教育檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)教育檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高教育管理水平和工作效率，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)各級(jí)各類(lèi)教育機(jī)構(gòu)及相關(guān)部門(mén)形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。教育檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映教育教學(xué)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.規(guī)范有序原則。檔案的收集、整理、保管、利用等工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。4.安全保密原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的規(guī)定，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本公司/組織的教育檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本辦法，制定檔案管理工作制度和流程。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，提出改進(jìn)措施和建議。（二）各部門(mén)檔案管理人員各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步保管工作，并定期向檔案管理部門(mén)移交。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門(mén)在教育教學(xué)、管理等活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料，并進(jìn)行分類(lèi)整理。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息支持。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常保管和安全保密工作，確保檔案的完整和安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)教育主管部門(mén)下發(fā)的各類(lèi)文件、通知、規(guī)定等。2.本公司/組織制定的教育教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)、教案、課件等教學(xué)文件。3.教師的教學(xué)總結(jié)、教學(xué)反思、教學(xué)成果、科研論文等。4.學(xué)生的學(xué)籍檔案、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲記錄、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)等。5.教育教學(xué)活動(dòng)的記錄，如教學(xué)會(huì)議紀(jì)要、教學(xué)活動(dòng)方案、學(xué)生競(jìng)賽獲獎(jiǎng)證書(shū)等。6.學(xué)校的規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等管理文件。7.學(xué)校的資產(chǎn)設(shè)備檔案，包括采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書(shū)等。8.其他與教育教學(xué)、管理相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門(mén)產(chǎn)生的文件材料，并確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和信息檢索。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)，可分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、教育教學(xué)類(lèi)、學(xué)生管理類(lèi)、科研工作類(lèi)、資產(chǎn)設(shè)備類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行整理和裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。四、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從維護(hù)歷史真實(shí)面貌出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.充分考慮檔案的現(xiàn)實(shí)利用需求和未來(lái)發(fā)展需要，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其價(jià)值和保管期限。2.綜合分析：結(jié)合檔案的形成背景、來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織和國(guó)家具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)本公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，可列為定期保管。（四）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、各部門(mén)檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐件審查，提出初步鑒定意見(jiàn)。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)鑒定小組的意見(jiàn)，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保管期限。4.編制檔案鑒定報(bào)告，記錄鑒定工作的過(guò)程和結(jié)果，并報(bào)本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防磁柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥等。2.定期對(duì)保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案的類(lèi)別、保管期限、年度等因素進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。2.建立檔案存放索引，標(biāo)明檔案的存放位置，提高檔案檢索效率。（四）檔案安全管理1.制定檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)。2.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設(shè)備，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無(wú)誤。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，采取必要的防護(hù)措施，防止檔案受損。5.對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保電子檔案的安全。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本辦法的規(guī)定。2.服務(wù)教育教學(xué)和管理原則。檔案利用應(yīng)緊密?chē)@本公司/組織的教育教學(xué)和管理工作，為提高教育質(zhì)量和管理水平提供支持。3.保密原則。在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.出具證明：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門(mén)可出具檔案證明材料。證明材料應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)公章，并注明用途。（三）利用審批1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，由所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.外單位人員查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向本公司/組織提出申請(qǐng)，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。（四）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的教育檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案利用者查詢和獲取檔案信息。3.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，促進(jìn)教育教學(xué)和管理工作的協(xié)同發(fā)展。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱：實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請(qǐng)、審批、登記和歸還等功能，提高借閱管理效率。4.檔案統(tǒng)計(jì)：對(duì)檔案的數(shù)量、種類(lèi)、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案數(shù)字化1.制定檔案數(shù)字化工作方案，明確數(shù)字化的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、流程和質(zhì)量要求。2.選擇專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)，按照數(shù)字化工作方案進(jìn)行檔案數(shù)字化加工。3.對(duì)數(shù)字化后的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（四）信息化安全管理1.建立信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。八、檔案的移交與銷(xiāo)毀（一）移交1.本公司/組織撤銷(xiāo)、合并或分立時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，將檔案移交給有關(guān)部門(mén)或單位。2.檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，確保檔案的完整和安全。（二）銷(xiāo)毀1.對(duì)保管期限已滿