第2章

項(xiàng)目管理環(huán)境學(xué)習(xí)目標(biāo)（1）掌握項(xiàng)目生命周期的含義及其特征。（2）了解項(xiàng)目管理的五個(gè)過程及其與項(xiàng)目生命周期的關(guān)系。（3）掌握項(xiàng)且組織的類型及各類組織形式的特點(diǎn)和應(yīng)用范圍。第2章項(xiàng)目管理環(huán)境2.1項(xiàng)目的生命周期2.2項(xiàng)目的組織2.3項(xiàng)目運(yùn)行的內(nèi)外部環(huán)境2.1項(xiàng)目的生命周期 2.1.1項(xiàng)目生命周期的含義及特征2.1.2項(xiàng)目管理的過程2.1.3項(xiàng)目生命周期與項(xiàng)目各管理過程的關(guān)系2.1.1項(xiàng)目生命周期的含義及特征1.項(xiàng)目生命周期的含義美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)發(fā)布的項(xiàng)目管理知識(shí)體系(PMBOK)認(rèn)為：為有效進(jìn)行項(xiàng)目管理控制，將項(xiàng)目分成若干階段，這些階段合在一起稱為項(xiàng)目生命周期，它是項(xiàng)目從啟動(dòng)到收尾所經(jīng)歷的一系列階段。清華大學(xué)的池仁勇教授認(rèn)為：項(xiàng)目生命周期是指一個(gè)項(xiàng)目的開始與結(jié)束。山東大學(xué)的丁榮貴教授認(rèn)為：項(xiàng)目生命周期就是由完成項(xiàng)目需要經(jīng)過的若干個(gè)不同階段或過程組成的總體?？梢?，項(xiàng)目的生命周期是對(duì)項(xiàng)目從開始到結(jié)束進(jìn)行的階段劃分，目的是為了更好地進(jìn)行管理。2.1.1項(xiàng)目生命周期的含義及特征2.項(xiàng)目生命周期的一般劃分及其特征一個(gè)具體的項(xiàng)目可以根據(jù)項(xiàng)目所屬專業(yè)領(lǐng)域的特殊性和項(xiàng)目的工作內(nèi)容等因素劃分成不同的項(xiàng)目階段。但對(duì)于一般意義上的項(xiàng)目來(lái)說，項(xiàng)目生命周期都有四個(gè)階段：?jiǎn)?dòng)項(xiàng)目階段、組織與準(zhǔn)備階段、執(zhí)行項(xiàng)目工作階段和結(jié)束項(xiàng)目階段。項(xiàng)目在開始階段對(duì)費(fèi)用和勞動(dòng)力的需求比較少，隨著項(xiàng)目進(jìn)展的深入，項(xiàng)目投入的資源會(huì)越來(lái)越多，到項(xiàng)目結(jié)束的時(shí)候又會(huì)劇烈減少。在項(xiàng)目開始階段，成功完成項(xiàng)目的概率很低，風(fēng)險(xiǎn)和不確定性很高，隨著項(xiàng)目的發(fā)展，完成的概率越來(lái)越高，直到最后完全確定。在項(xiàng)目開始階段，項(xiàng)目利益相關(guān)者對(duì)產(chǎn)品的最終質(zhì)量和需求的影響力很大，隨著項(xiàng)目的進(jìn)行，影響力逐漸減弱。項(xiàng)目生命周期的劃分是十分重要的，它不僅是為了方便地管理項(xiàng)目，能夠有效控制項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)，還能夠起到支持項(xiàng)目商務(wù)方面的作用。2.1.1項(xiàng)目生命周期的含義及特征3.不同專業(yè)部門對(duì)項(xiàng)目生命周期的劃分完成一個(gè)項(xiàng)目有時(shí)可以采取不同的生命周期劃分方式，對(duì)于不同行業(yè)的項(xiàng)目采取的生命周期劃分方式也會(huì)不同。下表為不同專業(yè)部門對(duì)項(xiàng)目生命周期的劃分。2.1.1項(xiàng)目生命周期的含義及特征4.項(xiàng)目生命周期的內(nèi)容描述項(xiàng)目生命周期的時(shí)候，需要明確以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：（1）項(xiàng)目的時(shí)限（時(shí)間點(diǎn)）。包括一個(gè)項(xiàng)目的起點(diǎn)和終點(diǎn)，以及一個(gè)項(xiàng)目各個(gè)階段的起點(diǎn)和終點(diǎn)。（2）項(xiàng)目的階段。包括一個(gè)具體項(xiàng)目主要階段的劃分和各個(gè)主要階段中具體階段的劃分，這種階段劃分將一個(gè)項(xiàng)目分解成一系列前后接續(xù)，并且便于管理的項(xiàng)目階段。