捐贈(zèng)資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織捐贈(zèng)資料的管理，規(guī)范捐贈(zèng)行為，確保捐贈(zèng)資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高捐贈(zèng)工作的透明度和公信力，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織所接受的各類捐贈(zèng)活動(dòng)，包括但不限于現(xiàn)金捐贈(zèng)、物資捐贈(zèng)、服務(wù)捐贈(zèng)等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：捐贈(zèng)活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保捐贈(zèng)行為合法、合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：捐贈(zèng)資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映捐贈(zèng)活動(dòng)的全過(guò)程，不得虛假記載、誤導(dǎo)性陳述或重大遺漏。3.安全保密原則：加強(qiáng)對(duì)捐贈(zèng)資料的安全管理，防止資料泄露、丟失或損壞，保護(hù)捐贈(zèng)人和受贈(zèng)人的合法權(quán)益。4.規(guī)范統(tǒng)一原則：建立統(tǒng)一的捐贈(zèng)資料管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保各類捐贈(zèng)資料的管理規(guī)范、有序。二、捐贈(zèng)資料的分類與內(nèi)容（一）捐贈(zèng)申請(qǐng)資料1.捐贈(zèng)申請(qǐng)書(shū)：由捐贈(zèng)人填寫(xiě)，包括捐贈(zèng)人基本信息、捐贈(zèng)項(xiàng)目名稱、捐贈(zèng)金額、捐贈(zèng)方式、捐贈(zèng)用途等內(nèi)容。2.捐贈(zèng)人身份證明文件：如身份證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等復(fù)印件。3.捐贈(zèng)意向書(shū)（如有）：明確捐贈(zèng)人的捐贈(zèng)意愿和相關(guān)要求。（二）捐贈(zèng)協(xié)議資料1.捐贈(zèng)協(xié)議：明確捐贈(zèng)人與公司/組織之間的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，包括捐贈(zèng)金額、捐贈(zèng)方式、捐贈(zèng)用途、交付時(shí)間、使用要求、監(jiān)督機(jī)制等條款。2.補(bǔ)充協(xié)議（如有）：對(duì)捐贈(zèng)協(xié)議的變更、補(bǔ)充等內(nèi)容進(jìn)行約定。（三）捐贈(zèng)接收資料1.捐贈(zèng)接收憑證：記錄捐贈(zèng)物資或資金的接收時(shí)間、數(shù)量、規(guī)格、價(jià)值等信息，由捐贈(zèng)人簽字確認(rèn)。2.入庫(kù)單：對(duì)于捐贈(zèng)物資，詳細(xì)記錄物資的入庫(kù)時(shí)間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況等，并由倉(cāng)庫(kù)管理人員簽字。3.銀行收款憑證：對(duì)于現(xiàn)金捐贈(zèng)，提供銀行收款回單等證明文件。（四）捐贈(zèng)使用資料1.捐贈(zèng)項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃：明確捐贈(zèng)資金或物資的具體使用方向、實(shí)施步驟、預(yù)期效果等。2.支出憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、轉(zhuǎn)賬記錄等，證明捐贈(zèng)資金的使用情況。3.物資發(fā)放記錄：對(duì)于捐贈(zèng)物資，記錄物資的發(fā)放時(shí)間、地點(diǎn)、接收對(duì)象、發(fā)放數(shù)量等信息。4.項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告：定期匯報(bào)捐贈(zèng)項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)展情況，包括已完成的工作、取得的成效、存在的問(wèn)題及下一步計(jì)劃等。（五）捐贈(zèng)監(jiān)督與評(píng)估資料1.內(nèi)部監(jiān)督記錄：公司/組織內(nèi)部對(duì)捐贈(zèng)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查的相關(guān)記錄，包括檢查時(shí)間、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及整改情況等。2.外部審計(jì)報(bào)告：如有需要，聘請(qǐng)專業(yè)審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)捐贈(zèng)資金的使用情況進(jìn)行審計(jì)，并出具審計(jì)報(bào)告。3.捐贈(zèng)項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告：對(duì)捐贈(zèng)項(xiàng)目的實(shí)施效果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)建議。（六）其他資料1.捐贈(zèng)活動(dòng)照片、視頻等影像資料：記錄捐贈(zèng)活動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng)情況、捐贈(zèng)物資交接過(guò)程等。2.媒體報(bào)道資料：收集與捐贈(zèng)活動(dòng)相關(guān)的媒體報(bào)道，包括新聞稿件、報(bào)道截圖等。3.捐贈(zèng)人反饋意見(jiàn)：整理捐贈(zèng)人對(duì)捐贈(zèng)活動(dòng)的反饋意見(jiàn)和建議。三、捐贈(zèng)資料的收集與整理（一）收集責(zé)任1.捐贈(zèng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)捐贈(zèng)申請(qǐng)資料、捐贈(zèng)協(xié)議資料、捐贈(zèng)接收資料等的收集工作，并確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)銀行收款憑證等財(cái)務(wù)相關(guān)資料的收集和整理。3.項(xiàng)目執(zhí)行部門(mén)負(fù)責(zé)捐贈(zèng)使用資料、捐贈(zèng)監(jiān)督與評(píng)估資料等的收集工作。4.辦公室負(fù)責(zé)收集捐贈(zèng)活動(dòng)照片、視頻等影像資料以及媒體報(bào)道資料，并對(duì)各類捐贈(zèng)資料進(jìn)行統(tǒng)一歸檔管理。（二）收集要求1.各責(zé)任部門(mén)應(yīng)在捐贈(zèng)活動(dòng)發(fā)生后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，及時(shí)收集相關(guān)資料，并進(jìn)行初步整理。2.收集的資料應(yīng)真實(shí)、有效，能夠清晰反映捐贈(zèng)活動(dòng)的全貌。對(duì)于重要資料，應(yīng)保留原件，并同時(shí)留存復(fù)印件。3.資料的格式應(yīng)符合公司/組織的統(tǒng)一要求，便于后續(xù)的整理和歸檔。（三）整理流程1.資料收集完成后，各責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照捐贈(zèng)資料的分類，對(duì)資料進(jìn)行進(jìn)一步整理。