文件蓋章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件蓋章管理，規(guī)范蓋章行為，確保公司文件的嚴(yán)肅性、合法性和有效性，維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及下屬單位涉及公司文件、合同協(xié)議、對(duì)外函件等各類需蓋章文件的管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則。所有文件蓋章必須經(jīng)過(guò)規(guī)定的審批流程，確保文件內(nèi)容符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。2.權(quán)責(zé)一致原則。明確各部門及人員在文件蓋章過(guò)程中的職責(zé)，做到誰(shuí)審批、誰(shuí)負(fù)責(zé)。3.安全保密原則。加強(qiáng)對(duì)印章的保管和使用管理，防止印章丟失、被盜用或?yàn)E用，確保公司機(jī)密信息安全。二、印章管理（一）印章種類1.公司公章：用于公司對(duì)外正式文件、合同協(xié)議、重要函件等的簽署。2.合同專用章：專門用于公司簽訂各類合同協(xié)議。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。4.法定代表人章：用于特定的法定代表人授權(quán)事項(xiàng)。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要設(shè)立的印章，用于部門內(nèi)部文件及相關(guān)業(yè)務(wù)。（二）印章保管1.公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章由公司辦公室指定專人負(fù)責(zé)保管。部門章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。2.印章保管人員必須具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章保管制度，不得擅自將印章交予他人使用。3.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，確保印章安全。（三）印章使用登記1.建立印章使用登記簿，詳細(xì)記錄印章使用的日期、文件名稱、文號(hào)、蓋章內(nèi)容、批準(zhǔn)人、用印人等信息。2.每次印章使用后，保管人員應(yīng)及時(shí)在登記簿上進(jìn)行登記，并要求用印人簽字確認(rèn)。三、文件蓋章審批流程（一）一般性文件蓋章審批1.部門起草文件后，由部門負(fù)責(zé)人審核文件內(nèi)容，確保文件符合公司政策和業(yè)務(wù)要求。2.審核通過(guò)后，部門負(fù)責(zé)人在文件上簽字，并提交至公司辦公室。3.公司辦公室對(duì)文件格式、內(nèi)容完整性等進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，文件方可蓋章。（二）重要文件蓋章審批1.對(duì)于涉及公司重大決策、重要合同協(xié)議、對(duì)外投資等重要文件，部門起草后，除按一般性文件蓋章審批流程進(jìn)行審核外，還需提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議。2.經(jīng)審議通過(guò)后，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，文件方可蓋章。（三）緊急文件蓋章審批1.如遇緊急情況需要立即蓋章的文件，部門負(fù)責(zé)人可通過(guò)電話、郵件等方式向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文件主要內(nèi)容，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，可先行蓋章，但事后需及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.補(bǔ)辦審批手續(xù)時(shí)，部門應(yīng)提交書(shū)面說(shuō)明，詳細(xì)說(shuō)明緊急情況及先行蓋章的原因。四、文件蓋章操作規(guī)范（一）蓋章位置1.文件蓋章應(yīng)在規(guī)定的蓋章位置進(jìn)行，確保印章清晰、端正，與文件內(nèi)容協(xié)調(diào)一致。2.對(duì)于多頁(yè)文件，應(yīng)逐頁(yè)蓋章，或在文件首頁(yè)加蓋騎縫章。（二）蓋章數(shù)量1.根據(jù)文件實(shí)際需要確定蓋章數(shù)量，不得隨意增加蓋章份數(shù)。2.如需多份蓋章文件，應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)，確保文件的一致性和可追溯性。（三）蓋章方式1.原則上應(yīng)使用紅色印泥蓋章，確保印章顏色鮮艷、清晰。2.對(duì)于電子印章的使用，應(yīng)按照公司電子印章管理規(guī)定執(zhí)行，確保電子印章的合法性和安全性。五、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.公司辦公室定期對(duì)印章使用情況進(jìn)行檢查，包括印章保管、使用登記、審批流程等方面。2.檢查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。（二）不定期抽查1.公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)文件蓋章情況進(jìn)行抽查。2.對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)嚴(yán)肅追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、責(zé)任追究（一）違規(guī)蓋章責(zé)任1.未經(jīng)審批擅自蓋章的，給予責(zé)任人警告處分；造成嚴(yán)重后果的，給予記過(guò)以上處分，并追究相關(guān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。2.超越審批權(quán)限蓋章的，給予責(zé)任人通報(bào)批評(píng)；造成公司損失的，責(zé)令其賠償損失，并給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。（二）印章保管責(zé)任1.印章保管人員因保管不善導(dǎo)致印章丟失、被盜用或?yàn)E用的，給予責(zé)任人撤職處分；造成公司重大損失的，依法追究其法律責(zé)任。2.印章保管人員未按規(guī)定進(jìn)行印章使用登記的，給予警告處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予記過(guò)處分。七、附則（一）解釋權(quán)本辦法