杜威文件管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司文件管理，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，提高工作效率，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工在工作中形成、使用和保管的各類文件。（三）文件定義本辦法所稱文件，是指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的信息記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件管理工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)歸口管理。2.分類分級(jí)管理原則：根據(jù)文件的性質(zhì)、來(lái)源、用途等進(jìn)行分類分級(jí)管理，確保文件管理的科學(xué)性和規(guī)范性。3.方便利用原則：文件管理應(yīng)便于文件的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、檢索和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件的安全和保密。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件，如合同、協(xié)議、訂單、業(yè)務(wù)報(bào)表、技術(shù)文件等。3.財(cái)務(wù)文件：涉及公司財(cái)務(wù)收支、預(yù)算、決算、審計(jì)等方面的文件。4.人事文件：關(guān)于員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、薪酬福利等人事管理方面的文件。5.其他文件：不屬于上述分類的其他文件，如會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)方案、宣傳資料等。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則行政文件編號(hào)：[公司簡(jiǎn)稱]XZ[年份][序號(hào)]業(yè)務(wù)文件編號(hào)：[公司簡(jiǎn)稱]YW[業(yè)務(wù)類別代碼][年份][序號(hào)]財(cái)務(wù)文件編號(hào)：[公司簡(jiǎn)稱]CW[年份][序號(hào)]人事文件編號(hào)：[公司簡(jiǎn)稱]RS[年份][序號(hào)]其他文件編號(hào)：[公司簡(jiǎn)稱]QT[年份][序號(hào)]2.業(yè)務(wù)類別代碼合同協(xié)議：HT訂單：DD業(yè)務(wù)報(bào)表：YB技術(shù)文件：JS其他業(yè)務(wù)文件：QT3.示例行政文件編號(hào)：[公司簡(jiǎn)稱]XZ2023001，表示公司2023年發(fā)布的第1號(hào)行政文件。業(yè)務(wù)文件編號(hào)：[公司簡(jiǎn)稱]YWHT2023002，表示公司2023年簽訂的第2份合同協(xié)議。三、文件形成與收集（一）文件形成1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作需要，及時(shí)形成各類文件。文件的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，格式應(yīng)符合公司統(tǒng)一要求。2.文件形成過(guò)程中，應(yīng)明確文件的起草人、審核人、批準(zhǔn)人，確保文件的質(zhì)量。3.涉及多個(gè)部門(mén)的文件，由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)起草，相關(guān)部門(mén)會(huì)簽后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）文件收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的收集工作，確保文件及時(shí)、完整地收集到本部門(mén)。2.對(duì)于外來(lái)文件，如上級(jí)部門(mén)文件、合作單位文件等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記、簽收，并交行政部門(mén)統(tǒng)一管理。3.文件收集人員應(yīng)定期對(duì)收集到的文件進(jìn)行整理，檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與相關(guān)人員溝通解決。四、文件整理與歸檔（一）文件整理1.各部門(mén)收集的文件應(yīng)按照分類要求進(jìn)行整理，確保文件分類清晰、排列有序。2.對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)去除文件上的金屬物、訂書(shū)釘?shù)?，按照順序進(jìn)行編號(hào)、裝訂，并填寫(xiě)文件目錄。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照文件類別、年份等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并對(duì)文件進(jìn)行命名，確保文件名準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容。（二）文件歸檔1.各部門(mén)應(yīng)定期將整理好的文件移交行政部門(mén)進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)間為每年的[具體時(shí)間]。2.行政部門(mén)在收到各部門(mén)移交的文件后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于不符合要求的文件，應(yīng)退回原部門(mén)重新整理。3.行政部門(mén)應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類存放，建立檔案目錄，便于文件的檢索和利用。五、文件存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)文件應(yīng)存放在專門(mén)的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，防止文件受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。2.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.文件的保管期限根據(jù)文件的性質(zhì)、重要程度等因素確定，分為永久保管、長(zhǎng)期保管和短期保管。永久保管：涉及公司重大決策、核心業(yè)務(wù)、重要?dú)v史資料等文件，應(yīng)永久保管。長(zhǎng)期保管：保管期限為[X]年的文件，如公司規(guī)章制度、重要業(yè)務(wù)文件等。短期保管：保管期限為[X]年以下的文件，如一般性通知、臨時(shí)性文件等。2.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)文件的保管期限，對(duì)文件進(jìn)行定期清理，及時(shí)銷毀過(guò)期文件。（三）安全保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)文件的存儲(chǔ)、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，確保文件的安全。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止文件泄露。六、文件檢索與利用（一）檢索方式1.行政部門(mén)應(yīng)建立完善的文件檢索系統(tǒng)，方便員工查詢文件。檢索系統(tǒng)應(yīng)包括紙質(zhì)文件目錄和電子文件索引。2.員工可通過(guò)文件編號(hào)、文件標(biāo)題、關(guān)鍵詞等方式進(jìn)行文件檢索。對(duì)于重要文件，行政部門(mén)應(yīng)提供詳細(xì)的檢索指引，幫助員工快速找到所需文件。（二）利用規(guī)定1.員工因工作需要查閱文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文件查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)員工的申請(qǐng)，及時(shí)提供文件，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱文件名稱等信息。3.員工查閱文件時(shí)，應(yīng)在行政部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或借閱文件，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。4.對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)印、借閱或傳播。七、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的文件。2.經(jīng)鑒定確屬不需要保存的文件。3.因工作失誤等原因形成的重復(fù)文件、錯(cuò)誤文件等。（二）銷毀程序1.各部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)需要銷毀的文件進(jìn)行清理，填寫(xiě)《文件銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)行政部門(mén)審批。2.行政部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的《文件銷毀申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后組織實(shí)施文件銷毀工作。3.文件銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等。銷