文書管理辦法模板一、總則（一）目的為加強公司文書管理，提高文書處理效率和質(zhì)量，確保公司各項工作的規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在工作中形成、使用和管理的各類文書。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：文書內(nèi)容應準確無誤，符合法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司相關規(guī)定，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效原則：文書處理應及時、迅速，確保信息傳遞暢通，不影響工作的正常開展。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，加強文書的安全保密管理，防止文書泄露、丟失或損壞。4.精簡實用原則：精簡文書數(shù)量，提高文書質(zhì)量，注重文書的實用性和可操作性。二、文書分類及定義（一）行政公文1.定義：行政公文是公司在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，主要包括決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要等。2.適用范圍：適用于公司傳達貫徹黨和國家的方針政策，發(fā)布規(guī)章制度，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗等。（二）商務文書1.定義：商務文書是公司在商務活動中形成的各類文書，主要包括合同、協(xié)議、標書、報價單、商務信函、商業(yè)報告等。2.適用范圍：適用于公司與客戶、供應商、合作伙伴等之間的商務往來，以及公司內(nèi)部的商務決策、業(yè)務洽談、項目管理等工作。（三）內(nèi)部文件1.定義：內(nèi)部文件是公司內(nèi)部形成的僅供公司內(nèi)部使用的文書，主要包括工作計劃、工作總結(jié)、會議紀要、工作簡報、內(nèi)部通知、規(guī)章制度、人事檔案等。2.適用范圍：適用于公司內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)、工作安排、信息共享、員工管理等工作。（四）其他文書1.定義：其他文書是指除行政公文、商務文書、內(nèi)部文件以外的各類文書，主要包括宣傳資料、技術文檔、培訓教材、會議資料、活動策劃書等。2.適用范圍：適用于公司的宣傳推廣、技術研發(fā)、教育培訓、文化建設等工作。三、文書起草（一）起草要求1.主題明確：文書應圍繞明確的主題展開，內(nèi)容具體、針對性強，避免空洞無物、泛泛而談。2.內(nèi)容準確：文書內(nèi)容應真實可靠，數(shù)據(jù)準確無誤，引用的法律法規(guī)、政策文件等應準確有效。3.邏輯清晰：文書結(jié)構(gòu)應合理，層次分明，條理清晰，邏輯連貫，避免出現(xiàn)邏輯混亂、前后矛盾的情況。4.語言規(guī)范：文書語言應簡潔明了、通俗易懂，避免使用生僻字、晦澀難懂的詞匯和句子，同時應符合語法規(guī)則和語言習慣。（二）起草流程1.明確任務：根據(jù)工作需要，由相關部門或人員確定文書起草任務，并指定專人負責起草。2.收集資料：起草人員應廣泛收集與文書主題相關的資料，包括法律法規(guī)、政策文件、行業(yè)標準、歷史數(shù)據(jù)、市場信息等，為文書起草提供充分的依據(jù)。3.擬定提綱：起草人員應根據(jù)文書主題和內(nèi)容要求，擬定詳細的提綱，明確文書的結(jié)構(gòu)框架和各部分的主要內(nèi)容。4.撰寫初稿：起草人員應按照提綱要求，認真撰寫文書初稿，確保文書內(nèi)容完整、準確、清晰。5.