旅游歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司旅游業(yè)務(wù)相關(guān)資料的管理，確保旅游檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于查詢、利用和追溯，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司組織開展的各類旅游業(yè)務(wù)活動所涉及的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司旅游檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用。2.真實(shí)完整原則旅游檔案應(yīng)如實(shí)反映旅游業(yè)務(wù)活動的全過程，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.分類科學(xué)原則按照旅游業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和檔案的形成規(guī)律，對旅游檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.安全保密原則采取有效措施確保旅游檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、歸檔范圍（一）旅游業(yè)務(wù)規(guī)劃與計劃1.年度旅游業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃2.旅游項目策劃書3.旅游線路設(shè)計方案4.旅游團(tuán)隊接待計劃（二）客戶信息1.客戶基本資料，包括姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、地址等2.客戶旅游需求記錄3.客戶旅游反饋意見（三）供應(yīng)商資料1.旅游供應(yīng)商基本信息，如旅行社、酒店、景區(qū)、交通公司等的營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證等2.合作協(xié)議、合同3.供應(yīng)商服務(wù)評估記錄（四）旅游團(tuán)隊資料1.團(tuán)隊行程安排表2.團(tuán)隊成員名單及相關(guān)信息3.團(tuán)隊費(fèi)用明細(xì)及結(jié)算記錄4.團(tuán)隊導(dǎo)游服務(wù)記錄，包括導(dǎo)游日志、游客評價等（五）旅游活動記錄1.旅游出發(fā)前的準(zhǔn)備工作記錄，如行前說明會記錄、物資準(zhǔn)備清單等2.旅游過程中的照片、視頻、音頻等資料3.旅游活動中的突發(fā)事件處理記錄4.旅游結(jié)束后的總結(jié)報告（六）財務(wù)資料1.旅游業(yè)務(wù)的預(yù)算、決算報告2.費(fèi)用報銷憑證3.財務(wù)審計報告（七）其他相關(guān)資料1.旅游業(yè)務(wù)相關(guān)的市場調(diào)研報告2.行業(yè)動態(tài)信息3.與旅游業(yè)務(wù)有關(guān)的會議紀(jì)要、文件、通知等三、歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門在旅游業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，并及時移交檔案管理部門。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。（二）文件材料的整理1.檔案管理部門對收集的文件材料進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。2.按照旅游業(yè)務(wù)的流程和檔案的形成規(guī)律，將文件材料分為不同的類別，如旅游規(guī)劃類、客戶資料類、團(tuán)隊資料類等。3.對每份文件材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。4.編制文件材料的目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、名稱、日期、來源等信息。（三）文件材料的裝訂1.對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整，使其規(guī)格統(tǒng)一、整齊。2.按照一定的順序?qū)⑽募牧线M(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。（四）電子文件的歸檔1.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、命名、存儲，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.定期對電子文件進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管。四、檔案保管（一）保管期限1.旅游業(yè)務(wù)規(guī)劃與計劃、財務(wù)資料等重要檔案保管期限為永久。2.客戶信息、供應(yīng)商資料、團(tuán)隊資料等檔案保管期限為[X]年。3.旅游活動記錄等檔案保管期限為[X]年。（二）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（三）檔案保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常保管工作，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全。2.做好檔案庫房的環(huán)境衛(wèi)生工作，防止檔案受到損壞。3.按照規(guī)定的保管期限對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性。五、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部員工因工作需要可查閱、借閱旅游檔案。外部單位或個人因特殊原因需要查閱、借閱旅游檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位或個人查閱、借閱檔案，應(yīng)提交查閱、借閱申請函，說明查閱、借閱的目的、內(nèi)容等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱、借閱，并做好記錄。（三）利用限制1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱檔案應(yīng)按時歸還，如需延期歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.嚴(yán)禁涂改、偽造、損毀、丟失檔案。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及專業(yè)人員組成，對檔案進(jìn)行鑒定。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對旅游檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況3.檔案鑒定與銷毀工作