日常資料管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司日常資料的規(guī)范化管理，確保資料的完整性、準確性和安全性，提高工作效率，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機構(gòu)在日常工作中所涉及的各類資料的管理。（三）基本原則1.合法性原則：資料管理應(yīng)嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保資料的收集、整理、存儲、使用等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.準確性原則：資料內(nèi)容應(yīng)真實、準確、完整，如實反映公司各項工作的實際情況。3.安全性原則：采取有效措施保障資料的安全，防止資料泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。4.及時性原則：資料的收集、整理、歸檔等工作應(yīng)及時進行，確保資料的時效性。5.便捷性原則：資料管理應(yīng)便于查詢、使用和共享，提高工作效率。二、資料分類與編號（一）資料分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示等。2.人事檔案類：員工個人基本信息、入職離職記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。3.財務(wù)資料類：財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)合同類：公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議等。5.項目資料類：項目立項文件、可行性研究報告、項目計劃、項目文檔等。6.市場資料類：市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶資料等。7.技術(shù)資料類：技術(shù)研發(fā)文檔、產(chǎn)品說明書、技術(shù)標準等。8.其他資料類：不屬于以上分類的其他資料，如會議紀要、活動資料等。（二）編號規(guī)則1.資料編號采用[年份][類別代碼][順序號]的格式。2.年份：用四位數(shù)字表示資料形成的年份。3.類別代碼：根據(jù)資料分類，分別用兩位字母表示，如行政文件類為“XZ”，人事檔案類為“RS”等。4.順序號：按照資料形成的先后順序，從001開始依次編號。例如，2023年形成的第一份行政文件編號為“2023XZ001”。三、資料收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責資料的收集工作，確保資料的及時、完整收集。2.資料收集應(yīng)涵蓋公司各項工作的各個環(huán)節(jié)，包括但不限于文件起草、會議記錄、業(yè)務(wù)流程執(zhí)行等過程中產(chǎn)生的資料。3.對于外部獲取的資料，如政府文件、行業(yè)報告、合作方提供的資料等，應(yīng)及時進行收集，并確保其真實性和有效性。（二）整理要求1.收集到的資料應(yīng)按照分類標準進行初步整理，去除重復(fù)、無效的資料。2.對資料進行編號、標注日期、注明來源等信息，確保資料的可追溯性。3.對于紙質(zhì)資料，應(yīng)進行分類裝訂，并在封面注明資料類別、編號、日期等信息；對于電子資料，應(yīng)按照分類文件夾進行存儲，并命名規(guī)范，便于查找。四、資料存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)資料：設(shè)立專門的檔案室，按照資料類別進行分類存放，配備必要的檔案柜、防潮防蟲設(shè)備等。2.電子資料：采用服務(wù)器存儲和外部存儲設(shè)備相結(jié)合的方式，定期進行數(shù)據(jù)備份。服務(wù)器存儲應(yīng)劃分不同的存儲區(qū)域，按照資料類別進行分類存儲；外部存儲設(shè)備應(yīng)妥善保管，存儲重要資料的外部設(shè)備應(yīng)異地存放。（二）保管責任1.檔案室應(yīng)指定專人負責資料的保管工作，確保資料的安全和完整。2.保管人員應(yīng)定期對資料進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施。3.對于重要資料，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問權(quán)限等措施，防止資料泄露。（三）存儲期限1.行政文件類、財務(wù)資料類、業(yè)務(wù)合同類等重要資料應(yīng)長期保存。2.人事檔案類資料應(yīng)按照國家規(guī)定的期限進行保存，一般為員工離職后一定年限。3.項目資料類、市場資料類、技術(shù)資料類等資料應(yīng)根據(jù)項目周期或業(yè)務(wù)需要確定保存期限，一般不少于項目結(jié)束或業(yè)務(wù)終止后一定年限。4.其他資料類根據(jù)實際情況確定保存期限，重要資料應(yīng)適當延長保存時間。五、資料查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱資料的，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的類別、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案室查閱。2.涉及公司機密的資料，查閱人員應(yīng)按照公司保密規(guī)定進行審批，經(jīng)公司保密管理部門同意后方可查閱。3.外部單位或個人因工作需要查閱公司資料的，應(yīng)提前向公司提出書面申請，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由公司指定人員陪同查閱，并嚴格限制查閱范圍。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的類別、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、損壞、丟失。4.借閱到期后，借閱人員應(yīng)及時歸還所借閱的資料，檔案室管理人員應(yīng)進行核對，如有問題及時查明原因并追究責任。六、資料保密與安全（一）保密措施1.公司應(yīng)建立健全資料保密制度，明確保密責任和保密范圍。2.對涉及公司機密的資料，應(yīng)進行加密處理，并嚴格限制知悉范圍。3.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確員工的保密義務(wù)。4.在資料的存儲、傳輸、使用等過程中，應(yīng)采取安全可靠的技術(shù)措施，防止資料泄露。（二）安全管理1.檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保資料的安全存儲。2.定期對資料存儲設(shè)備進行檢查、維護，確保設(shè)備正常運行，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強對電子資料的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。4.對于重要資料的銷毀，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進行審批，并進行登記備案，確保資料銷毀過程的安全、徹底。七、資料清理與銷毀（一）清理原則1.定期對資料進行清理，清理工作應(yīng)遵循合法性、準確性、安全性原則。2.對于已超過保存期限或已無保存價值的資料，應(yīng)及時進行清理。（二）清理程序1.由檔案室管理人員提出資料清理清單，報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，組織相關(guān)人員對資料進行清理，清理過程中應(yīng)做好記錄。3.對于清理出的資料，應(yīng)按照公司規(guī)定的方式進行銷毀或存儲。（三）銷毀方式1.對于紙質(zhì)資料，可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。2.對于電子資料，可采用格式化、刪除等方式進行銷毀，并確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)進行登記備案，記錄銷毀資料的類別、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)定期對資料管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、存儲、查閱、借閱、保密等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核機制1.建立資料管理工作考核機制，將資料管理工作納入部門和個人績效考核體系。2.考核指標包括資料的完整性、準確性、及時性、