收發(fā)下文管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司/組織內(nèi)部文件的收發(fā)與下文管理，確保文件傳遞的準確性、及時性和規(guī)范性，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間文件的收發(fā)、傳遞、審批、存檔等管理工作。（三）基本原則1.準確及時原則：確保文件內(nèi)容準確無誤，傳遞及時高效，避免延誤和差錯。2.規(guī)范有序原則：嚴格按照規(guī)定的流程和標準進行文件管理，做到有章可循、規(guī)范有序。3.安全保密原則：加強文件的安全保密工作，防止文件丟失、泄露和損壞。二、文件的分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司/組織的規(guī)章制度、通知、決定、報告等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司/組織各項業(yè)務(wù)工作的文件，如合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)報表等。3.技術(shù)文件：與公司/組織技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)工藝等相關(guān)的文件。4.其他文件：不屬于以上分類的其他文件。（二）文件編號1.編號規(guī)則：文件編號采用統(tǒng)一的格式，由部門代碼、年份、序號組成。例如：“XX[20XX]XXX”，其中“XX”為部門代碼，“20XX”為年份，“XXX”為序號。2.部門代碼：根據(jù)公司/組織的部門設(shè)置，為每個部門分配唯一的代碼。3.編號管理：文件編號由公司/組織辦公室統(tǒng)一負責(zé)管理，確保編號的唯一性和連續(xù)性。三、文件的收發(fā)管理（一）收文管理1.收文渠道：公司/組織通過多種渠道接收文件，包括上級機關(guān)下發(fā)、平行單位抄送、下級單位報送等。2.收文登記：對收到的文件進行詳細登記，包括文件名稱、文號、來文單位、日期、份數(shù)等信息。3.文件初審：辦公室對收到的文件進行初審，判斷文件的性質(zhì)、緊急程度和傳閱范圍等，并提出初步處理意見。4.文件傳閱：根據(jù)初審意見，將文件傳閱給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門負責(zé)人，并要求閱文人簽字確認。5.文件辦理：相關(guān)部門和人員根據(jù)文件要求及時辦理，并將辦理結(jié)果反饋給辦公室。（二）發(fā)文管理1.發(fā)文起草：各部門根據(jù)工作需要起草文件，確保文件內(nèi)容準確、規(guī)范、簡潔。2.文件審核：起草完成的文件需經(jīng)部門負責(zé)人審核，重要文件還需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核。審核內(nèi)容包括文件的合法性、準確性、完整性等。3.文件簽發(fā)：審核通過的文件由公司/組織負責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認真審閱文件內(nèi)容，簽署明確意見。4.文件編號：辦公室根據(jù)文件簽發(fā)意見進行編號，并將編號填寫在文件首頁。5.文件排版與印制：辦公室按照規(guī)定的格式和排版要求對文件進行排版和印制，確保文件質(zhì)量。6.文件蓋章：文件印制完成后，由辦公室加蓋公司/組織公章。蓋章應(yīng)清晰、端正，位置準確。7.文件分發(fā)：辦公室根據(jù)文件傳閱范圍和份數(shù)，將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好分發(fā)記錄。四、文件的審批管理（一）審批流程1.一般性文件：由部門負責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.重要文件：由部門負責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司/組織負責(zé)人審批。3.涉及重大事項或決策的文件：需經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究討論后審批。（二）審批要求1.審批人應(yīng)認真審閱文件內(nèi)容，對文件的合法性、準確性、完整性等進行嚴格把關(guān)。2.審批人應(yīng)簽署明確的審批意見，如同意、不同意或修改意見等，并注明審批日期。3.對于不同意的文件，審批人應(yīng)說明理由，起草部門應(yīng)根據(jù)審批意見進行修改后重新報送審批。五、文件的存檔管理（一）存檔范圍公司/組織內(nèi)部形成的具有保存價值的文件，包括收文、發(fā)文、會議紀要、合同協(xié)議等。（二）存檔要求1.定期整理：辦公室應(yīng)定期對文件進行整理，按照文件類別、時間順序等進行分類存放。2.規(guī)范裝訂：文件應(yīng)采用統(tǒng)一的裝訂方式，確保整齊、牢固。3.準確編目：建立文件目錄，對每份文件進行詳細編目，包括文件編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.安全保管：文件應(yīng)存放在安全、防火、防潮、防蟲的檔案室或文件柜中，確保文件的安全。（三）存檔期限根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，確定不同的存檔期限。一般文件存檔期限為[X]年，重要文件和長期保存的文件存檔期限為[X]年以上。六、文件的借閱與查閱管理（一）借閱管理1.借閱申請：因工作需要借閱文件的人員，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.審批流程：《文件借閱申請表》經(jīng)部門負責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可到辦公室辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限：文件借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。4.借閱歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還文件，歸還時應(yīng)確保文件完好無損。如發(fā)現(xiàn)文件丟失或損壞，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）查閱管理1.查閱申請：因工作需要查閱文件的人員，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息。2.審批流程：《文件查閱申請表》經(jīng)部門負責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可到辦公室查閱文件。3.查閱方式：查閱文件應(yīng)在辦公室指定的地點進行，查閱人不得擅自將文件帶出辦公室或進行復(fù)制、拍照等操作。如需復(fù)制文件，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。七、文件的保密管理（一）保密制度1.明確保密范圍：對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密等重要信息的文件進行嚴格保密。2.保密措施：采取多種保密措施，如設(shè)置保密標識、限制接觸人員、加密存儲等，確保文件的安全保密。3.保密教育：加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，防止文件泄露。（二）保密責(zé)任1.文件管理人員：負責(zé)文件的安全保密工作，嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露文件內(nèi)容。2.閱文人：在文件傳閱過程中，應(yīng)妥善保管文件，不得擅自擴大傳閱范圍或泄露文件內(nèi)容。3.借閱人：在文件借閱期間，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得將文件轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。八、文件的銷毀管理（一）銷毀范圍1.已超過存檔期限且無保存價值的文件。2.經(jīng)審批同意銷毀的文件。（二）銷毀程序1.編制銷毀清單：辦公室根據(jù)文件的存檔期限和實際情況，編制《文件銷毀清單》，注明文件名稱、編號、日期等信息。2.審批銷毀：《文件銷毀清單》經(jīng)部門負責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。3.銷毀方式：文件銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如