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文檔簡介

報銷暫行管理辦法一、總則(一)目的為了加強公司財務(wù)管理,規(guī)范報銷行為,合理控制費用支出,確保公司各項經(jīng)濟活動的順利進行,特制定本報銷暫行管理辦法。(二)適用范圍本辦法適用于公司全體員工在執(zhí)行公司公務(wù)過程中發(fā)生的各類費用報銷。(三)基本原則1.真實性原則:報銷憑證必須真實、合法、有效,能夠準確反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的實際發(fā)生情況。2.合理性原則:費用支出應(yīng)符合公司經(jīng)營活動的需要,具有合理性和必要性。3.合規(guī)性原則:報銷行為必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。4.及時性原則:員工應(yīng)在費用發(fā)生后及時辦理報銷手續(xù),避免逾期。二、報銷范圍及標準(一)差旅費1.交通費用飛機票:根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要,經(jīng)審批后可乘坐經(jīng)濟艙。特殊情況需乘坐商務(wù)艙或頭等艙的,需提前申請并經(jīng)批準。火車票:根據(jù)實際行程選擇合適的車次和座位類型,原則上應(yīng)選擇硬座或硬臥,如需乘坐軟臥或高鐵一等座,需提前申請并經(jīng)批準。長途汽車票:按照實際票價報銷,特殊情況需乘坐豪華大巴等高價車票的,需提前說明原因并經(jīng)批準。市內(nèi)交通費:在出差目的地市內(nèi)因公務(wù)活動發(fā)生的交通費用,可憑有效票據(jù)報銷。一般情況下,市內(nèi)交通費按照出差天數(shù)和相應(yīng)標準報銷,具體標準為[X]元/天。如因特殊情況需要乘坐出租車的,應(yīng)在發(fā)票上注明事由。2.住宿費用根據(jù)出差地區(qū)的不同,分為不同的住宿標準。具體標準如下:一線城市:[X]元/天二線城市:[X]元/天三線及以下城市:[X]元/天同性兩人一同出差的,應(yīng)合住標準間,如需單獨住宿,需提前申請并經(jīng)批準,超出標準部分自理。3.餐飲補貼按照出差自然(日歷)天數(shù)計算,給予每人每天[X]元的餐飲補貼。補貼包含早餐、午餐和晚餐,不再另行報銷餐飲費用。但因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的招待費除外。(二)業(yè)務(wù)招待費1.業(yè)務(wù)招待費是指公司為開展業(yè)務(wù)活動需要而發(fā)生的宴請、禮品贈送、娛樂等費用。2.業(yè)務(wù)招待費應(yīng)嚴格控制,遵循必要、合理、適度的原則。每次業(yè)務(wù)招待前,需填寫《業(yè)務(wù)招待申請單》,詳細注明招待對象、事由、預(yù)計金額等,經(jīng)部門負責人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可進行。3.業(yè)務(wù)招待費的報銷應(yīng)提供真實、有效的發(fā)票及相關(guān)證明材料,發(fā)票內(nèi)容應(yīng)詳細注明招待事項、招待對象等信息。報銷金額不得超過申請金額,如有超出,需說明原因并經(jīng)原審批領(lǐng)導(dǎo)同意。4.業(yè)務(wù)招待費的報銷標準如下:招待客戶用餐,人均標準不得超過[X]元。贈送禮品,每次禮品金額不得超過[X]元,且每年累計禮品費用不得超過公司年度業(yè)務(wù)招待費預(yù)算的[X]%。(三)辦公用品及設(shè)備購置1.辦公用品是指公司日常辦公所需的文具、紙張、耗材等物品;辦公設(shè)備是指電腦、打印機、復(fù)印機、辦公家具等固定資產(chǎn)。2.各部門應(yīng)根據(jù)實際工作需要,制定辦公用品及設(shè)備購置計劃,填寫《辦公用品及設(shè)備購置申請表》,經(jīng)部門負責人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準后,統(tǒng)一由行政部門負責采購。3.辦公用品及設(shè)備購置應(yīng)優(yōu)先選擇通過公司指定的供應(yīng)商進行采購,以確保質(zhì)量和價格合理。采購?fù)瓿珊螅瑧?yīng)及時辦理入庫手續(xù),并由使用部門簽字確認。4.報銷辦公用品及設(shè)備購置費用時,應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票、采購清單、入庫單等相關(guān)憑證。屬于固定資產(chǎn)的,還需按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進行登記入賬。(四)通訊費1.公司根據(jù)員工工作需要,給予一定的通訊費補貼。補貼標準如下:部門經(jīng)理及以上人員:[X]元/月普通員工:[X]元/月2.員工應(yīng)憑通訊費發(fā)票在補貼標準內(nèi)據(jù)實報銷,超出部分自理。通訊費發(fā)票抬頭應(yīng)為本公司名稱。(五)車輛費用1.車輛購置:公司因工作需要購置車輛的,應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)購置審批流程辦理相關(guān)手續(xù)。車輛購置費用應(yīng)計入固定資產(chǎn),并按照規(guī)定計提折舊。