審核修改：初稿完成后，起草人員應進行自我審核，檢查文書內(nèi)容是否符合要求，語言表達是否規(guī)范，邏輯是否清晰等。同時，應將初稿提交給相關部門或人員進行審核，根據(jù)審核意見進行修改完善。四、文書審核（一）審核原則1.合法性審核：審核文書內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、政策文件及公司相關規(guī)定的要求。2.準確性審核：審核文書內(nèi)容是否準確無誤，數(shù)據(jù)是否準確可靠，引用的法律法規(guī)、政策文件等是否準確有效。3.規(guī)范性審核：審核文書格式是否規(guī)范統(tǒng)一，語言表達是否規(guī)范，邏輯是否清晰等。4.完整性審核：審核文書內(nèi)容是否完整，是否涵蓋了應包含的各項要素，是否存在遺漏或缺失的情況。（二）審核流程1.部門初審：文書起草部門應在文書初稿完成后，組織本部門人員進行初審，對文書內(nèi)容、格式、語言等進行全面審核，提出修改意見，并將初審后的文書提交給上級領導或綜合管理部門。2.綜合管理部門審核：綜合管理部門收到起草部門提交的文書后，應組織相關人員進行審核，重點對文書的合法性、規(guī)范性、準確性、完整性等進行審核，并提出審核意見。對于涉及重要事項、重大決策的文書，綜合管理部門應組織相關部門進行會審。3.領導審批：文書經(jīng)綜合管理部門審核通過后，應提交給公司領導進行審批。公司領導應根據(jù)文書內(nèi)容和工作需要，對文書進行認真審核，并簽署審批意見。對于涉及公司重大事項、重大決策的文書，必須經(jīng)公司領導班子集體研究決定。五、文書簽發(fā)（一）簽發(fā)權限1.行政公文：公司決議、決定、命令（令）、公告、通告、議案等重要行政公文，由公司法定代表人簽發(fā)。公司其他行政公文，根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)，由公司分管領導或主要負責人簽發(fā)。2.商務文書：公司重大合同、協(xié)議等重要商務文書，由公司法定代表人或其授權代表簽發(fā)。公司其他商務文書，根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)，由公司分管領導或主要負責人簽發(fā)。3.內(nèi)部文件：公司重要內(nèi)部文件，如工作計劃、工作總結(jié)、會議紀要等，由公司主要負責人簽發(fā)。公司其他內(nèi)部文件，根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)，由公司分管領導或部門負責人簽發(fā)。（二）簽發(fā)流程1.文書起草部門將經(jīng)審核通過的文書提交給相應的簽發(fā)領導。2.簽發(fā)領導對文書進行認真審閱，確認無誤后，在文書的簽發(fā)欄內(nèi)簽署姓名、日期。3.文書起草部門將已簽發(fā)的文書返回綜合管理部門進行編號、登記，并按照規(guī)定的程序進行印發(fā)、存檔。六、文書編號與登記（一）編號規(guī)則1.行政公文：按照“年份+發(fā)文順序號”的規(guī)則進行編號，如“[年份]第[發(fā)文順序號]號”。2.商務文書：按照“公司簡稱+業(yè)務類別+年份+發(fā)文順序號”的規(guī)則進行編號，如“[公司簡稱][業(yè)務類別][年份]第[發(fā)文順序號]號”。3.內(nèi)部文件：按照“部門簡稱+年份+發(fā)文順序號”的規(guī)則進行編號，如“[部門簡稱][年份]第[發(fā)文順序號]號”。（二）登記內(nèi)容1.文書編號：記錄文書的編號。2.文書名稱：填寫文書的具體名稱。3.發(fā)文部門：注明文書的起草部門。4.發(fā)文日期：記錄文書的簽發(fā)日期。5.密級：標注文書的密級，如絕密、機密、秘密、內(nèi)部等。6.份數(shù)：登記文書的印發(fā)份數(shù)。7.