旅行協(xié)議管理辦法一、總則（一）目的為加強公司旅行協(xié)議的規(guī)范化管理，明確旅行相關(guān)業(yè)務(wù)流程，保障員工旅行權(quán)益，控制旅行成本，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司因商務(wù)活動、員工福利等安排的所有旅行相關(guān)業(yè)務(wù)，包括但不限于國內(nèi)旅游、出境旅游、商務(wù)差旅等通過旅行社或其他旅行服務(wù)提供商安排的旅行活動。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保旅行協(xié)議的簽訂、履行等各環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.效益性原則：在保障旅行質(zhì)量的前提下，合理控制旅行成本，實現(xiàn)公司資源的優(yōu)化配置。3.安全性原則：將員工旅行安全放在首位，要求旅行服務(wù)提供商提供必要的安全保障措施。4.公平性原則：旅行協(xié)議的條款應(yīng)公平合理，保障公司與旅行服務(wù)提供商雙方的合法權(quán)益。二、旅行協(xié)議的簽訂（一）旅行服務(wù)提供商的選擇1.建立合格旅行服務(wù)提供商名錄：通過市場調(diào)研、同行推薦、招標等方式，收集各類旅行服務(wù)提供商信息，經(jīng)評估篩選后，建立合格名錄。評估內(nèi)容包括但不限于公司資質(zhì)、經(jīng)營狀況、服務(wù)質(zhì)量、價格水平、信譽口碑等。2.定期更新名錄：對合格名錄進行定期審核與更新，剔除不符合要求的旅行服務(wù)提供商，補充新的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。（二）協(xié)議簽訂流程1.需求發(fā)起：公司內(nèi)部相關(guān)部門或人員根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出旅行服務(wù)需求，填寫旅行需求申請表，明確旅行目的地、時間、人數(shù)、預(yù)算等信息。2.供應(yīng)商推薦與洽談：根據(jù)需求，從合格名錄中推薦合適的旅行服務(wù)提供商，并與之進行洽談，明確服務(wù)內(nèi)容、價格、付款方式、違約責任等條款。3.合同審核：法務(wù)部門對擬定的旅行協(xié)議進行法律審核，重點審查協(xié)議條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風險。財務(wù)部門對協(xié)議涉及的費用預(yù)算及付款方式進行審核。4.簽訂協(xié)議：經(jīng)審核通過后，由公司授權(quán)代表與旅行服務(wù)提供商簽訂正式旅行協(xié)議。協(xié)議簽訂后，應(yīng)及時將協(xié)議副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔。（三）協(xié)議主要內(nèi)容1.服務(wù)內(nèi)容：詳細描述旅行行程安排，包括交通、住宿、餐飲、景點門票、導(dǎo)游服務(wù)等具體內(nèi)容。2.價格條款：明確旅行服務(wù)的總價及各項費用明細，注明價格是否包含稅費、服務(wù)費等。同時，約定價格調(diào)整的條件和方式。3.付款方式：規(guī)定付款時間節(jié)點、付款比例及支付方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、支票等）。4.服務(wù)標準：明確旅行服務(wù)提供商應(yīng)達到的服務(wù)質(zhì)量標準，如酒店星級、交通工具類型、導(dǎo)游資質(zhì)等。5.違約責任：約定雙方在協(xié)議履行過程中如出現(xiàn)違約行為應(yīng)承擔的責任和賠償方式。6.爭議解決：明確雙方在協(xié)議履行過程中發(fā)生爭議時的解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟。三、旅行協(xié)議的執(zhí)行（一）行程安排與通知1.旅行服務(wù)提供商應(yīng)按照協(xié)議約定制定詳細的旅行行程計劃，并提前通知公司相關(guān)人員。行程計劃如有變更，應(yīng)提前征得公司同意，并說明變更原因及對行程的影響。2.公司應(yīng)及時將旅行行程安排通知參與旅行的員工，提醒員工做好相關(guān)準備工作，如攜帶有效證件、遵守旅行紀律等。