文檔保管管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文檔的保管與管理，確保文檔的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于文檔的查閱、使用和維護(hù)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作過(guò)程中形成的各類文檔，包括但不限于合同協(xié)議、文件通知、報(bào)告報(bào)表、技術(shù)資料、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司文檔實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門(mén)的文檔管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。2.分類管理原則：根據(jù)文檔的性質(zhì)、來(lái)源、用途等進(jìn)行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：確保文檔的安全，防止泄露、丟失和損壞，對(duì)涉及公司機(jī)密的文檔采取嚴(yán)格的保密措施。4.方便利用原則：在保證安全保密的前提下，充分考慮文檔的利用需求，提高文檔的使用效率。二、文檔分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政類：包括公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政公文等。2.人事類：?jiǎn)T工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。3.財(cái)務(wù)類：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算文件、審計(jì)報(bào)告、合同等。4.業(yè)務(wù)類：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件，如銷售合同、采購(gòu)訂單、項(xiàng)目文檔等。5.技術(shù)類：技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。6.其他類：不屬于以上分類的其他文檔。（二）編號(hào)規(guī)則1.編號(hào)結(jié)構(gòu)：采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.年份：用四位數(shù)字表示文檔形成的年份。3.類別代碼：根據(jù)文檔分類標(biāo)準(zhǔn)，用兩位字母表示類別。例如，行政類為“XZ”，人事類為“RS”等。4.順序號(hào)：按照文檔形成的先后順序，用四位數(shù)字表示。例如，2023年形成的第123號(hào)行政類文檔編號(hào)為“2023XZ0123”。三、文檔收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文檔的收集工作，確保本部門(mén)產(chǎn)生的文檔及時(shí)、完整地收集上來(lái)。2.文檔形成后，承辦人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將文檔交至本部門(mén)文檔收集責(zé)任人處。3.對(duì)于外來(lái)文件，如政府部門(mén)的通知、合作單位的函件等，由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)簽收，并及時(shí)交至文檔管理部門(mén)。（二）整理要求1.文檔收集責(zé)任人應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的文檔進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的文檔。2.對(duì)整理后的文檔進(jìn)行編號(hào)，并填寫(xiě)文檔目錄清單，注明文檔名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。3.文檔應(yīng)按照類別順序排列，同一類別內(nèi)的文檔按照編號(hào)順序排列。四、文檔保管（一）保管部門(mén)公司設(shè)立專門(mén)的文檔保管室，負(fù)責(zé)公司各類文檔的集中保管。文檔管理部門(mén)應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如文件柜、保險(xiǎn)柜、防火防潮設(shè)備等。（二）保管方式1.紙質(zhì)文檔：按照分類順序存放在文件柜中，確保排列整齊、便于查找。對(duì)于重要的紙質(zhì)文檔，應(yīng)進(jìn)行備份，并分別存放。2.電子文檔：存儲(chǔ)在公司的服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，按照分類建立文件夾，進(jìn)行分類存儲(chǔ)。電子文檔應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.長(zhǎng)期保管：涉及公司核心業(yè)務(wù)、重要資產(chǎn)、法律糾紛等方面的文檔，保管期限為永久。2.定期保管：其他文檔根據(jù)其重要性和使用頻率，確定保管期限。一般分為3年、5年、10年等。保管期限屆滿后，經(jīng)文檔管理部門(mén)審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）安全管理1.文檔保管室應(yīng)安裝防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施，確保文檔的安全。2.嚴(yán)格限制非文檔管理人員進(jìn)入文檔保管室，確因工作需要進(jìn)入的，須經(jīng)文檔管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。3.定期對(duì)文檔保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。五、文檔查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司員工因工作需要查閱文檔的，應(yīng)填寫(xiě)《文檔查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文檔的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到文檔管理部門(mén)查閱。2.文檔管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的文檔，并限定查閱時(shí)間和地點(diǎn)。查閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還文檔，不得擅自將文檔帶出指定地點(diǎn)。3.涉及公司機(jī)密的文檔，查閱人員須簽署保密協(xié)議，并按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱和使用。（二）借閱規(guī)定1.公司員工因工作需要借閱文檔的，應(yīng)填寫(xiě)《文檔借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文檔的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和文檔管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文檔，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文檔上涂改、污損、丟失。如發(fā)現(xiàn)文檔有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告文檔管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還文檔時(shí)，文檔管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確認(rèn)文檔無(wú)損壞、無(wú)丟失后，予以辦理歸還手續(xù)。六、文檔銷毀（一）銷毀條件1.保管期限屆滿的文檔，經(jīng)文檔管理部門(mén)審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因，不再需要保存的文檔，經(jīng)相關(guān)部門(mén)確認(rèn)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。3.文檔存在嚴(yán)重?fù)p壞、丟失等情況，無(wú)法繼續(xù)使用的，經(jīng)文檔管理部門(mén)核實(shí)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。（二）銷毀程序1.文檔管理部門(mén)負(fù)責(zé)編制《文檔銷毀清單》，注明擬銷毀文檔的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.《文檔銷毀清單》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由文檔管理部門(mén)組織實(shí)施銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的文檔，應(yīng)采用專門(mén)的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，確保文檔信息無(wú)法恢復(fù)。七、文檔數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍根據(jù)公司實(shí)際情況，逐步推進(jìn)文檔的數(shù)字化管理。優(yōu)先對(duì)重要的、使用頻率高的文檔進(jìn)行數(shù)字化處理，如合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。（二）數(shù)字化流程1.掃描錄入：采用專業(yè)的掃描設(shè)備對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。掃描后的圖像應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，存儲(chǔ)為通用的電子文檔格式，如PDF等。2.數(shù)據(jù)錄入：對(duì)掃描后的文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，建立文檔索引，以便于查詢和檢索。數(shù)據(jù)錄入應(yīng)確保準(zhǔn)確無(wú)誤，錄入完成后進(jìn)行核對(duì)。3.存儲(chǔ)管理：將數(shù)字化后的文檔存儲(chǔ)在公司的電子文檔管理系統(tǒng)中，按照分類進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)。電子文檔管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、檢索查詢、備份恢復(fù)等功能。（三）數(shù)字化維護(hù)1.定期對(duì)數(shù)字化文檔進(jìn)行檢查，確保文檔的完整性和可讀性。如發(fā)現(xiàn)文檔損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。2.對(duì)電子文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。定期備份電子文檔管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.文檔管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司各部門(mén)的文檔保管與管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)文檔管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查文檔管理制度的執(zhí)行情況、文檔保管的安全性和完整性等，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出審計(jì)建議。（二）考核機(jī)制1.將文檔管理工作納入公司各部門(mén)的績(jī)效考核體系，對(duì)文檔管理工作成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)違反文檔管理制度的部門(mén)和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予批