2.對(duì)于同類資料，應(yīng)按照時(shí)間順序或項(xiàng)目進(jìn)展順序進(jìn)行排列，確保資料的連貫性和邏輯性。3.對(duì)資料中的關(guān)鍵信息進(jìn)行標(biāo)注和索引，便于快速查找和使用。4.整理過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)資料存在缺失、錯(cuò)誤或不完整的情況，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)或人員溝通核實(shí)，進(jìn)行補(bǔ)充或修正。四、捐贈(zèng)資料的歸檔與保管（一）歸檔責(zé)任辦公室負(fù)責(zé)捐贈(zèng)資料的統(tǒng)一歸檔工作，確保各類捐贈(zèng)資料按照規(guī)定的檔案管理要求進(jìn)行整理、裝訂和存放。（二）歸檔要求1.歸檔資料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.捐贈(zèng)資料應(yīng)按照年度、項(xiàng)目分類進(jìn)行歸檔，建立清晰的檔案目錄，便于查詢和檢索。3.對(duì)于電子資料，應(yīng)進(jìn)行備份，并按照電子檔案管理的要求進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。（三）保管期限1.一般捐贈(zèng)資料的保管期限為[X]年，自捐贈(zèng)活動(dòng)結(jié)束之日起計(jì)算。2.涉及重要捐贈(zèng)項(xiàng)目、重大資金往來(lái)或具有法律糾紛風(fēng)險(xiǎn)的捐贈(zèng)資料，應(yīng)長(zhǎng)期保管。3.保管期限屆滿后，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意，可按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀。（四）保管措施1.設(shè)立專門(mén)的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施，確保捐贈(zèng)資料的安全存放。2.建立檔案借閱制度，嚴(yán)格限制檔案的借閱范圍和借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員批準(zhǔn)后，方可借閱檔案，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.定期對(duì)捐贈(zèng)資料進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理資料損壞、丟失等問(wèn)題。如遇自然災(zāi)害、突發(fā)事件等特殊情況，應(yīng)及時(shí)采取應(yīng)急措施，保護(hù)捐贈(zèng)資料的安全。五、捐贈(zèng)資料的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱捐贈(zèng)資料的，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及外部審計(jì)、檢查、監(jiān)督等工作需要查閱捐贈(zèng)資料的，應(yīng)提供相關(guān)單位的正式函件，并經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.捐贈(zèng)人如需查閱與其捐贈(zèng)相關(guān)的資料，應(yīng)提前向公司/組織提出申請(qǐng)，經(jīng)審核同意后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所查閱資料，不得擅自將資料帶出保管場(chǎng)所。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)捐贈(zèng)資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換資料。3.查閱人員如需復(fù)印、拍照或摘錄資料，應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）資料使用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要使用捐贈(zèng)資料的，應(yīng)按照規(guī)定的用途和范圍使用，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他目的。2.如需對(duì)外提供捐贈(zèng)資料，應(yīng)經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，確保資料的安全和保密。六、捐贈(zèng)資料的保密管理（一）保密責(zé)任公司/組織全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)在工作中接觸到的捐贈(zèng)資料承擔(dān)保密責(zé)任。（二）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育，提高員工的保密意識(shí)，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.在捐贈(zèng)資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱等環(huán)節(jié)，采取必要的保密措施，如設(shè)置密碼、限制訪問(wèn)權(quán)限、簽訂保密協(xié)議等。3.對(duì)涉及捐贈(zèng)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的資料，應(yīng)進(jìn)行特殊標(biāo)識(shí)和管理，嚴(yán)格控制知悉范圍。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反保密規(guī)定，泄露捐贈(zèng)資料的人員，公司/組織將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。七、捐贈(zèng)資料的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立捐贈(zèng)資料信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)捐贈(zèng)資料的電子化存儲(chǔ)、檢索、查詢和統(tǒng)計(jì)分析，提高捐贈(zèng)資料管理的效率和水平。（二）系統(tǒng)功能要求1.捐贈(zèng)資料錄入功能：能夠方便快捷地錄入各類捐贈(zèng)資料，包括基本信息、捐贈(zèng)協(xié)議、接收記錄、使用情況等。2.資料檢索查詢功能：支持按照多種條件進(jìn)行資料檢索查詢，如捐贈(zèng)人姓名、捐贈(zèng)項(xiàng)目名稱、時(shí)間范圍等，以便快速獲取所需資料。3.統(tǒng)計(jì)分析功能：能夠?qū)栀?zèng)資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，如捐贈(zèng)金額統(tǒng)計(jì)、項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度分析等，為決策提供數(shù)據(jù)支持。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)和操作相關(guān)資料，保障資料的安全性。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能：定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并能夠在需要時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。（三）系統(tǒng)實(shí)施與維護(hù)1.選擇合適的信息化管理系統(tǒng)軟件，并進(jìn)行系統(tǒng)