施工檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司施工檔案管理，確保施工檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本辦法。施工檔案是公司在工程建設(shè)活動中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，對于總結(jié)工程建設(shè)經(jīng)驗(yàn)、維護(hù)公司合法權(quán)益、促進(jìn)工程質(zhì)量提升以及為后續(xù)工程提供參考等方面具有重要意義。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有工程項(xiàng)目的施工檔案管理，包括新建、改建、擴(kuò)建等各類建設(shè)項(xiàng)目。參與項(xiàng)目建設(shè)的各部門、各參建單位（如施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位等）均應(yīng)遵守本辦法的規(guī)定。（三）基本原則1.真實(shí)性原則施工檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。所有文件資料必須是在工程建設(shè)過程中實(shí)際產(chǎn)生的，與工程實(shí)際進(jìn)度、質(zhì)量等情況相符。2.完整性原則涵蓋工程建設(shè)全過程的各類文件資料，包括前期文件、施工過程文件、竣工驗(yàn)收文件等，確保檔案資料全面、系統(tǒng)，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則文件資料的內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，簽字蓋章齊全，語言表述清晰規(guī)范，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。4.及時(shí)性原則各部門和參建單位應(yīng)及時(shí)整理、歸檔施工檔案，確保檔案資料的形成與工程建設(shè)進(jìn)度同步，避免積壓和延誤。5.保密性原則對于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密以及工程建設(shè)相關(guān)的敏感信息，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善施工檔案管理辦法及相關(guān)制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各部門和參建單位的施工檔案管理工作，提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。3.參與重要工程項(xiàng)目檔案管理工作的策劃和指導(dǎo)，對檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。4.負(fù)責(zé)接收、整理、保管公司工程項(xiàng)目的施工檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，確保檔案的安全和有效利用。5.按照國家和地方有關(guān)規(guī)定，組織或協(xié)助組織工程項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成的施工檔案資料的收集、整理、歸檔工作，并對檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性負(fù)責(zé)。2.督促、檢查參建單位的施工檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。3.在項(xiàng)目建設(shè)過程中，及時(shí)向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的文件資料，并配合檔案管理部門做好檔案的整理、審核等工作。4.參與工程項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作，提供相關(guān)資料和情況說明。（三）施工單位職責(zé)1.建立健全本單位施工檔案管理體系，配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位施工檔案的收集、整理、歸檔工作。2.按照工程建設(shè)合同要求和檔案管理規(guī)定，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、整理施工過程中形成的各類文件資料，確保檔案資料真實(shí)、完整、有效。3.在工程建設(shè)過程中，接受建設(shè)單位和監(jiān)理單位的檔案管理監(jiān)督檢查，對存在的問題及時(shí)整改。4.在工程竣工驗(yàn)收前，將整理好的施工檔案移交建設(shè)單位，并配合做好檔案驗(yàn)收工作。（四）監(jiān)理單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)對施工單位的施工檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，審核施工單位報(bào)送的檔案資料，確保檔案資料符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.收集、整理監(jiān)理過程中形成的文件資料，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會議紀(jì)要、工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等，并及時(shí)歸檔。3.協(xié)助建設(shè)單位做好施工檔案的驗(yàn)收工作，提供監(jiān)理過程中的相關(guān)資料和意見。（五）設(shè)計(jì)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)提供工程設(shè)計(jì)文件及相關(guān)變更資料，并對其準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。2.配合建設(shè)單位和施工單位做好工程設(shè)計(jì)文件的交底和解釋工作，及時(shí)解決施工過程中涉及設(shè)計(jì)方面的問題。3.參與工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作，對涉及設(shè)計(jì)變更等相關(guān)檔案資料進(jìn)行審核。三、施工檔案的分類與歸檔范圍（一）分類施工檔案按照工程建設(shè)階段和文件性質(zhì)分為以下幾類：1.工程前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.施工技術(shù)文件涵蓋施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、圖紙會審記錄、工程變更通知、施工日志、技術(shù)核定單等。3.工程質(zhì)量控制文件如原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)檢測報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄等。4.工程安全與功能檢驗(yàn)資料及主要功能抽查記錄包括建筑物沉降觀測記錄、建筑物垂直度、標(biāo)高、全高測量記錄、建筑物防雷接地電阻測試記錄、電氣絕緣電阻測試記錄、通風(fēng)與空調(diào)系統(tǒng)試運(yùn)行記錄等。5.施工過程記錄文件如工程進(jìn)度計(jì)劃、工程進(jìn)度月報(bào)、工程協(xié)調(diào)會議紀(jì)要、工程照片及影像資料等。6.竣工驗(yàn)收文件包含工程竣工驗(yàn)收報(bào)告、工程竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書、工程竣工圖等。（二）歸檔范圍1.上述各類文件資料中，凡與工程建設(shè)直接相關(guān)、具有保存價(jià)值的均應(yīng)歸檔。2.對于工程建設(shè)過程中形成的電子文件，如電子圖紙、電子文檔、電子表格等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和歸檔，確保電子檔案的可讀性和可利用性。3.工程建設(shè)過程中與外部單位往來的重要文件，如合同協(xié)議、函件、會議紀(jì)要等，也應(yīng)歸檔保存。四、施工檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門和參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)施工檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料書寫或打印。