文件儲(chǔ)存管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司文件儲(chǔ)存管理，確保文件的完整性、安全性和可追溯性，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有文件的儲(chǔ)存管理，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、合同文件等。（三）文件定義本辦法所稱文件，是指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的信息記錄，包括但不限于：1.公司規(guī)章制度、管理辦法、通知、通報(bào)等；2.各類合同、協(xié)議、訂單等；3.業(yè)務(wù)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等；4.工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等；5.技術(shù)文件、圖紙、說明書等；6.其他具有保存價(jià)值的文件。（四）基本原則1.合法性原則：文件儲(chǔ)存管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.完整性原則：確保文件的內(nèi)容完整，不遺漏重要信息。3.安全性原則：采取必要的措施，保障文件的安全，防止文件丟失、損壞、泄露等。4.可追溯性原則：文件應(yīng)具備清晰的標(biāo)識(shí)和記錄，便于查詢和追溯。5.便捷性原則：文件的儲(chǔ)存和檢索應(yīng)方便快捷，提高工作效率。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政類文件：包括公司規(guī)章制度、管理辦法、通知、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)類文件：包括各類合同、協(xié)議、訂單、業(yè)務(wù)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.財(cái)務(wù)類文件：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等。4.技術(shù)類文件：包括技術(shù)文件、圖紙、說明書、研發(fā)報(bào)告等。5.人事類文件：包括員工檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄等。6.其他類文件：不屬于以上分類的其他文件。（二）文件編號(hào)1.文件編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。2.文件編號(hào)由部門代碼、年份、流水號(hào)組成，具體格式如下：[部門代碼][年份][流水號(hào)]例如：行政部2023年第1號(hào)文件編號(hào)為XZ2023001。3.部門代碼由兩位大寫字母表示，具體如下：行政部：XZ業(yè)務(wù)部：YW財(cái)務(wù)部：CW技術(shù)部：JS人事部：RS其他：QT4.年份為文件形成年份的后兩位數(shù)字。5.流水號(hào)為該部門當(dāng)年文件的順序號(hào)，從001開始依次編號(hào)。三、文件儲(chǔ)存方式（一）紙質(zhì)文件儲(chǔ)存1.設(shè)立專門的文件檔案室，用于存放紙質(zhì)文件。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.文件應(yīng)按照分類順序存放，同一類文件應(yīng)按照編號(hào)順序排列。3.建立紙質(zhì)文件目錄清單，詳細(xì)記錄文件的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，并定期更新。4.對(duì)于重要的紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行備份，備份文件可以采用電子掃描或復(fù)印件的形式保存。（二）電子文件儲(chǔ)存1.建立電子文件管理系統(tǒng)，用于存儲(chǔ)和管理電子文件。電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具備文件上傳、下載、查詢、檢索、備份等功能。2.電子文件應(yīng)按照分類進(jìn)行存儲(chǔ)，文件夾命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于識(shí)別和管理。3.電子文件的命名應(yīng)遵循以下規(guī)則：[文件編號(hào)][文件名稱].[文件格式]例如：XZ2023001公司規(guī)章制度.docx4.定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，備份文件應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。5.對(duì)電子文件的訪問權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，根據(jù)文件的密級(jí)和使用范圍，設(shè)置不同的訪問級(jí)別，確保文件的安全性。（三）合同文件儲(chǔ)存1.合同文件應(yīng)按照合同類別和簽訂時(shí)間進(jìn)行分類存放。2.建立合同文件目錄清單，詳細(xì)記錄合同的編號(hào)、名稱、簽訂日期、履行期限、金額等信息，并定期更新。3.合同文件應(yīng)妥善保管，對(duì)于重要的合同文件，應(yīng)進(jìn)行備份，備份文件可以采用電子掃描或復(fù)印件的形式保存。4.合同文件的借閱和使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司的規(guī)定進(jìn)行審批，確保合同文件的安全。四、文件保管期限（一）保管期限分類1.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、重要?dú)v史資料、法律法規(guī)規(guī)定需永久保存的文件。2.長(zhǎng)期保管：保管期限為10年以上的文件，如公司長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃、重要業(yè)務(wù)合同等。3.短期保管：保管期限為110年的文件，如一般性業(yè)務(wù)文件、日常工作記錄等。（二）具體文件保管期限規(guī)定1.行政類文件公司規(guī)章制度、管理辦法等永久保管。