存儲(chǔ)安全，防止禮品損壞、丟失等情況發(fā)生。4.透明性原則：禮品管理過程應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.根據(jù)公司需求和預(yù)算，制定禮品采購計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)禮品供應(yīng)商的選擇、評(píng)估和采購合同的簽訂。3.確保采購的禮品符合質(zhì)量要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。（二）倉儲(chǔ)部門1.負(fù)責(zé)禮品的入庫驗(yàn)收、存儲(chǔ)保管和出庫發(fā)放工作。2.建立禮品庫存臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)庫存，確保賬實(shí)相符。3.做好禮品存儲(chǔ)環(huán)境的管理，保證禮品質(zhì)量不受影響。（三）使用部門1.根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要，提出禮品使用申請(qǐng)。2.負(fù)責(zé)禮品的發(fā)放和使用，并做好相關(guān)記錄。3.反饋禮品使用效果和客戶反饋信息。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)禮品采購費(fèi)用的審核和報(bào)銷。2.對(duì)禮品管理情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督和分析。（五）審計(jì)部門1.定期對(duì)禮品管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查是否符合規(guī)定和流程。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。三、禮品采購管理（一）采購計(jì)劃制定1.各使用部門應(yīng)于每年年底前向采購部門提交下一年度禮品需求預(yù)測，包括禮品種類、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等。2.采購部門結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、市場情況和預(yù)算安排，綜合考慮各部門需求，制定年度禮品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時(shí)間等內(nèi)容。3.如遇特殊情況需要臨時(shí)采購禮品，使用部門應(yīng)提前填寫《禮品臨時(shí)采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購原因、禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交采購部門。采購部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)表進(jìn)行采購。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)建立禮品供應(yīng)商評(píng)估和選擇機(jī)制，對(duì)潛在供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。2.選擇至少三家以上的供應(yīng)商作為禮品采購候選對(duì)象，并與其簽訂采購合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括禮品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作策略。對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)與其溝通并采取相應(yīng)措施，如警告、暫停合作或終止合同等。（三）采購流程1.采購部門根據(jù)采購計(jì)劃或臨時(shí)采購申請(qǐng)表，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確禮品的詳細(xì)信息，確保供應(yīng)商準(zhǔn)確理解采購要求。2.供應(yīng)商按照采購訂單要求組織生產(chǎn)或采購禮品，并在規(guī)定的交貨時(shí)間內(nèi)將禮品送達(dá)公司指定地點(diǎn)。3.倉儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)對(duì)到貨禮品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等是否與采購訂單一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并做好記錄。4.驗(yàn)收合格的禮品辦理入庫手續(xù)，倉儲(chǔ)部門按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行存放，并更新庫存臺(tái)賬。驗(yàn)收不合格的禮品，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系退換貨事宜。四、禮品庫存管理（一）入庫管理1.倉儲(chǔ)部門在禮品到貨后，應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息，并填寫《禮品入庫驗(yàn)收單》。2.《禮品入庫驗(yàn)收單》應(yīng)包括禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、到貨日期、驗(yàn)收情況等內(nèi)容。驗(yàn)收人員和倉儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)。3.驗(yàn)收合格的禮品，倉儲(chǔ)人員按照禮品的類別、規(guī)格、批次等進(jìn)行分類存放，并在庫存臺(tái)賬上記錄禮品的入庫日期、存放位置、數(shù)量等信息。（二）存儲(chǔ)管理1.倉儲(chǔ)部門應(yīng)根據(jù)禮品的特性和存儲(chǔ)要求，設(shè)置專門的存儲(chǔ)區(qū)域，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如防潮、防蟲、防火、防盜等，確保禮品質(zhì)量不受影響。2.對(duì)不同種類、規(guī)格、批次的禮品應(yīng)進(jìn)行分區(qū)存放，并做好標(biāo)識(shí)。標(biāo)識(shí)應(yīng)包括禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期、保質(zhì)期等信息，以便于識(shí)別和管理。