（3）項(xiàng)目的任務(wù)。包括項(xiàng)目各個(gè)階段的主要任務(wù)和項(xiàng)目各階段主要任務(wù)中的主要活動(dòng)等。（4）項(xiàng)目的成果。項(xiàng)目生命周期同時(shí)還需要明確給出項(xiàng)目各階段的可交付成果。2.1.2項(xiàng)目管理的過程1.項(xiàng)目管理的五個(gè)過程一般而言，項(xiàng)目管理過程是由五種不同項(xiàng)目管理的具體過程所構(gòu)成。啟動(dòng)過程計(jì)劃過程執(zhí)行過程控制過程收尾過程一個(gè)項(xiàng)目的實(shí)現(xiàn)過程中，即項(xiàng)目生命周期的任何一個(gè)階段，都需要開展上述項(xiàng)目管理過程循環(huán)中的各項(xiàng)管理活動(dòng)，因此，項(xiàng)目管理過程的五個(gè)具體過程是在項(xiàng)目階段中不斷地循環(huán)發(fā)生的。2.1.2項(xiàng)目管理的過程2.項(xiàng)目管理五個(gè)過程之間的關(guān)系一個(gè)項(xiàng)目管理過程循環(huán)中各個(gè)具體過程之間的關(guān)系，在時(shí)間上也并不完全是一個(gè)過程完成后另一個(gè)過程才能夠開始的關(guān)系，而實(shí)際上，各個(gè)具體過程在時(shí)間上會(huì)有不同程度的交叉和重疊。啟動(dòng)過程最先開始，但在其尚未完成之時(shí)，計(jì)劃過程就已經(jīng)開始了?？刂七^程在計(jì)劃過程之后開始，但它的開始先于執(zhí)行過程，因?yàn)榭刂七^程中有很大一部分管理工作屬于事前控制工作，因此，它必須預(yù)先開始并在執(zhí)行過程完成之后完成。收尾過程在執(zhí)行過程尚未完成之前就已開始，這意味著結(jié)束工作中涉及許多文檔準(zhǔn)備的工作可以提前開始，在執(zhí)行過程完成以后所開展的結(jié)束過程工作就只剩下移交性工作了。2.1.3項(xiàng)目生命周期與項(xiàng)目各管理過程的關(guān)系項(xiàng)目管理中的管理過程與項(xiàng)目的生命周期中的階段是有區(qū)別的，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：(1)項(xiàng)目的階段是由項(xiàng)目成果的特性決定的。不同應(yīng)用領(lǐng)域的項(xiàng)目階段劃分方法不同，階段數(shù)目也不同。而上述五個(gè)過程是管理過程，與應(yīng)用領(lǐng)域無(wú)關(guān)。(2)項(xiàng)目的階段都是一次性的，不能重復(fù)多次。而上述計(jì)劃、執(zhí)行和控制三個(gè)核心過程，可以而且必須重復(fù)多次。(3)圖2-7中執(zhí)行和控制過程之間的兩條箭線表示了它們之間的成果雙向交接和依賴關(guān)系，而非階段之間的單向交接關(guān)系。2.2項(xiàng)目的組織 2.2.1職能式組織2.2.2項(xiàng)目式組織2.2.3矩陣式組織2.2.4項(xiàng)目組織形式的選擇2.2.1職能式組織層次化的職能式組織結(jié)構(gòu)是最普遍的組織形式。它是一個(gè)金字塔的結(jié)構(gòu)，高層管理者位于金字塔的頂部，中層和低層管理者則沿著塔頂向下分布。職能式組織形式是指企業(yè)按職能以及職能的相似性來(lái)劃分部門。如一般企業(yè)要生產(chǎn)市場(chǎng)需要的產(chǎn)品必須具有計(jì)劃、采購(gòu)、生產(chǎn)、營(yíng)銷、財(cái)務(wù)、人事等職能，那么企業(yè)在設(shè)置組織部門時(shí)，按照職能的相似性將所有計(jì)劃工作及相應(yīng)人員歸為計(jì)劃部門，將從事營(yíng)銷的人員劃歸營(yíng)銷部門，等等。2.2.1職能式組織1.職能式組織的優(yōu)點(diǎn)有利于企業(yè)技術(shù)水平的提升。資源利用的靈活性與低成本。有利于從整體協(xié)調(diào)企業(yè)活動(dòng)。2.職能式組織的缺點(diǎn)協(xié)調(diào)的難度大。項(xiàng)目組成員責(zé)任淡化。2.2.2項(xiàng)目式組織與職能式組織結(jié)構(gòu)截然相反的是項(xiàng)目式組織結(jié)構(gòu)，它把項(xiàng)目從公司組織中分離出來(lái)作為獨(dú)立的單元，有其自己的技術(shù)人員和管理人員。