材料購進(jìn)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司材料購進(jìn)管理，規(guī)范采購流程，確保材料質(zhì)量，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司生產(chǎn)經(jīng)營所需各類材料的購進(jìn)管理活動，包括原材料、輔助材料、零部件、辦公用品等。（三）基本原則1.合法性原則：材料購進(jìn)活動必須遵守國家法律法規(guī)，符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)政策要求。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所購材料符合公司生產(chǎn)經(jīng)營需求。3.成本效益原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和審計(jì)。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃，根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，及時準(zhǔn)確地編制材料采購預(yù)算和采購計(jì)劃。2.選擇供應(yīng)商，通過市場調(diào)研、供應(yīng)商評估等方式，建立合格供應(yīng)商名錄，并定期進(jìn)行更新。3.組織采購談判，與供應(yīng)商就采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款進(jìn)行談判，簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保材料按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（二）質(zhì)量部門1.參與供應(yīng)商評估，對供應(yīng)商提供的樣品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和測試，提出質(zhì)量評估意見。2.負(fù)責(zé)對購進(jìn)材料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保所購材料符合公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)要求。3.對不合格材料進(jìn)行判定和處理，跟蹤不合格材料的整改情況，防止不合格材料流入生產(chǎn)環(huán)節(jié)。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算和采購合同，確保采購資金的合理使用。2.辦理采購付款手續(xù)，按照合同約定及時支付貨款，對采購成本進(jìn)行核算和分析。3.參與采購成本控制，提供財(cái)務(wù)建議和支持，協(xié)助制定采購價格策略。（四）使用部門1.根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需求，及時向采購部門提出材料需求計(jì)劃，明確材料規(guī)格、型號、數(shù)量等要求。2.參與供應(yīng)商評估和采購合同評審，對所購材料的適用性和質(zhì)量提出意見和建議。3.負(fù)責(zé)對購進(jìn)材料進(jìn)行驗(yàn)收和使用過程中的質(zhì)量反饋，協(xié)助采購部門解決材料質(zhì)量問題。三、采購計(jì)劃管理（一）需求預(yù)測1.使用部門應(yīng)定期對生產(chǎn)經(jīng)營所需材料進(jìn)行需求預(yù)測，結(jié)合市場動態(tài)、生產(chǎn)計(jì)劃、庫存狀況等因素，編制詳細(xì)的材料需求預(yù)測報(bào)告。2.需求預(yù)測報(bào)告應(yīng)包括材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息，并對需求變化趨勢進(jìn)行分析和預(yù)測。（二）采購計(jì)劃編制1.采購部門根據(jù)使用部門提交的材料需求預(yù)測報(bào)告，結(jié)合公司庫存情況，編制年度、季度和月度采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、預(yù)計(jì)到貨時間等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)部門審核后執(zhí)行。3.在編制采購計(jì)劃時，應(yīng)充分考慮材料的市場供應(yīng)情況、價格波動趨勢、供應(yīng)商生產(chǎn)能力等因素，合理安排采購時間和數(shù)量，避免積壓或短缺。（三）采購計(jì)劃調(diào)整1.如因市場變化、生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整、設(shè)計(jì)變更等原因需要對采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，使用部門應(yīng)及時向采購部門提出書面申請。2.采購部門接到申請后，應(yīng)會同相關(guān)部門對調(diào)整原因進(jìn)行審核，并根據(jù)實(shí)際情況對采購計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。3.采購計(jì)劃調(diào)整后，應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并確保調(diào)整后的采購計(jì)劃得到有效執(zhí)行。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并建立供應(yīng)商信息庫。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，根據(jù)供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評估，確定合格供應(yīng)商名錄。3.對于重要材料的供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施等情況，并形成考察報(bào)告。4.在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、質(zhì)量可靠、價格合理、交貨及時的供應(yīng)商，并簽訂合作協(xié)議或采購合同。（二）供應(yīng)商評估1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。2.評估方式可采用問卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析、客戶反饋等多種形式，并根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。3.對于評估結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予適當(dāng)?shù)莫剟詈蛢?yōu)惠政策；對于評估結(jié)果較差的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行整改或淘汰。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，定期召開供應(yīng)商會議，及時傳達(dá)公司需求和質(zhì)量要求，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.建立供應(yīng)商投訴處理機(jī)制，對于供應(yīng)商提出的問題和投訴，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查和處理，并將處理結(jié)果反饋給供應(yīng)商。3.加強(qiáng)與供應(yīng)商的合作與交流，共同開展技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量改進(jìn)等活動，提高雙方的合作水平和競爭力。五、采購流程管理（一）采購申請1.使用部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需求，填寫采購申請單，詳細(xì)注明材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給采購部門。