歸檔工作管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司歸檔工作的規(guī)范化、科學化管理，確保公司檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導。2.真實性原則。歸檔文件應真實反映公司各項工作的實際情況。3.完整性原則。確保檔案材料的齊全完整，不遺漏重要信息。4.準確性原則。檔案內(nèi)容應準確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。5.系統(tǒng)性原則。對檔案進行科學分類、編號和整理，保持其內(nèi)在聯(lián)系和系統(tǒng)性。6.保密性原則。嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息安全。二、歸檔范圍（一）行政管理類1.公司設立、變更、注銷等相關文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司各項規(guī)章制度、管理辦法、工作流程等。3.公司會議文件，如會議通知、議程、紀要等。4.公司行政公文，包括請示、報告、批復、函等。5.公司人事檔案，如員工入職、離職、晉升、調(diào)動等相關材料。6.公司印章使用記錄、介紹信存根等。7.公司對外聯(lián)絡文件，如與政府部門、合作伙伴的往來信函等。（二）業(yè)務經(jīng)營類1.市場調(diào)研報告、市場分析資料等。2.銷售合同、訂單、報價單等業(yè)務往來文件。3.采購合同、供應商資料、采購訂單等。4.生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)報表、質(zhì)量檢驗報告等。5.產(chǎn)品研發(fā)資料，如研發(fā)項目計劃、技術方案、實驗報告等。6.客戶資料，包括客戶基本信息、交易記錄、投訴處理等。7.財務報表、會計憑證、審計報告等財務檔案。（三）項目管理類1.項目立項文件，如項目申請書、可行性研究報告等。2.項目合同、協(xié)議，包括項目總承包合同、分包合同等。3.項目進度計劃、項目周報、月報等。4.項目文檔，如項目方案、設計圖紙、技術文件等。5.項目驗收文件，如驗收報告、驗收證書等。（四）其他類1.公司榮譽證書、資質(zhì)證書等。2.公司宣傳資料，如宣傳冊、海報、宣傳片等。3.公司組織的各類活動資料，如活動方案、照片、視頻等。4.員工培訓資料，如培訓計劃、培訓教材、培訓記錄等。5.其他具有保存價值的文件材料。三、歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保應歸檔的文件材料及時、完整地收集上來。2.收集的文件材料應齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應確保其格式通用、內(nèi)容完整，并進行有效的備份。（二）文件材料的整理1.歸檔文件應按照分類方案進行分類整理，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.每份文件應進行編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。3.歸檔文件應去除金屬物，破損的文件應進行修復，字跡模糊的應進行復制。4.電子文件應按照一定的命名規(guī)則進行命名，并建立相應的文件夾結(jié)構(gòu)進行存儲。（三）文件材料的裝訂1.歸檔文件一般應采用左側(cè)裝訂，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字。2.對于紙張規(guī)格不一致的文件，應進行折疊或裱糊，使其規(guī)格統(tǒng)一。（四）文件材料的編目1.歸檔文件應編制歸檔文件目錄，目錄應包括文件編號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。2.歸檔文件目錄應一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。3.電子文件應編制電子文件目錄，目錄應包括文件名稱、文件編號、存儲位置、日期等信息。四、歸檔流程（一）部門整理1.各部門在工作過程中形成的文件材料，由部門兼職檔案員負責收集、整理。2.部門兼職檔案員應按照歸檔范圍和歸檔要求，對文件材料進行分類、編號、整理和編目。3.整理好的文件材料應定期移交綜合管理部門。（二）綜合管理部門審核1.綜合管理部門收到各部門移交的文件材料后，應進行審核。2.審核內(nèi)容包括文件材料的完整性、準確性、規(guī)范性等。3.對于不符合要求的文件材料，綜合管理部門應退回原部門進行補充或修改。（三）檔案歸檔1.經(jīng)審核合格的文件材料，由綜合管理部門負責進行歸檔。2.歸檔時，應按照檔案分類方案將文件材料放入相應的檔案盒或檔案柜中，并在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.電子文件應存儲在專門的服務器或存儲設備上，并建立相應的索引目錄，便于查找和利用。五、檔案保管（一）檔案庫房建設1.公司應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程，重要的合同協(xié)議，財務審計報告等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括一般性的合同協(xié)議，業(yè)務往來文件，項目文檔等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括一般性的行政文件，臨時性的工作資料等。（三）檔案清點與檢查1.綜合管理部門應定期對檔案進行清點和檢查，確保檔案的安全和完整。2.清點和檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理，如修復破損檔案、補充缺失文件等。（四）檔案銷毀1.對于已過保管期限且無保存價值的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀。2.檔案銷毀前，應編制檔案銷毀清冊，經(jīng)公司領導批準后進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，銷毀過程應進行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。六、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、及時的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.檔案利用應嚴格按照規(guī)定的程序進行，不得擅自擴大利用范圍。（二）利用方式1.查閱檔案。公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到綜合管理部門查閱。2.借閱檔案。公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負責人和綜合管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制檔案。公司內(nèi)部人員因工作需要復制檔案的，應填寫檔案復制申請表，經(jīng)部門負責人和綜合管理部門負責人批準后，到綜合管理部門辦理復制手續(xù)。復制檔案應注明用途，并加蓋綜合管理部門公章。（三）利用登記1.綜合管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等情況進行詳細記錄。2.檔案利用登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、復制內(nèi)容及份數(shù)等。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門應定期對公司各部門的檔案工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案工作的各項規(guī)定得到有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。（二）考核評價1.公司將檔案工