它按項(xiàng)目來(lái)劃歸所有的資源，即每個(gè)項(xiàng)目都有完成項(xiàng)目任務(wù)所必需的所有資源，每個(gè)項(xiàng)目實(shí)施組織有明確的項(xiàng)目經(jīng)理，對(duì)上直接接受企業(yè)主管或大項(xiàng)目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)下負(fù)責(zé)本項(xiàng)目資源的運(yùn)用以完成項(xiàng)目任務(wù)。2.2.2項(xiàng)目式組織1.項(xiàng)目式組織的優(yōu)點(diǎn)目標(biāo)明確，便于統(tǒng)一指揮。有利于項(xiàng)目控制。有利于全面型人才的成長(zhǎng)。2.項(xiàng)目式組織的缺點(diǎn)機(jī)構(gòu)重復(fù)及資源閑置。不利于企業(yè)專業(yè)技術(shù)水平的提高。不穩(wěn)定性。2.2.3矩陣式組織當(dāng)很多項(xiàng)目對(duì)有限資源的競(jìng)爭(zhēng)引起對(duì)職能部門的資源的廣泛需求時(shí)，矩陣式組織形式就是一個(gè)有效的組織形式。傳統(tǒng)的職能組織在這種情況下無(wú)法適應(yīng)的主要原因是職能組織無(wú)力對(duì)包含大量職能之間相互影響的工作任務(wù)提供集中、持續(xù)和綜合的關(guān)注與協(xié)調(diào)。在矩陣組織中，項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目活動(dòng)的內(nèi)容和時(shí)間方面對(duì)職能部門行使權(quán)力，而各職能部門負(fù)責(zé)人決定“如何”支持。每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理要直接向最高管理層負(fù)責(zé)，并由最高管理層授權(quán)。職能部門則從另一方面來(lái)控制，對(duì)各種資源作出合理的分配和有效的控制調(diào)度。職能部門負(fù)責(zé)人既要對(duì)其直線上司負(fù)責(zé)，也要對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)。2.2.3矩陣式組織1.矩陣式組織的基本原則(1)必須有一個(gè)人對(duì)項(xiàng)目花費(fèi)全部的時(shí)間和精力，有明確的責(zé)任制，這個(gè)人通常為項(xiàng)目經(jīng)理。(2)必須同時(shí)存在縱向和橫向兩條通信渠道。(3)要從組織上保證有迅速、有效的辦法來(lái)解決矛盾。(4)無(wú)論是項(xiàng)目經(jīng)理之間，還是項(xiàng)目經(jīng)理與職能部門負(fù)責(zé)人之間，都要有確切的通信渠道和自由交流的機(jī)會(huì)。(5)各個(gè)經(jīng)理都必須服從統(tǒng)一的計(jì)劃。(6)無(wú)論是縱向或橫向的經(jīng)理(或負(fù)責(zé)人)，都要為合理利用資源而進(jìn)行談判和磋商。(7)必須將項(xiàng)目作為一個(gè)獨(dú)立的實(shí)體來(lái)運(yùn)行。2.2.3矩陣式組織2.矩陣式組織的形式(1)弱矩陣式。弱矩陣式組織結(jié)構(gòu)具有職能式組織形式的主要特征，但是為了更好地實(shí)施項(xiàng)目，建立了相對(duì)明確的項(xiàng)目實(shí)施組織。(2)平衡矩陣式。平衡矩陣式組織形式是為了加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目的管理而對(duì)弱矩陣式組織形式的改進(jìn)。(3)強(qiáng)矩陣式。每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目需要向職能部門借用資源。各項(xiàng)目是一個(gè)臨時(shí)性組織，一旦項(xiàng)目任務(wù)完成后就解散，各專業(yè)人員又回到各職能部門執(zhí)行其他任務(wù)。項(xiàng)目經(jīng)理向項(xiàng)目管理部門經(jīng)理或總經(jīng)理負(fù)責(zé)。他領(lǐng)導(dǎo)本項(xiàng)目?jī)?nèi)的一切人員，通過項(xiàng)目管理職能，協(xié)調(diào)各職能部門派來(lái)的人員以完成項(xiàng)目任務(wù)。2.2.3矩陣式組織3.矩陣式組織的優(yōu)點(diǎn)(1)強(qiáng)調(diào)了項(xiàng)目組織是所有有關(guān)項(xiàng)目活動(dòng)的焦點(diǎn)。(2)項(xiàng)目經(jīng)理?yè)碛袑?duì)撥給的人力、資金等資源的最大控制權(quán)，每個(gè)項(xiàng)目都可以獨(dú)立地制定自己的策略和方法。