2.車輛保險:車輛保險費用按照實際發(fā)生額報銷,應(yīng)提供正規(guī)保險發(fā)票及保險單等相關(guān)憑證。3.車輛維修保養(yǎng):車輛維修保養(yǎng)應(yīng)選擇正規(guī)的維修廠家,并簽訂維修協(xié)議。維修費用報銷時,應(yīng)提供維修發(fā)票、維修清單等相關(guān)憑證。4.燃油費:員工駕駛公司車輛因公務(wù)發(fā)生的燃油費,可憑加油發(fā)票在規(guī)定標準內(nèi)報銷。具體標準根據(jù)車輛型號和使用情況另行制定。三、報銷流程(一)費用發(fā)生員工在執(zhí)行公務(wù)過程中發(fā)生費用支出時,應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定取得真實、合法、有效的報銷憑證。報銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、清單等,并注明費用發(fā)生的日期、事由、金額等信息。(二)填寫報銷單員工應(yīng)在費用發(fā)生后及時填寫《費用報銷單》,詳細注明費用所屬項目、費用明細、報銷金額等內(nèi)容。報銷單應(yīng)填寫工整、清晰,不得涂改。(三)部門負責人審核部門負責人應(yīng)對本部門員工的報銷申請進行審核,重點審核費用的真實性、合理性和必要性。審核通過后,在報銷單上簽字確認。(四)財務(wù)審核財務(wù)部門收到報銷單后,應(yīng)按照本辦法及相關(guān)財務(wù)制度進行審核。審核內(nèi)容包括報銷憑證的真實性、合法性、完整性,報銷金額的準確性,報銷流程的合規(guī)性等。對不符合規(guī)定的報銷申請,財務(wù)部門應(yīng)及時退回,并說明原因。(五)分管領(lǐng)導(dǎo)審批經(jīng)財務(wù)審核通過的報銷申請,需報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況和費用控制要求,對報銷申請進行審批。審批通過后,在報銷單上簽字確認。(六)總經(jīng)理審批(如需)對于金額較大或特殊的報銷申請,需報總經(jīng)理審批??偨?jīng)理應(yīng)綜合考慮公司整體情況,對報銷申請進行最終審批。(七)報銷支付經(jīng)各級審批通過的報銷申請,由財務(wù)部門按照公司財務(wù)支付流程進行報銷支付。報銷款項原則上應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付到員工個人銀行賬戶,特殊情況需現(xiàn)金支付的,應(yīng)嚴格按照公司現(xiàn)金管理規(guī)定辦理。四、報銷憑證要求(一)發(fā)票要求1.報銷發(fā)票必須是由稅務(wù)機關(guān)統(tǒng)一印制的正規(guī)發(fā)票,發(fā)票內(nèi)容應(yīng)真實、完整,包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、服務(wù)內(nèi)容、金額、稅率、稅額等信息。2.發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章,印章應(yīng)清晰、完整,與開票單位名稱一致。3.發(fā)票不得涂改、挖補,如有錯誤,應(yīng)由開票單位重新開具或在原發(fā)票上加蓋作廢章后重新開具正確發(fā)票。4.對于增值稅專用發(fā)票,應(yīng)按照規(guī)定進行認證抵扣,并妥善保管發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)。(二)其他憑證要求1.除發(fā)票外,其他報銷憑證如收據(jù)、清單等也應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。收據(jù)應(yīng)加蓋收款單位財務(wù)專用章或發(fā)票專用章,清單應(yīng)詳細注明費用明細、數(shù)量、單價、金額等信息。2.對于需要提供合同、協(xié)議等證明材料的費用報銷,應(yīng)確保合同、協(xié)議的真實性、完整性和有效性,并與報銷憑證相互印證。3.報銷憑證應(yīng)粘貼整齊、牢固,不得使用訂書釘、回形針等裝訂,以便于審核和查閱。五、報銷時間規(guī)定(一)日常費用報銷員工應(yīng)在費用發(fā)生后[X]個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。如遇特殊情況無法及時報銷的,應(yīng)提前向財務(wù)部門說明原因,并經(jīng)同意后方可延期報銷。(二)差旅費報銷員工出差歸來后,應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)辦理差旅費報銷手續(xù)。如有借款的,應(yīng)在報銷時一并結(jié)清借款。六、違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定的報銷行為,公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.如發(fā)現(xiàn)員工提供虛假報銷憑證、虛報費用等行為,公司將追回已報銷款項,并按照公司相關(guān)規(guī)定給予警告、罰款、辭退等處罰;情節(jié)嚴重的,將依法

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