（二）服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督1.公司有權(quán)對旅行服務(wù)提供商的服務(wù)質(zhì)量進行監(jiān)督檢查。在旅行過程中，員工如發(fā)現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量問題，應(yīng)及時向公司反饋，公司將與旅行服務(wù)提供商協(xié)商解決。2.建立服務(wù)質(zhì)量反饋機制，旅行結(jié)束后，員工應(yīng)填寫旅行服務(wù)質(zhì)量評價表，對旅行服務(wù)提供商的服務(wù)質(zhì)量進行評價。評價結(jié)果作為后續(xù)合作的重要參考依據(jù)。（三）費用結(jié)算1.旅行結(jié)束后，旅行服務(wù)提供商應(yīng)按照協(xié)議約定向公司提供費用結(jié)算清單及相關(guān)發(fā)票。公司財務(wù)部門對結(jié)算清單和發(fā)票進行審核，審核無誤后按照協(xié)議約定的付款方式進行付款。2.如因服務(wù)質(zhì)量問題或其他原因?qū)е鹿拘枰鄢糠仲M用，應(yīng)在結(jié)算時明確說明扣除原因及金額，并與旅行服務(wù)提供商進行溝通確認。四、旅行協(xié)議的變更與解除（一）變更情形1.因不可抗力因素（如自然災(zāi)害、政治事件等）導(dǎo)致旅行行程無法按原計劃執(zhí)行，雙方可協(xié)商變更行程安排。2.公司內(nèi)部業(yè)務(wù)調(diào)整或其他合理原因需要變更旅行行程的，應(yīng)提前通知旅行服務(wù)提供商，并協(xié)商確定變更后的相關(guān)事宜。（二）變更流程1.提出變更申請：公司相關(guān)部門或人員填寫旅行協(xié)議變更申請表，說明變更原因、變更內(nèi)容等。2.協(xié)商與審批：與旅行服務(wù)提供商就變更事宜進行協(xié)商，達成一致意見后，提交公司內(nèi)部審批。審批通過后，簽訂變更協(xié)議或補充協(xié)議。（三）解除情形1.雙方協(xié)商一致，可以解除旅行協(xié)議。2.因不可抗力因素導(dǎo)致旅行協(xié)議無法履行，或一方嚴重違反協(xié)議約定，另一方有權(quán)解除協(xié)議。（四）解除流程1.提出解除申請：由提出解除協(xié)議的一方填寫旅行協(xié)議解除申請表，說明解除原因。2.協(xié)商與審批：雙方就解除協(xié)議的相關(guān)事宜進行協(xié)商，包括費用結(jié)算、違約責任承擔等。協(xié)商一致后，提交公司內(nèi)部審批。審批通過后，辦理協(xié)議解除手續(xù)。五、旅行協(xié)議的檔案管理（一）檔案建立1.對簽訂的旅行協(xié)議及相關(guān)文件資料進行分類整理，建立專門的旅行協(xié)議檔案。檔案內(nèi)容應(yīng)包括旅行協(xié)議原件、需求申請表、報價單、合同審核意見、變更協(xié)議、解除協(xié)議等相關(guān)資料。2.為每份旅行協(xié)議建立唯一的檔案編號，以便于查詢和管理。（二）檔案保管1.旅行協(xié)議檔案由公司指定的部門或?qū)Ｈ素撠煴９?，確保檔案的安全與完整。2.檔案保管期限按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，期滿后按照檔案管理規(guī)定進行銷毀或存檔。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱旅行協(xié)議檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案保管部門查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案保管部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司定期對旅行協(xié)議的簽訂、執(zhí)行、變更與解除等情況進行內(nèi)部審計和監(jiān)督檢查，確保各項工作符合本管理辦法及公司相關(guān)規(guī)定。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，并追究相關(guān)責任人的責任。（二）外部監(jiān)督1.積極配合相關(guān)政府部門及行業(yè)協(xié)會的監(jiān)督檢查，及時提供旅行協(xié)議管理的相關(guān)資料和信息。2.