新疆印章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)新疆地區(qū)印章管理，維護(hù)公司/組織正常運(yùn)營(yíng)秩序，保障公司/組織合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于新疆地區(qū)內(nèi)公司/組織及其所屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)、子公司等所涉及的各類(lèi)印章，包括但不限于公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法定代表人章、部門(mén)章、業(yè)務(wù)專(zhuān)用章等。（三）基本原則1.依法管理原則印章的刻制、使用、保管等活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保印章管理工作合法合規(guī)。2.規(guī)范操作原則明確印章管理流程和操作規(guī)范，確保印章使用的各個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循、規(guī)范有序。3.安全保密原則加強(qiáng)印章的安全防范措施，防止印章被盜用、冒用、偽造等情況發(fā)生，確保印章信息安全。4.責(zé)任明確原則明確印章管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，對(duì)印章管理不善導(dǎo)致的后果依法追究相關(guān)人員責(zé)任。二、印章的刻制（一）刻制申請(qǐng)1.公司/組織各部門(mén)因工作需要刻制印章的，應(yīng)填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱(chēng)、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司/組織辦公室。2.辦公室對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初審，審核申請(qǐng)的必要性和合規(guī)性，初審?fù)ㄟ^(guò)后報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一辦理印章刻制手續(xù)。（二）刻制流程1.辦公室選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位，并與其簽訂印章刻制合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。2.刻制單位按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)刻制印章，確保印章質(zhì)量和規(guī)格符合規(guī)定。3.印章刻制完成后，刻制單位應(yīng)將印章及印模交付辦公室，并提供印章刻制證明等相關(guān)資料。4.辦公室對(duì)收到的印章進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)印章規(guī)格、樣式、文字等是否與申請(qǐng)一致，確認(rèn)無(wú)誤后在《印章刻制申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將印章登記備案。（三）印章備案1.辦公室負(fù)責(zé)將新刻制的印章信息錄入公司/組織印章管理系統(tǒng)，包括印章名稱(chēng)、編號(hào)、規(guī)格、啟用時(shí)間、保管人等，并生成印章備案登記表。2.印章備案登記表應(yīng)一式兩份，一份由辦公室留存，一份報(bào)公司/組織財(cái)務(wù)部門(mén)備案，作為財(cái)務(wù)核算和審計(jì)的依據(jù)。3.印章備案信息應(yīng)及時(shí)更新，確保印章管理系統(tǒng)信息與實(shí)際情況一致。三、印章的使用（一）使用范圍1.公章用于公司/組織對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、證明等的簽署。2.合同專(zhuān)用章用于公司/組織簽訂各類(lèi)合同、協(xié)議等法律文件。3.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章用于公司/組織財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具、資金收付等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。4.法定代表人章用于公司/組織法定代表人授權(quán)的特定業(yè)務(wù)或文件簽署。5.部門(mén)章用于本部門(mén)內(nèi)部文件、通知、報(bào)表等的制作和使用。6.業(yè)務(wù)專(zhuān)用章用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件、憑證、報(bào)表等的制作和使用，如銷(xiāo)售專(zhuān)用章、采購(gòu)專(zhuān)用章等。（二）使用審批1.印章使用前，應(yīng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、用印文件名稱(chēng)及份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并按照以下審批流程進(jìn)行審批：一般性文件、信函等用印，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)辦公室負(fù)責(zé)人審批。合同、協(xié)議等重要法律文件用印，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門(mén)審核簽字后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及重大事項(xiàng)或金額較大的合同，還需報(bào)公司/組織法定代表人審批。財(cái)務(wù)專(zhuān)用章使用，按照公司/組織財(cái)務(wù)管理制度規(guī)定的審批流程執(zhí)行，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批。法定代表人章使用，需經(jīng)法定代表人本人書(shū)面授權(quán)或同意，由辦公室負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。部門(mén)章使用，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。業(yè)務(wù)專(zhuān)用章使用，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審核用印事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性和必要性，對(duì)不符合規(guī)定的用印申請(qǐng)予以退回，并說(shuō)明理由。（三）用印登記1.印章保管人應(yīng)在印章使用前，對(duì)《印章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)審批手續(xù)齊全、用印內(nèi)容無(wú)誤后，方可在用印登記本上進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括用印日期、用印文件名稱(chēng)、用印份數(shù)、用印人姓名、審批人姓名等。2.用印登記本應(yīng)妥善保管，以備查閱和審計(jì)。（四）印章使用1.印章保管人應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的《印章使用申請(qǐng)表》內(nèi)容進(jìn)行用印，確保印章使用位置準(zhǔn)確、清晰，不得在空白紙張、合同等文件上加蓋印章。