報告印章管理辦法一、總則（一）目的為加強公司報告印章的管理，規(guī)范報告印章的使用，確保報告的真實性、合法性和嚴肅性，維護公司的合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各類報告印章的刻制、啟用、保管、使用、廢止等管理活動。（三）基本原則1.嚴格管理原則：對報告印章實行專人負責、專柜存放、嚴格審批，確保印章安全。2.規(guī)范使用原則：報告印章的使用必須符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，嚴格履行審批程序。3.責任追究原則：對違反本辦法規(guī)定使用報告印章的行為，將依法依規(guī)追究相關人員的責任。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司因工作需要刻制報告印章時，由使用部門提出書面申請，詳細說明印章名稱、規(guī)格、用途等。2.申請經公司領導審批同意后，由行政部門統(tǒng)一到公安機關指定的刻章單位進行刻制。3.刻制的印章必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，具備清晰、規(guī)范、不易偽造等特點。（二）印章啟用1.新刻制的報告印章啟用前，行政部門應填寫《報告印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等，并附印章印模。2.《報告印章啟用申請表》經公司領導審批后，由行政部門負責通知相關部門和人員，并在公司內部進行公告。3.印章啟用后，行政部門應將印章的相關信息登記在《報告印章管理臺賬》上，包括印章名稱、規(guī)格、啟用日期、保管人等。三、印章的保管（一）保管人員1.報告印章實行專人保管制度，保管人員應具備責任心強、保密意識高、熟悉印章管理規(guī)定等條件。2.行政部門應根據印章的使用頻率和重要程度，確定合適的保管人員，并報公司領導批準。（二）保管要求1.保管人員應將報告印章存放在專門的保險柜或專柜內，確保印章安全。2.保險柜或專柜應設置密碼和鑰匙，密碼由保管人員妥善保管，鑰匙應實行雙人保管，分別由保管人員和行政部門負責人持有。3.保管人員應定期對印章進行檢查，確保印章無損壞、無丟失。如發(fā)現印章有異常情況，應及時報告行政部門負責人，并采取相應措施。（三）印章交接1.保管人員因工作調動、離職等原因需要交接印章時，應填寫《報告印章交接清單》，詳細記錄印章名稱、規(guī)格、數量、交接日期等信息。2.《報告印章交接清單》經交接雙方和行政部門負責人簽字確認后，方可辦理交接手續(xù)。3.交接完成后，行政部門應及時更新《報告印章管理臺賬》上的保管人員信息。四、印章的使用（一）使用范圍1.報告印章僅限于公司正式文件、報告、報表、合同等對外具有法律效力的文書上使用。2.嚴禁在空白紙張、介紹信、證明等文件上加蓋報告印章。（二）使用流程1.用印人填寫《報告印章使用申請表》，注明用印文件名稱、文號、內容、用印日期、用印份數等信息，并簽字確認。2.《報告印章使用申請表》經部門負責人審核后，報公司領導審批。3.審批通過后，用印人將《報告印章使用申請表》交保管人員，保管人員核對無誤后，在指定位置加蓋印章，并在《報告印章使用登記表》上記錄用印情況。4.用印完成后，保管人員應將印章及時收回保險柜或專柜內，并妥善保管。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要立即加蓋報告印章，但無法按正常流程審批時，用印人應電話請示公司領導同意后，先加蓋印章，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.對于涉及重大事項或重要文件的用印，公司領導可根據實際情況，組織相關部門和人員進行會審，確保用印的準確性和合法性。五、印章的廢止（一）廢止原因1.因公司機構調整、業(yè)務變更等原因，報告印章不再使用。2.印章損壞、丟失或被盜。3.法律法規(guī)或公司規(guī)定要求廢止印章。（二）廢止程序1.行政部門根據印章廢止原因，填寫《報告印章廢止申請表》，注明印章名稱、規(guī)格、廢止日期等信息，并附印章印模。2.《報告印章廢止申請表》經公司領導審批后，由行政部門負責將廢止的印章交回公安機關指定的刻章單位進行銷毀，并留存銷毀證明。3.行政部門應及時在公司內部發(fā)布印章廢止公告，并更新《報告印章管理臺賬》上的印章狀態(tài)信息。六、監(jiān)督檢查與責任追究（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應定期對報告印章的管理情況進行檢查，包括印章保管、使用、廢止等環(huán)節(jié)，確保印章管理規(guī)范、安全。2.公司審計部門應不定期對報告印章的使用情況進行審計，檢查印章使用是否符合規(guī)定，審批手續(xù)是否齊全等。3.對于檢查和審計中發(fā)現的問題，應及時提出整改意見，并督促相關部門和人員進行整改。（二）責任追究1.對違反本辦法規(guī)定使用報告印章的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相關人員批評教育、警告、罰款、辭退等處理。2.如因印章使用不當給公司造成經濟損失或法律糾紛的，相關人員應承擔相應的賠償責任；構成犯罪的，將依法追究刑事責任。七、附則（一）解釋