3.定期對(duì)庫存禮品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，每年進(jìn)行一次年終盤點(diǎn)。盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制《禮品庫存盤點(diǎn)報(bào)告》，對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)，如發(fā)現(xiàn)盤盈、盤虧等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（三）出庫管理1.使用部門如需領(lǐng)用禮品，應(yīng)填寫《禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明領(lǐng)用禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交倉儲(chǔ)部門。2.倉儲(chǔ)部門根據(jù)審批后的《禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表》進(jìn)行禮品發(fā)放，并在庫存臺(tái)賬上記錄禮品的出庫日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、數(shù)量等信息。3.禮品發(fā)放時(shí)，倉儲(chǔ)人員應(yīng)核對(duì)領(lǐng)用人員身份和領(lǐng)用數(shù)量，確保發(fā)放準(zhǔn)確無誤。領(lǐng)用人員應(yīng)在《禮品領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。五、禮品使用管理（一）使用申請(qǐng)1.使用部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要，提前填寫《禮品使用申請(qǐng)表》，明確禮品的使用目的、對(duì)象、時(shí)間、數(shù)量等信息。2.《禮品使用申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，如涉及重要客戶或重大業(yè)務(wù)活動(dòng)，還需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）使用規(guī)范1.使用部門應(yīng)按照審批后的《禮品使用申請(qǐng)表》要求使用禮品，確保禮品使用的合理性和合規(guī)性。2.在禮品使用過程中，應(yīng)注重禮品的展示效果和傳遞信息的準(zhǔn)確性，充分發(fā)揮禮品的宣傳和溝通作用。3.對(duì)于商務(wù)禮品，應(yīng)根據(jù)客戶身份和業(yè)務(wù)關(guān)系合理選擇禮品檔次，避免過度送禮或送禮不當(dāng)。（三）使用記錄與反饋1.使用部門應(yīng)做好禮品使用記錄，包括禮品發(fā)放對(duì)象、發(fā)放時(shí)間、禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并及時(shí)反饋禮品使用效果和客戶反饋信息。2.禮品使用后，使用部門應(yīng)收集客戶對(duì)禮品的評(píng)價(jià)和意見，如客戶滿意度調(diào)查、反饋函等，并將相關(guān)信息整理后提交給采購部門和公司領(lǐng)導(dǎo)，以便于對(duì)禮品采購和管理工作進(jìn)行改進(jìn)。六、禮品報(bào)廢與處置管理（一）報(bào)廢條件1.禮品因質(zhì)量問題、損壞、過期等原因無法正常使用的，可申請(qǐng)報(bào)廢。2.禮品因業(yè)務(wù)調(diào)整、政策變化等原因不再需要的，可申請(qǐng)報(bào)廢。（二）報(bào)廢申請(qǐng)與審批1.倉儲(chǔ)部門發(fā)現(xiàn)庫存禮品存在報(bào)廢情況時(shí)，應(yīng)填寫《禮品報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明報(bào)廢禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息，并提交采購部門審核。2.采購部門對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)報(bào)廢原因和情況是否屬實(shí)。如審核通過，采購部門將申請(qǐng)表提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)核銷審批。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審批，審批通過后，倉儲(chǔ)部門方可對(duì)報(bào)廢禮品進(jìn)行處置。（三）處置方式1.對(duì)于可回收利用的報(bào)廢禮品，倉儲(chǔ)部門應(yīng)聯(lián)系專業(yè)回收公司進(jìn)行回收處理，并做好回收記錄。回收款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)。2.對(duì)于不可回收利用的報(bào)廢禮品，倉儲(chǔ)部門應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，如報(bào)廢銷毀等，并做好處理記錄。處理記錄應(yīng)包括處理時(shí)間、處理方式、處理人員等信息。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對(duì)禮品管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查采購計(jì)劃執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理、庫存管理、使用管理、報(bào)廢處置等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定和流程。2.審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。相關(guān)部門應(yīng)按照審計(jì)意見及時(shí)進(jìn)行整改，確保禮品管理工作規(guī)范有序。（二）日常檢查1.采購部門、倉儲(chǔ)部門、使用部門等應(yīng)定期對(duì)本部門負(fù)責(zé)的禮品管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。2.公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)管理部門可不定期對(duì)禮品管理情況進(jìn)行抽查，檢查各部門禮品管理