收到保函管理辦法一、總則（一）目的為加強公司收到保函的管理，規(guī)范保函的接收、審查、保管、使用及注銷等流程，有效防范風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在經(jīng)營活動中收到的各類保函，包括但不限于銀行保函、商業(yè)保函等。（三）基本原則1.合法性原則：保函的接收、管理及使用應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.審慎性原則：對收到的保函進行嚴(yán)格審查，充分評估保函的風(fēng)險和有效性。3.保密性原則：妥善保管保函相關(guān)信息，防止信息泄露。4.規(guī)范操作原則：明確各環(huán)節(jié)的操作流程和職責(zé)，確保保函管理工作規(guī)范有序。二、職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)與合作方溝通協(xié)調(diào)保函事宜，確保保函的及時、準(zhǔn)確送達。2.對收到的保函進行初步審查，核實保函內(nèi)容與業(yè)務(wù)合同的一致性。3.將收到的保函及時移交至風(fēng)險管理部門，并提供相關(guān)業(yè)務(wù)背景資料。（二）風(fēng)險管理部門1.負(fù)責(zé)對保函進行全面審查，評估保函的風(fēng)險狀況，提出審查意見。2.建立保函管理臺賬，對保函的接收、審查、保管、使用及注銷等情況進行詳細(xì)記錄。3.定期對保函管理情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（三）財務(wù)部門1.根據(jù)風(fēng)險管理部門的審查意見，負(fù)責(zé)保函保證金的收付管理。2.在保函到期或履行完畢后，按照規(guī)定辦理保證金的退還手續(xù)。（四）檔案管理部門負(fù)責(zé)保函原件及相關(guān)資料的歸檔保管，確保檔案的完整性和安全性。三、保函的接收（一）接收流程1.業(yè)務(wù)部門收到合作方提交的保函后，應(yīng)及時核對保函的格式、內(nèi)容是否完整、清晰。2.檢查保函的開具銀行或機構(gòu)是否具備合法資質(zhì)，保函的有效期、金額、擔(dān)保范圍等是否符合業(yè)務(wù)合同的要求。3.如發(fā)現(xiàn)保函存在問題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合作方溝通，要求其進行修改或補充。（二）接收記錄業(yè)務(wù)部門在收到保函后，應(yīng)填寫《保函接收登記表》，詳細(xì)記錄保函的編號、開具銀行、金額、有效期、擔(dān)保事項、業(yè)務(wù)合同編號等信息，并由接收人簽字確認(rèn)。四、保函的審查（一）審查內(nèi)容1.合法性審查：核實保函的開具是否符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，保函的內(nèi)容是否合法有效。2.有效性審查：檢查保函的格式是否規(guī)范，要素是否齊全，簽字、蓋章是否完整；保函的有效期是否合理，是否在業(yè)務(wù)合同履行期限內(nèi)；保函的金額是否足以覆蓋業(yè)務(wù)風(fēng)險。3.風(fēng)險評估：分析保函的風(fēng)險狀況，評估保函的可靠性和可執(zhí)行性。如保函的開具銀行或機構(gòu)的信用狀況、財務(wù)實力等。（二）審查流程1.業(yè)務(wù)部門將收到的保函及相關(guān)業(yè)務(wù)背景資料移交至風(fēng)險管理部門。2.風(fēng)險管理部門收到保函后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審查工作，并出具《保函審查意見書》。3.《保函審查意見書》應(yīng)明確保函是否通過審查，如存在問題，應(yīng)提出具體的整改意見和建議。五、保函的保管（一）保管方式1.保函原件由檔案管理部門負(fù)責(zé)歸檔保管，應(yīng)建立專門的保函檔案庫，確保保函的安全存放。2.檔案管理部門應(yīng)對保函檔案進行分類、編號，便于查詢和管理。（二）保管期限保函的保管期限應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)合同的履行情況確定，一般為自保函到期或履行完畢之日起[X]年。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱保函檔案的，應(yīng)填寫《保函檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照查閱申請表的內(nèi)容提供查閱服務(wù)，查閱人不得擅自復(fù)印、拍照或帶出保函原件。六、保函的使用（一）使用條件1.只有在業(yè)務(wù)合同約定的條件成就時，方可按照規(guī)定使用保函。2.使用保函前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《保函使用申請表》，詳細(xì)說明使用保函的原因、金額、支付對象等信息，并附相關(guān)證明材料。（二）使用流程1.《保函使用申請表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、風(fēng)險管理部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人及公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理保函的使用手續(xù)。2.財務(wù)部門根據(jù)審批后的《保函使用申請表》，辦理保函保證金的支付或保函的交付手續(xù)。3.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)將保函原件或相關(guān)資料提交給合作方或相關(guān)機構(gòu)，并跟蹤保函的使用情況。七、保函的注銷（一）注銷條件1.保函有效期屆滿，且業(yè)務(wù)合同已履行完畢。2.業(yè)務(wù)合同提前終止，保函已無需繼續(xù)使用。3.保函已全額賠付或已被全部履行。（二）注銷流程1.業(yè)務(wù)部門在保函符合注銷條件后，應(yīng)填寫《保函注銷申請表》，詳細(xì)說明保函的基本情況及注銷原因，并附相關(guān)證明材料。2.《保函注銷申請表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、風(fēng)險管理部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人及公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門辦理保函的注銷手續(xù)。3.檔案管理部門在注銷保函后，應(yīng)在保函管理臺賬中進行記錄，并將保函原件及相關(guān)資料進行封存保管，以備后續(xù)查閱。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.風(fēng)險管理部門應(yīng)定期對保函管理情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括保函的接收、審查、保管、使用及注銷等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.財務(wù)部門應(yīng)定期核對保函保證金的收付情況，確保保證金的安全和準(zhǔn)確使用。3.檔案管理部門應(yīng)定期對保函檔案進行清查，確保檔案的完整性和安全性。（二）外部審計公司應(yīng)定期接受外部審計機構(gòu)的審計，審計機構(gòu)應(yīng)對公司保函管理情況進行專項審計，檢查公司是否嚴(yán)格執(zhí)行本辦法的規(guī)定。九、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為1.業(yè)務(wù)部門未按照規(guī)定及時接收、審查保函，導(dǎo)致保函存在問題或延誤業(yè)務(wù)處理的。2.風(fēng)險管理部門未認(rèn)真履行審查職責(zé)，對存在風(fēng)險的保函未提出有效防范措施的。3.財務(wù)部門未按照規(guī)定辦理保函保證金的收付管理，導(dǎo)致保證金出現(xiàn)安全問題的。4.檔案管理部門未妥善保管保函檔案，導(dǎo)致檔案丟失或損壞的。5.其他違反本辦法規(guī)定的行為。（二）責(zé)任追究措施1.對于違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)