建檔管理辦法修訂一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織的檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特修訂本建檔管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全公司/組織的檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和統(tǒng)計(jì)公司/組織的各類檔案，建立健全檔案檢索體系。3.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。4.對(duì)公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。5.開發(fā)利用檔案信息資源，為公司/組織的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營等工作提供檔案信息服務(wù)。（二）各部門檔案管理人員各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門的檔案管理工作，其職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、借閱等利用工作。4.接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，不斷提高自身的檔案管理水平。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司/組織的檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織的各類行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋公司/組織各業(yè)務(wù)部門在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動(dòng)中形成的文件材料，如市場營銷文件、財(cái)務(wù)管理文件、項(xiàng)目管理文件等。3.生產(chǎn)技術(shù)類：主要涉及公司/組織的生產(chǎn)工藝、技術(shù)研發(fā)、設(shè)備管理等方面的檔案，包括技術(shù)圖紙、工藝文件、設(shè)備檔案等。4.基本建設(shè)類：用于記錄公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過程的文件材料，如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工決算等。5.會(huì)計(jì)檔案類：按照國家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，對(duì)公司/組織的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等進(jìn)行分類整理和保管。6.聲像檔案類：包括公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。7.電子檔案類：存儲(chǔ)在電子介質(zhì)上的各類文件材料，如電子文檔、數(shù)據(jù)庫、電子郵件等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和檢索，對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用層次編碼法，具體規(guī)則如下：1.一級(jí)代碼：用大寫英文字母表示檔案類別，如“A”代表行政管理類，“B”代表業(yè)務(wù)管理類，“C”代表生產(chǎn)技術(shù)類，“D”代表基本建設(shè)類，“E”代表會(huì)計(jì)檔案類，“F”代表聲像檔案類，“G”代表電子檔案類。2.二級(jí)代碼：用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示該類檔案下的一級(jí)類目，如“A01”表示行政文件，“A02”表示會(huì)議紀(jì)要等。3.三級(jí)代碼：用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示該一級(jí)類目下的二級(jí)類目，依此類推。4.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性，一個(gè)編號(hào)對(duì)應(yīng)一份檔案。編號(hào)一經(jīng)確定，不得隨意更改。如確需更改，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并在檔案目錄及相關(guān)檢索工具中注明更改情況。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照本辦法規(guī)定的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，全面收集本部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。具體收集范圍如下：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本部門工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本部門形成的各類工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、合同、協(xié)議、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本部門召開會(huì)議的會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等文件材料。4.本部門開展業(yè)務(wù)活動(dòng)的各類文件材料，如市場調(diào)研資料、客戶信息、業(yè)務(wù)合同、招投標(biāo)文件等。5.本部門人員的人事檔案材料，包括入職登記表、履歷表、考核材料、獎(jiǎng)懲記錄、工資變動(dòng)表等。6.本部門固定資產(chǎn)的購置、使用、維護(hù)等方面的文件材料，如設(shè)備采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、維修記錄等。7.本部門參與或組織的各類培訓(xùn)、講座、活動(dòng)的文件材料，如培訓(xùn)計(jì)劃、教材、學(xué)員名單、活動(dòng)照片等。8.本部門形成的聲像資料，如工作照片、視頻資料、錄音文件等。9.其他與本部門工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件保持一致。3.收集的聲像資料應(yīng)主題明確，圖像清晰，聲音清楚，能夠準(zhǔn)確反映公司/組織的工作活動(dòng)和歷史面貌。同時(shí)，應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等相關(guān)信息。4.各部門應(yīng)定期將收集到的文件材料進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，并及時(shí)移交至檔案管理部門。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循以下原則：1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，按照重要程度和保存期限進(jìn)行分類整理。3.便于保管和利用，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（四）整理方法1.紙質(zhì)檔案的整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作。編目應(yīng)包括檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、密級(jí)等項(xiàng)目，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。2.電子檔案的整理：對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫。電子文件應(yīng)按照其形成時(shí)間、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類命名，并確保文件名的規(guī)范性和唯一性。同時(shí)，應(yīng)建立電子文件的元數(shù)據(jù)信息，包括文件的格式、大小、來源、形成時(shí)間、保管期限等，以便于檢索和利用。3.聲像檔案的整理：對(duì)聲像資料進(jìn)行分類整理，按照其內(nèi)容主題、時(shí)間順序等進(jìn)行編號(hào)，并編制詳細(xì)的目錄。聲像資料應(yīng)配以文字說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等相關(guān)信息。同時(shí)，應(yīng)將聲像資料存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并進(jìn)行備份。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)存儲(chǔ)在光盤、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行分類存放。同時(shí)，應(yīng)建立聲像檔案的索引目錄，便于查找和利用。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織發(fā)展具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司/組織的重大決策、重要會(huì)議記錄、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重要人事任免文件等。2.長期保管的檔案：凡是在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。如公司/組織的一般性業(yè)務(wù)文件、項(xiàng)目檔案、設(shè)備檔案等。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如公司/組織的臨時(shí)性文件、一般性報(bào)表等。檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的保管期限合理、準(zhǔn)確。（四）檔案清查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。清查工作應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.核對(duì)檔案的數(shù)量，檢查檔案是否齊全完整，有無丟失、損毀等情況。2.檢查檔案的整理質(zhì)量，包括分類是否準(zhǔn)確、編號(hào)是否規(guī)范、編目是否清晰等。3.檢查檔案的保管狀況，包括庫房環(huán)境是否符合要求、檔案存放是否整齊有序、存儲(chǔ)介質(zhì)是否安全可靠等。4.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并做好記錄。清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，上報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循以下原則：1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度進(jìn)行檔案利用工作。2.服務(wù)為本原則：以滿足公司/組織各項(xiàng)工作的需要為出發(fā)點(diǎn)，積極提供檔案信息服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)確保檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失。同時(shí)，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的檔案供查閱人員查閱，并做好查閱記錄。查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自復(fù)制檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。3.出具證明：公司/組織外部單位或個(gè)人因工作需要要求出具檔案證明的，應(yīng)提供相關(guān)單位的介紹信或證明材料，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容出具檔案證明。檔案證明應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，并注明用途和有效期限。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容應(yīng)包括利用日期、利用部門、利用人員、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、歸還日期等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員參加。鑒定小組應(yīng)按照檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。（二）銷毀程序1.對(duì)鑒定后確定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的名稱、文號(hào)、責(zé)任者、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