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行有效的備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。4.在工程建設(shè)過程中，各部門和參建單位應(yīng)及時(shí)收集各自工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的文件資料，不得積壓或遺漏。對于重要文件資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記和標(biāo)識，便于管理和查找。（二）整理要求1.施工檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)分類，同一類別的文件資料應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。2.每份文件資料應(yīng)編制清晰、準(zhǔn)確的標(biāo)題，并填寫卷內(nèi)目錄，注明文件編號、責(zé)任者、日期、頁次等信息。3.對于圖紙資料，應(yīng)折疊成A4幅面，并在右下角加蓋竣工圖章，注明竣工圖號、編制日期、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制人等信息。竣工圖應(yīng)與工程實(shí)際相符，如有變更，應(yīng)在竣工圖上清晰標(biāo)注變更內(nèi)容，并附變更通知單等相關(guān)資料。4.電子文件應(yīng)按照分類要求進(jìn)行命名和存儲，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的組織有序、便于檢索。同時(shí)，應(yīng)建立電子文件與紙質(zhì)文件的對應(yīng)關(guān)系，通過電子目錄或索引等方式實(shí)現(xiàn)快速查找。5.施工檔案應(yīng)裝訂成冊，采用線裝或膠裝方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。對于幅面較大的圖紙或圖表，可采用卷盒或卷夾進(jìn)行保管，但應(yīng)在卷盒或卷夾上注明相關(guān)信息。五、施工檔案的歸檔與移交（一）歸檔程序1.各部門和參建單位在完成文件資料的收集和整理后，應(yīng)定期向公司檔案管理部門移交施工檔案。移交前，應(yīng)進(jìn)行自查自糾，確保檔案資料符合歸檔要求。2.檔案管理部門在收到移交的施工檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，對不符合要求的檔案資料，應(yīng)及時(shí)退回移交單位，并要求其補(bǔ)充或整改。3.經(jīng)核對無誤的施工檔案，由檔案管理部門進(jìn)行登記造冊，納入公司檔案管理系統(tǒng)，并按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行分類存放。（二）移交時(shí)間1.施工單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收前，將整理好的施工檔案移交建設(shè)單位。2.監(jiān)理單位應(yīng)在監(jiān)理工作結(jié)束后，及時(shí)將監(jiān)理檔案移交建設(shè)單位。3.項(xiàng)目建設(shè)部門應(yīng)在項(xiàng)目竣工后，將本部門形成的與項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)的文件資料整理歸檔后移交公司檔案管理部門。（三）移交內(nèi)容1.施工單位移交的施工檔案應(yīng)包括全套施工技術(shù)文件、工程質(zhì)量控制文件、工程安全與功能檢驗(yàn)資料及主要功能抽查記錄、施工過程記錄文件、竣工驗(yàn)收文件等，以及相應(yīng)的電子檔案。2.監(jiān)理單位移交的監(jiān)理檔案應(yīng)包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會議紀(jì)要、工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、監(jiān)理工作總結(jié)等相關(guān)文件資料及電子檔案。3.項(xiàng)目建設(shè)部門移交的文件資料應(yīng)包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類管理文件、與參建單位往來的重要文件等及電子檔案。六、施工檔案的保管與利用（一）保管要求1.公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保施工檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.施工檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分別標(biāo)識，便于查找和管理。對于重要的、具有長期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如進(jìn)行數(shù)字化備份、異地存儲等。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。對于破損、褪色或字跡模糊的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。（二）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱施工檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對查閱申請進(jìn)行審核，對于符合規(guī)定的申請，應(yīng)提供必要的協(xié)助和服務(wù)，安排專人負(fù)責(zé)查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。3.查閱施工檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)遵守檔案庫房管理制度，愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密以及工程建設(shè)相關(guān)敏感信息的施工檔案，查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批，查閱人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，確保信息安全。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫房或泄露給無關(guān)人員。5.外單位因工作需要查閱公司施工檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，應(yīng)有公司檔案管理人員陪同，查閱范圍和方式應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的內(nèi)容執(zhí)行。七、施工檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則施工檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果客觀、公正、合理。（二）鑒定組織成立由公司檔案管理部門、項(xiàng)目建設(shè)部門、相關(guān)技術(shù)專家等組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)施工檔案的鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.對施工檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審查，檢查檔案資料是否齊全、真實(shí)、規(guī)范，是否能夠全面反映工程建設(shè)的實(shí)際情況。2.根據(jù)國家和地方有關(guān)規(guī)定以及公司檔案管理的實(shí)際需要，確定檔案的保管期限，區(qū)分永久、長期、短期保存的檔案。3.對已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，進(jìn)行鑒定并提出銷毀意見。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對庫存施工檔案進(jìn)行清理，初步篩選出可能需要鑒定的檔案清單，并提交給檔案鑒定小組。2.檔案鑒定小組對提交的檔案進(jìn)行逐一審查，查閱檔案內(nèi)容，結(jié)合工程實(shí)際情況和公司檔案管