通知、通報(bào)等短期保管，保管期限為1年。會(huì)議紀(jì)要長(zhǎng)期保管，保管期限為10年。2.業(yè)務(wù)類文件各類合同、協(xié)議、訂單等，根據(jù)合同履行期限確定保管期限，合同履行完畢后再保管10年。業(yè)務(wù)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等短期保管，保管期限為13年。3.財(cái)務(wù)類文件財(cái)務(wù)報(bào)表永久保管。會(huì)計(jì)憑證長(zhǎng)期保管，保管期限為15年。審計(jì)報(bào)告長(zhǎng)期保管，保管期限為10年。4.技術(shù)類文件技術(shù)文件、圖紙、說明書等，根據(jù)項(xiàng)目周期和技術(shù)壽命確定保管期限，一般為510年。研發(fā)報(bào)告長(zhǎng)期保管，保管期限為10年。5.人事類文件員工檔案永久保管。勞動(dòng)合同長(zhǎng)期保管，保管期限為10年。培訓(xùn)記錄短期保管，保管期限為13年。五、文件借閱與使用（一）借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱文件，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的編號(hào)、名稱、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.《文件借閱申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，重要文件還需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）借閱審批1.審批人應(yīng)根據(jù)文件的密級(jí)、保管期限和使用范圍，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，決定是否批準(zhǔn)借閱。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍和審批流程，確保文件的安全。（三）借閱登記1.文件管理人員應(yīng)根據(jù)審批通過的《文件借閱申請(qǐng)表》，對(duì)借閱文件進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.借閱人應(yīng)在借閱登記本上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取借閱文件。（四）文件歸還1.借閱人應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還日期前歸還借閱文件，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.文件管理人員應(yīng)在文件歸還時(shí)進(jìn)行檢查，確認(rèn)文件的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人的責(zé)任。3.文件歸還后，文件管理人員應(yīng)在借閱登記本上記錄歸還日期，并將《文件借閱申請(qǐng)表》歸檔保存。（五）文件使用1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱文件，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借、涂改、銷毀文件。2.文件使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還文件，不得長(zhǎng)期占用。3.如需在文件上進(jìn)行標(biāo)注、批注等操作，應(yīng)經(jīng)文件管理人員同意，并在不影響文件原貌的前提下進(jìn)行。六、文件清理與銷毀（一）清理周期1.每年定期對(duì)文件進(jìn)行清理，清理時(shí)間為每年的[具體月份]。2.對(duì)于超過保管期限的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理。（二）清理程序1.文件管理人員應(yīng)根據(jù)文件保管期限清單，對(duì)到期文件進(jìn)行梳理，列出需要清理的文件清單。2.對(duì)于需要清理的文件，應(yīng)進(jìn)行逐一核對(duì)，確保文件的準(zhǔn)確性和完整性。3.將需要清理的文件清單提交給部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保文件信息無法恢復(fù)。2.對(duì)于電子文件，應(yīng)采用格式化、刪除等方式進(jìn)行銷毀，并進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除處理，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。3.文件銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀文件的編號(hào)、名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，并由銷毀人員簽字確認(rèn)。（四）監(jiān)督與審計(jì)1.公司應(yīng)定期對(duì)文件清理與銷毀工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保清理與銷毀工作符合規(guī)定要求。2.內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)將文件清理與銷毀工作納入審計(jì)范圍，對(duì)清理與銷毀工作的合規(guī)性進(jìn)行審計(jì)。七、文件安全與保密（一）安全措施1.文件檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保文件的安全。2.電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)采取安全防護(hù)措施，如設(shè)置用戶權(quán)限、加密存儲(chǔ)、定期備份等，防止電子文件被非法訪問、篡改或丟失。3.文件管理人員應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保文件的完整性和可讀性。（二）保密制度1.公司應(yīng)建立文件保密制度，明確文件的密級(jí)劃分、保密措施和責(zé)任追究等內(nèi)容。2.文件管理人員應(yīng)嚴(yán)格