政務(wù)oa管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司政務(wù)OA（辦公自動化）系統(tǒng)的使用，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工在使用政務(wù)OA系統(tǒng)進(jìn)行日常辦公、文件流轉(zhuǎn)、信息溝通等工作時的管理。（三）基本原則1.合法性原則：政務(wù)OA系統(tǒng)的使用必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保信息安全和合法合規(guī)。2.高效性原則：以提高工作效率為核心，優(yōu)化辦公流程，減少不必要的中間環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)快速、準(zhǔn)確的信息傳遞和業(yè)務(wù)處理。3.規(guī)范性原則：明確各部門及人員在政務(wù)OA系統(tǒng)中的職責(zé)和操作規(guī)范，確保系統(tǒng)使用的一致性和規(guī)范性。4.安全性原則：采取有效的安全措施，保障政務(wù)OA系統(tǒng)的信息安全，防止信息泄露、篡改和丟失。二、職責(zé)分工（一）公司領(lǐng)導(dǎo)1.負(fù)責(zé)審批重要文件、報告等，對政務(wù)OA系統(tǒng)的整體應(yīng)用和管理提出指導(dǎo)意見。2.協(xié)調(diào)解決政務(wù)OA系統(tǒng)使用過程中涉及跨部門的重大問題。（二）行政管理部門1.負(fù)責(zé)政務(wù)OA系統(tǒng)的日常管理和維護(hù)，包括系統(tǒng)設(shè)置、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份等。2.制定和完善政務(wù)OA系統(tǒng)的相關(guān)管理制度和操作流程，并組織培訓(xùn)和宣傳。3.及時處理系統(tǒng)使用過程中的技術(shù)問題，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）各部門1.負(fù)責(zé)本部門在政務(wù)OA系統(tǒng)中的文件起草、審批、流轉(zhuǎn)等工作，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程在系統(tǒng)中規(guī)范執(zhí)行。2.督促本部門員工正確使用政務(wù)OA系統(tǒng)，及時處理相關(guān)工作任務(wù)。3.配合行政管理部門做好系統(tǒng)的優(yōu)化和改進(jìn)工作，反饋使用過程中的問題和建議。（四）員工1.按照本辦法及相關(guān)操作規(guī)范，正確使用政務(wù)OA系統(tǒng)進(jìn)行日常辦公，及時處理待辦事項(xiàng)。2.保守政務(wù)OA系統(tǒng)中的機(jī)密信息，不得擅自泄露、傳播或篡改系統(tǒng)數(shù)據(jù)。3.積極參加行政管理部門組織的政務(wù)OA系統(tǒng)培訓(xùn)，不斷提高自身的操作技能和應(yīng)用水平。三、系統(tǒng)使用規(guī)范（一）賬號管理1.員工入職時，行政管理部門負(fù)責(zé)為其開通政務(wù)OA系統(tǒng)賬號，并分配相應(yīng)的權(quán)限。賬號初始密碼由系統(tǒng)自動生成，員工應(yīng)在首次登錄后及時修改密碼。2.員工離職或崗位調(diào)動時，所在部門應(yīng)及時通知行政管理部門，由行政管理部門注銷或調(diào)整其政務(wù)OA系統(tǒng)賬號權(quán)限。3.員工應(yīng)妥善保管個人賬號和密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號被盜用或存在安全風(fēng)險，應(yīng)立即向行政管理部門報告，并采取相應(yīng)措施。（二）登錄與操作1.員工應(yīng)通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)登錄政務(wù)OA系統(tǒng)，確保網(wǎng)絡(luò)連接正常。登錄系統(tǒng)后，應(yīng)及時查看待辦事項(xiàng)、通知公告等信息，避免遺漏重要工作。2.在使用政務(wù)OA系統(tǒng)進(jìn)行文件起草、審批、流轉(zhuǎn)等操作時，應(yīng)嚴(yán)格按照系統(tǒng)提示的流程進(jìn)行，確保操作準(zhǔn)確無誤。上傳的文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容完整，避免出現(xiàn)亂碼、錯別字等問題。3.對于需要多人協(xié)作完成的工作任務(wù)，相關(guān)人員應(yīng)密切配合，及時溝通協(xié)調(diào)，確保工作進(jìn)度和質(zhì)量。在系統(tǒng)中進(jìn)行協(xié)作時，應(yīng)明確各自的職責(zé)和任務(wù)分工，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。（三）信息發(fā)布1.公司內(nèi)部發(fā)布的通知公告、規(guī)章制度、工作動態(tài)等信息，應(yīng)通過政務(wù)OA系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)布。信息發(fā)布部門應(yīng)確保信息內(nèi)容準(zhǔn)確、及時、完整，并按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審核發(fā)布。2.發(fā)布的信息應(yīng)分類明確，便于員工查找和閱讀。重要信息應(yīng)設(shè)置醒目提示，確保員工能夠及時關(guān)注。3.員工不得在政務(wù)OA系統(tǒng)中發(fā)布未經(jīng)授權(quán)的信息，不得發(fā)布與公司業(yè)務(wù)無關(guān)、涉及敏感信息或違反法律法規(guī)的內(nèi)容。（四）文件管理1.公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)的文件、報告、合同等資料，應(yīng)通過政務(wù)OA系統(tǒng)進(jìn)行上傳、審批和存檔。文件上傳時應(yīng)選擇正確的分類和文件夾，確保文件存放有序。2.對于重要文件，應(yīng)進(jìn)行加密處理，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限。