(3)職能組織中專家的儲(chǔ)備提供了人力利用的靈活性，對(duì)所有計(jì)劃可按需要的相對(duì)重要性分配專門人才。(4)由于交流渠道的建立和決策點(diǎn)的集中，對(duì)環(huán)境的變化以及項(xiàng)目的需要能迅速地做出反應(yīng)。2.2.3矩陣式組織3.矩陣式組織的優(yōu)點(diǎn)(5)當(dāng)指定的項(xiàng)目不再需要時(shí)，項(xiàng)目人員有其職能歸宿，大都返回原來(lái)的職能部門。他們對(duì)于項(xiàng)目完成后的獎(jiǎng)勵(lì)與鑒定有較高的敏感度，項(xiàng)目也為個(gè)人指出了職業(yè)的努力方向。(6)由于關(guān)鍵技術(shù)人員能夠?yàn)楦鱾€(gè)項(xiàng)目所共用，因此充分利用了人才資源，使項(xiàng)目費(fèi)用降低，且有利于項(xiàng)目人員自身的成長(zhǎng)和個(gè)人能力的提高。(7)矛盾最少，并能通過組織體系較容易地解決。(8)通過內(nèi)部檢查和平衡，以及項(xiàng)目組織與職能組織間的經(jīng)常性的協(xié)商，可使時(shí)間、費(fèi)用以及運(yùn)行得到較好的平衡。2.2.3矩陣式組織3.矩陣式組織的缺點(diǎn)(1)職能式組織與項(xiàng)目式組織間的平衡需要持續(xù)地進(jìn)行監(jiān)控，以防止雙方之間產(chǎn)生不利的影響。(2)在開始制定政策和方法時(shí)，需要花費(fèi)較多的時(shí)間和勞動(dòng)量。(3)每個(gè)項(xiàng)目是獨(dú)立進(jìn)行的，容易產(chǎn)生重復(fù)性勞動(dòng)。(4)對(duì)時(shí)間、費(fèi)用以及運(yùn)行參數(shù)的平衡必須加以監(jiān)控，以保證不因時(shí)間和費(fèi)用而忽視技術(shù)運(yùn)行。2.2.4項(xiàng)目組織形式的選擇項(xiàng)目組織形式的選擇就是要解決項(xiàng)目實(shí)施與公司日常業(yè)務(wù)的關(guān)系問題。如何選擇合適的項(xiàng)目組織形式是非常困難的.一方面，衡量選擇的標(biāo)準(zhǔn)、影響項(xiàng)目成功的因素有很多，即使采用同一組織形式也可能有截然不同的結(jié)果.另一方面項(xiàng)目的內(nèi)外環(huán)境的復(fù)雜性以及每種組織形式具有不同的優(yōu)缺點(diǎn)，使得幾乎沒有普遍接受、步驟明確的方法來(lái)告訴人們?cè)鯓記Q定需要什么類型的組織形式。選擇項(xiàng)目組織形式需要項(xiàng)目管理者具有豐富的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)等。2.3項(xiàng)目運(yùn)行的內(nèi)外部環(huán)境 2.3.1事業(yè)環(huán)境因素2.3.2組織過程資產(chǎn)2.3項(xiàng)目運(yùn)行的內(nèi)外部環(huán)境項(xiàng)目處于社會(huì)這個(gè)大環(huán)境中，項(xiàng)目的管理必然會(huì)受到各種環(huán)境因素的影響，項(xiàng)目管理人員必須對(duì)此有比較清醒的認(rèn)識(shí)。項(xiàng)目所處的環(huán)境可能對(duì)項(xiàng)目的開展產(chǎn)生有利或不利的影響。這些影響的兩大主要來(lái)源為事業(yè)環(huán)境因素和組織過程資產(chǎn)。2.3.1事業(yè)環(huán)境因素事業(yè)環(huán)境因素是指項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)不能控制的，將對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生影響、限制或指令作用的各種條件。這些條件可能來(lái)自組織的內(nèi)部和（或）外部。1.組織內(nèi)部的事業(yè)環(huán)境因素2.組織外部的事業(yè)環(huán)境因素2.3.2組織過程資產(chǎn)組織過程資產(chǎn)是執(zhí)行組織所特有并使用的計(jì)劃、過程、政策、程序和知識(shí)庫(kù)，會(huì)影響對(duì)具體項(xiàng)目的管理。1.過程、政策和程序2.組織知識(shí)庫(kù)本章小結(jié)為了便于設(shè)定階段性目標(biāo)、提高項(xiàng)目的管理控制水平，項(xiàng)目的執(zhí)行組織通常會(huì)把一個(gè)項(xiàng)目分解成