新藥采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司新藥采購管理，規(guī)范采購行為，確保新藥采購工作的科學性、合理性、合法性，保障公司醫(yī)療業(yè)務的正常開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有新藥采購活動，包括但不限于藥品的采購計劃制定、供應商選擇、采購合同簽訂、采購執(zhí)行、驗收及付款等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保新藥采購活動合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先采購質(zhì)量可靠、療效確切、安全性高的新藥，保障患者用藥安全。3.效益原則：在保證藥品質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。4.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保采購結果公正合理。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定新藥采購計劃，根據(jù)公司業(yè)務需求和庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時間。2.組織開展供應商篩選、評估和選擇工作，建立合格供應商名錄。3.負責與供應商進行商務談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。4.協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保采購任務順利完成。（二）質(zhì)量部門1.參與新藥采購的質(zhì)量審核工作，對擬采購新藥的質(zhì)量標準、資質(zhì)證明等進行審查。2.負責對采購新藥進行質(zhì)量驗收，確保入庫藥品符合質(zhì)量要求。3.對采購過程中的質(zhì)量問題進行調(diào)查和處理，提出改進措施和建議。（三）臨床部門1.根據(jù)臨床需求，提出新藥采購申請，并提供相關藥品信息和臨床使用意見。2.協(xié)助采購部門評估新藥的臨床價值和適用性，參與供應商選擇和采購合同談判。3.配合質(zhì)量部門對采購新藥進行驗收和質(zhì)量反饋，提供臨床使用中的質(zhì)量問題信息。（四）財務部門1.負責審核新藥采購預算，確保采購資金的合理安排。2.按照采購合同和財務制度，辦理采購付款手續(xù)。3.對采購成本進行核算和分析，提供財務數(shù)據(jù)支持和決策建議。（五）其他部門其他相關部門應按照各自職責，配合做好新藥采購管理的相關工作，如提供技術支持、協(xié)助驗收等。三、采購計劃管理（一）需求預測1.采購部門應定期收集臨床部門、市場動態(tài)等信息，結合公司歷史用藥數(shù)據(jù)和業(yè)務發(fā)展規(guī)劃，對新藥需求進行預測。2.臨床部門應及時反饋新藥的臨床使用情況和需求變化，為采購計劃的制定提供依據(jù)。（二）計劃制定1.采購部門根據(jù)需求預測結果，結合庫存情況，制定新藥采購計劃。采購計劃應明確藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等內(nèi)容。2.采購計劃應經(jīng)采購部門負責人審核后，報分管領導審批。重大采購計劃需提交公司管理層會議審議通過。（三）計劃調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因臨床需求變化、藥品供應短缺等原因需要調(diào)整采購計劃，采購部門應及時提出調(diào)整申請。2.調(diào)整申請應說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及對采購進度和成本的影響，經(jīng)相關部門審核后，報原審批領導批準。四、供應商管理（一）供應商篩選1.采購部門應建立供應商篩選機制，明確供應商的資質(zhì)要求，包括藥品生產(chǎn)許可證、營業(yè)執(zhí)照、藥品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范認證證書等。2.對潛在供應商進行調(diào)查和評估，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、信譽狀況等，篩選出符合要求的供應商進入合格供應商名錄。（二）供應商評估1.定期對合格供應商進行評估，評估內(nèi)容包括藥品質(zhì)量、供應能力、價格水平、售后服務等。2.評估方式可采用實地考察、數(shù)據(jù)分析、用戶反饋等多種形式，確保評估結果客觀準確。（三）供應商選擇1.根據(jù)采購計劃和供應商評估結果，采購部門選擇合適的供應商進行采購。在選擇供應商時，應綜合考慮質(zhì)量、價格、服務等因素，優(yōu)先選擇優(yōu)質(zhì)供應商。2.對于獨家供應或具有特殊要求的新藥，應在確保質(zhì)量和供應的前提下，與供應商進行充分溝通和協(xié)商，爭取有利的采購條件。（四）供應商動態(tài)管理1.建立供應商動態(tài)管理檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果、合作情況等。2.對出現(xiàn)質(zhì)量問題、供應不及時等情況的供應商，及時進行警告、整改或淘汰處理。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，合同應明確藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式等條款。2.采購合同應符合法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，確保合同的合法性和有效性。（二）合同執(zhí)行1.采購部門應跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。2.如遇合同變更或解除等情況，采購部門應按照合同約定和公司相關規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）合同歸檔采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本歸檔保存，以備查閱。合同歸檔應按照公司檔案管理規(guī)定進行分類、編號和保管。六、采購執(zhí)行管理（一）訂單下達1.根據(jù)采購合同，采購部門向供應商下達采購訂單，明確采購藥品的具體要求和交貨時間。2.采購訂單應經(jīng)采購部門負責人審核后發(fā)送給供應商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。（二）交貨驗收1.供應商交貨前，采購部門應提前通知質(zhì)量部門做好驗收準備。2.質(zhì)量部門按照藥品質(zhì)量標準和驗收規(guī)范對采購新藥進行驗收，驗收內(nèi)容包括藥品的外觀、包裝、數(shù)量、質(zhì)量檢驗報告等。3.如驗收合格，質(zhì)量部門應出具驗收報告；如驗收不合格，應及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理，直至藥品符合要求。（三）入庫管理1.驗收合格的新藥，由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，按照藥品儲存要求進行分類存放。2.倉庫管理人員應建立庫存臺賬，記錄藥品的入庫、出庫、庫存數(shù)量等信息，確保賬實相符。七、采購付款管理（一）付款申請1.采購部門在收到供應商發(fā)票及驗收合格報告后，應及時填寫付款申請單，注明采購合同編號、藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、付款方式等信息。2.付款申請單應經(jīng)采購部門負責人、質(zhì)量部門負責人、財務部門負責人審核后，報分管領導審批。（二）付款審批1.財務部門按照公司財務制度和審批流程對付款申請進行審核，確保付款金額準確、付款依據(jù)充分。2.分管領導根據(jù)審核意見進行審批，重大付款事項需提交公司管理層會議審議通過。（三）付款執(zhí)行1.財務部門根據(jù)審批通過的付款申請，按照合同約定的付款方式及時辦理付款手續(xù)。2.付款后，財務部門應及時進行賬務處理，記錄付款日期、金額、供應商等信息。八、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對新藥采購管理工作進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購成本的控制等。2.對審計發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.積極配合藥品監(jiān)管部門等外部機構的監(jiān)督檢查，如實提供新藥采購管理相關資料和信息。2.對外部監(jiān)督檢查提出的問題，應認真整改，不斷完善采購管理工作。（三）考核評價1.建立新藥采購管理工作考核評價機制，對采購部門及相關人員的工作績效進行考核評價。2.考核評價指標包括采購計劃完成率、藥品質(zhì)量合格率、采購成本