文件審批過程中，審批人應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，提出明確的審批意見，并及時完成審批操作。3.已完成審批流程的文件應(yīng)及時進(jìn)行存檔，以便日后查閱和追溯。員工應(yīng)定期清理個人在政務(wù)OA系統(tǒng)中的文件，確保系統(tǒng)存儲空間充足。四、流程管理（一）通用流程1.文件起草：員工根據(jù)工作需要起草文件，填寫文件標(biāo)題、正文、附件等相關(guān)信息，并選擇合適的文件類型和審批流程。2.文件審批：文件起草完成后，按照設(shè)定的審批流程提交給相應(yīng)的審批人進(jìn)行審批。審批人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審批操作，如同意則簽署意見并提交下一環(huán)節(jié)，如不同意則說明理由并退回起草人修改。3.文件流轉(zhuǎn)：經(jīng)過審批通過的文件，按照設(shè)定的流轉(zhuǎn)路徑自動發(fā)送給相關(guān)部門或人員進(jìn)行處理。接收人應(yīng)及時查看文件，并在規(guī)定時間內(nèi)完成相應(yīng)的工作任務(wù)。4.文件歸檔：文件處理完畢后，系統(tǒng)自動將文件歸檔到相應(yīng)的文件夾中，以便日后查閱和管理。（二）特殊流程1.對于涉及重大決策、重要事項(xiàng)的文件，應(yīng)啟動特殊審批流程，由公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行多級審批。2.在文件流轉(zhuǎn)過程中，如遇緊急情況或需要調(diào)整流程，相關(guān)人員應(yīng)及時與行政管理部門溝通協(xié)調(diào)，按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理。（三）流程優(yōu)化1.行政管理部門應(yīng)定期對政務(wù)OA系統(tǒng)中的流程進(jìn)行梳理和優(yōu)化，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際工作需要，及時調(diào)整和完善流程設(shè)置。2.各部門在使用政務(wù)OA系統(tǒng)過程中，如發(fā)現(xiàn)流程存在不合理或繁瑣的地方，應(yīng)及時向行政管理部門反饋，提出優(yōu)化建議。行政管理部門應(yīng)認(rèn)真研究分析，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化。五、安全管理（一）信息安全1.加強(qiáng)政務(wù)OA系統(tǒng)的信息安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，防止外部非法入侵和信息泄露。2.對系統(tǒng)中的敏感信息進(jìn)行分類管理，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，嚴(yán)格控制信息的訪問范圍。涉及公司機(jī)密的信息，未經(jīng)授權(quán)不得對外披露。3.定期對政務(wù)OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）用戶安全1.員工應(yīng)增強(qiáng)信息安全意識，妥善保管個人賬號和密碼，避免在公共場所或不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下登錄政務(wù)OA系統(tǒng)。2.不得隨意點(diǎn)擊來自不明來源的鏈接或下載附件，防止遭受網(wǎng)絡(luò)詐騙或惡意軟件攻擊。如發(fā)現(xiàn)可疑情況，應(yīng)及時向行政管理部門報告。3.在使用政務(wù)OA系統(tǒng)過程中，如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在安全漏洞或異常情況，應(yīng)立即停止操作，并向行政管理部門報告。（三）安全審計(jì)1.行政管理部門應(yīng)建立政務(wù)OA系統(tǒng)安全審計(jì)機(jī)制，對系統(tǒng)操作日志進(jìn)行定期審計(jì)，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常操作行為。2.審計(jì)內(nèi)容包括用戶登錄時間、操作內(nèi)容、文件訪問記錄等，對于違規(guī)操作行為應(yīng)進(jìn)行記錄和追溯，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.根據(jù)安全審計(jì)結(jié)果，不斷完善政務(wù)OA系統(tǒng)的安全管理措施，提高系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。六、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.行政管理部門應(yīng)定期組織政務(wù)OA系統(tǒng)的培訓(xùn)工作，培訓(xùn)內(nèi)容包括系統(tǒng)操作技能、流程應(yīng)用、安全知識等。培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場指導(dǎo)等多種形式。2.新員工入職時，應(yīng)參加政務(wù)OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)的基本功能和操作流程。對于涉及重要業(yè)務(wù)流程的崗位，應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，確保員工能夠熟練掌握相關(guān)操作。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和系統(tǒng)升級情況，及時組織針對性的培訓(xùn)，使員工了解和掌握新功能、新流程的使用方法。（二）考核1.建立政務(wù)OA系統(tǒng)使用考核機(jī)制，對員工的系統(tǒng)使用情況進(jìn)行定期考核。考核內(nèi)容包括系統(tǒng)操作熟練程度、流程執(zhí)行情況、信息發(fā)布質(zhì)量、文件管理規(guī)范等方面。2.考核結(jié)果與員工的績效掛鉤，對于系統(tǒng)使用熟練、工作效率高、能夠正確執(zhí)行流程的員工給予適當(dāng)獎勵；對于系統(tǒng)使用不熟練、經(jīng)常出現(xiàn)違規(guī)操作或影響工作進(jìn)度的員工進(jìn)行相應(yīng)處罰。3.行政管理部門應(yīng)定期公布考