2.用印過(guò)程中，印章保管人應(yīng)始終在場(chǎng)，監(jiān)督用印情況，防止他人擅自使用印章。3.用印完成后，印章保管人應(yīng)及時(shí)將印章歸位保管，并在《印章使用申請(qǐng)表》上加蓋“已用印”章，注明用印日期。四、印章的保管（一）保管責(zé)任1.公司/組織應(yīng)明確印章保管責(zé)任人，實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)管制度。公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章等重要印章一般應(yīng)由辦公室指定專(zhuān)人保管；法定代表人章可由法定代表人本人或其授權(quán)的專(zhuān)人保管；部門(mén)章由各部門(mén)指定專(zhuān)人保管；業(yè)務(wù)專(zhuān)用章由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人保管。2.印章保管責(zé)任人應(yīng)與公司/組織簽訂《印章保管責(zé)任書(shū)》，明確保管責(zé)任和義務(wù)，確保印章安全。（二）保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施。2.印章保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥，防止印章受潮、生銹或損壞。3.印章保管責(zé)任人應(yīng)妥善保管印章，不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在非工作時(shí)間將印章帶出辦公場(chǎng)所。如因工作需要確需帶出的，須經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)，用印完畢后及時(shí)歸還。4.印章保管責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告辦公室，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（三）印章交接1.印章保管責(zé)任人因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印章的，應(yīng)提前辦理印章交接手續(xù)。2.交接時(shí)，交接雙方應(yīng)填寫(xiě)《印章交接清單》，詳細(xì)記錄印章名稱(chēng)、編號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、交接時(shí)間、交接人姓名、監(jiān)交人姓名等信息，并簽字確認(rèn)。3.監(jiān)交人應(yīng)由辦公室負(fù)責(zé)人或其他指定人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)監(jiān)督印章交接過(guò)程，確保交接手續(xù)完整、規(guī)范。4.印章交接完成后，原保管責(zé)任人應(yīng)將印章及相關(guān)資料移交給新保管責(zé)任人，并協(xié)助新保管責(zé)任人熟悉印章管理流程和注意事項(xiàng)。五、印章的廢止與銷(xiāo)毀（一）廢止情形1.公司/組織名稱(chēng)變更、重組、分立、合并等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂玫摹?.印章?lián)p壞、遺失或被盜用、冒用、偽造等原因需要廢止的。3.因業(yè)務(wù)調(diào)整、工作需要等原因，經(jīng)公司/組織研究決定廢止的印章。（二）廢止程序1.印章使用部門(mén)或保管責(zé)任人發(fā)現(xiàn)印章需要廢止的，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《印章廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明廢止原因，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)辦公室。2.辦公室對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，辦公室負(fù)責(zé)發(fā)布印章廢止通知，明確廢止印章的名稱(chēng)、編號(hào)、規(guī)格等信息，并要求各部門(mén)停止使用該印章。（三）銷(xiāo)毀處理1.廢止印章應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷(xiāo)毀，防止印章被非法使用。2.銷(xiāo)毀印章時(shí)，應(yīng)由辦公室、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員共同在場(chǎng)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀過(guò)程真實(shí)、徹底。3.印章銷(xiāo)毀可采用粉碎、熔化等方式進(jìn)行，銷(xiāo)毀后應(yīng)填寫(xiě)《印章銷(xiāo)毀登記表》，詳細(xì)記錄印章名稱(chēng)、編號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式、監(jiān)銷(xiāo)人姓名等信息，并簽字確認(rèn)。4.《印章銷(xiāo)毀登記表》應(yīng)一式兩份，一份由辦公室留存，一份報(bào)公司/組織財(cái)務(wù)部門(mén)備案。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)印章管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查印章管理制度的執(zhí)行情況、印章使用審批流程的合規(guī)性、印章保管的安全性等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.辦公室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)印章使用和保管情況的日常檢查，定期對(duì)印章保管場(chǎng)所進(jìn)行巡查，確保印章安全。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)督促整改，并將檢查情況記錄在案。（二）外部監(jiān)督1.公司/組織應(yīng)積極配合相關(guān)政府部門(mén)、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供印章管理相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于涉及印章管理的重大事項(xiàng)或違法違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門(mén)報(bào)告，并按照要求進(jìn)行整改和處理。七、法律責(zé)任（一）違規(guī)責(zé)任1.公司/組織員工違反本辦法規(guī)定，擅自刻制、使用、保管印章或違規(guī)操作印章管理流程的，公司/組織將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處分；給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。2.因印章被盜用、冒用、偽造等原因?qū)е鹿?組織遭受損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。（二）賠償責(zé)任1.印章保管責(zé)任人因保管不善導(dǎo)致印章遺失、損壞或被盜用、冒用、偽造等，給公司/組織造成損失的，應(yīng)按照損失金額