2.采購申請單應(yīng)一式多份，分別送交采購部門、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請單后，應(yīng)進(jìn)行初步審核，核實(shí)申請材料的完整性和準(zhǔn)確性，并根據(jù)采購計(jì)劃和庫存情況進(jìn)行審批。2.對于金額較大或重要材料的采購申請，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批；對于一般材料的采購申請，可由采購部門負(fù)責(zé)人審批。3.采購申請經(jīng)審批通過后，采購部門方可組織實(shí)施采購活動。（三）采購實(shí)施1.采購部門根據(jù)審批后的采購申請單，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。在談判過程中，應(yīng)明確采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款，并簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本送交質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。3.采購部門應(yīng)跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保材料按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t或質(zhì)量問題，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（四）到貨驗(yàn)收1.材料到貨前，采購部門應(yīng)提前通知質(zhì)量部門和使用部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.質(zhì)量部門和使用部門應(yīng)按照合同約定和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對到貨材料進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括材料的規(guī)格型號、數(shù)量、外觀質(zhì)量、性能指標(biāo)等方面。3.驗(yàn)收合格的材料，應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單；驗(yàn)收不合格的材料，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（五）采購付款1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗(yàn)收合格的入庫單，審核采購付款申請，并按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。2.采購付款應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和付款時間進(jìn)行，確保資金支付的準(zhǔn)確性和及時性。3.對于預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)嚴(yán)格控制風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)跟蹤管理，確保預(yù)付款項(xiàng)的安全回收。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）市場風(fēng)險(xiǎn)1.密切關(guān)注市場動態(tài)，及時掌握材料價格波動趨勢和市場供應(yīng)情況，通過合理安排采購時間和數(shù)量、簽訂價格調(diào)整條款等方式，降低市場風(fēng)險(xiǎn)。2.建立市場風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，定期對市場風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估和分析，及時采取應(yīng)對措施，避免因市場變化導(dǎo)致采購成本增加或供應(yīng)中斷。（二）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格審核供應(yīng)商資質(zhì)和產(chǎn)品質(zhì)量，定期對供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量評估和監(jiān)督檢查，確保所購材料符合質(zhì)量要求。2.建立質(zhì)量檢驗(yàn)制度，加強(qiáng)對購進(jìn)材料的質(zhì)量檢驗(yàn)和測試，嚴(yán)格執(zhí)行不合格材料處理程序，防止不合格材料流入生產(chǎn)環(huán)節(jié)。3.與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確雙方的質(zhì)量責(zé)任和義務(wù)，如因供應(yīng)商原因?qū)е沦|(zhì)量問題，應(yīng)按照協(xié)議約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。（三）合同風(fēng)險(xiǎn)1.簽訂采購合同前，應(yīng)仔細(xì)審查合同條款，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、公平合理，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免合同糾紛。2.加強(qiáng)對采購合同執(zhí)行情況的跟蹤和管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同的有效履行。3.建立合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對可能出現(xiàn)的合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行提前預(yù)警和防范，如因不可抗力、政策法規(guī)變化等原因?qū)е潞贤瑹o法履行，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行協(xié)商解決或變更合同。（四）供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和評估，建立供應(yīng)商信用檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行信用評級，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商合作。2.與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議或采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t、質(zhì)量問題、違約等情況，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。3.建立供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況、市場信譽(yù)等進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和防范供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對材料購進(jìn)管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否有效、采購成本是否合理等方面。2.審計(jì)部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)和糾正采購過程中存在的問題，并提出改進(jìn)建議和措施，確保公司材料購進(jìn)管理活動規(guī)范有序進(jìn)行。（二）考核評價1.建立采購部門績效考核制度，對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面進(jìn)行考核評價。2.考核指標(biāo)應(yīng)包括采購計(jì)劃完