發(fā)放范圍：明確文書的發(fā)放對象和范圍。8.歸檔情況：記錄文書的歸檔時間和歸檔編號。（三）登記流程1.綜合管理部門在收到已簽發(fā)的文書后，按照編號規(guī)則對文書進行編號。2.根據(jù)文書內(nèi)容和登記要求，填寫文書登記表，詳細記錄文書的各項信息。3.將文書登記表與文書原件一并存檔，同時將文書編號等信息錄入公司文書管理系統(tǒng)，以便查詢和統(tǒng)計。七、文書印發(fā)（一）印發(fā)要求1.格式規(guī)范：按照公司統(tǒng)一規(guī)定的格式進行印發(fā)，確保文書格式整齊、美觀。2.內(nèi)容準確：印發(fā)的文書應與審核簽發(fā)后的原件一致，不得擅自修改或變更文書內(nèi)容。3.印刷清晰：文書印刷應清晰、工整，字跡、圖案等應清晰可辨，避免出現(xiàn)模糊、重影等情況。4.裝訂整齊：文書裝訂應牢固、整齊，不得出現(xiàn)散頁、掉頁等情況。（二）印發(fā)流程1.綜合管理部門根據(jù)文書的簽發(fā)意見和發(fā)放范圍，確定文書的印發(fā)份數(shù)和印刷方式。2.將文書電子稿發(fā)送給指定的印刷單位進行印刷。3.印刷單位按照要求進行印刷，完成后將印刷好的文書送回綜合管理部門。4.綜合管理部門對印刷好的文書進行核對，檢查文書內(nèi)容、格式、印刷質(zhì)量等是否符合要求。5.核對無誤后，按照發(fā)放范圍進行分發(fā)，并做好發(fā)放記錄。八、文書傳閱（一）傳閱范圍根據(jù)文書內(nèi)容和工作需要，確定文書的傳閱范圍，一般包括公司領導、相關部門負責人及其他需要知曉文書內(nèi)容的人員。（二）傳閱流程1.綜合管理部門將需要傳閱的文書整理后，按照傳閱范圍依次送閱。2.傳閱人員收到文書后，應在文書傳閱單上簽字，并注明傳閱日期。3.傳閱人員應盡快閱讀文書，并根據(jù)文書內(nèi)容和工作需要提出處理意見或建議。4.傳閱完畢后，傳閱人員應將文書及時退回綜合管理部門，不得擅自留存或延誤傳閱時間。九、文書辦理（一）收文辦理1.簽收登記：公司收到外部來文后，由綜合管理部門專人負責簽收，并按照文書登記要求進行詳細登記。2.初審分辦：綜合管理部門對收文進行初步審核，根據(jù)文書內(nèi)容和性質(zhì)，提出分辦意見，報公司領導批示后，分送給相關部門或人員辦理。3.承辦：承辦部門或人員收到交辦的文書后，應按照要求及時辦理，并在規(guī)定時間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給綜合管理部門。4.催辦：綜合管理部門對承辦部門或人員的文書辦理情況進行跟蹤催辦，確保文書按時辦理完畢。5.答復：承辦部門或人員將文書辦理結(jié)果答復來文單位，并將答復情況反饋給綜合管理部門。6.歸檔：文書辦理完畢后，承辦部門或人員應將文書原件及相關辦理材料整理后，交綜合管理部門歸檔保存。（二）發(fā)文辦理1.擬稿：按照文書起草要求，由相關部門或人員擬寫文書初稿。2.審核：文書初稿完成后，按照文書審核流程進行審核，確保文書質(zhì)量。3.簽發(fā)：審核通過的文書，按照簽發(fā)權限由相應領導進行簽發(fā)。4.編號登記：綜合管理部門對已簽發(fā)的文書進行編號登記。5.印發(fā)：按照文書印發(fā)要求進行印發(fā)，并分發(fā)到相關部門或人員。6.歸檔：文書印發(fā)完畢后，綜合管理部門將文書原件及相關印發(fā)材料整理后歸檔保存。十、文書歸檔（一）歸檔范圍1.公司各類行政公文、商務文書、內(nèi)部文件及其他文書。2.公司在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。3.公司與外部單位往來的重要文件、信函、合同、協(xié)議等。（二）歸檔要求1.齊全完整：歸檔的文書應齊全完整，涵蓋了公司各項工作的各個方面，不得遺漏重要文件和資料。2.分類準確：按照文書分類標準，對歸檔文書進行準確分類，便于查找和管理。3.裝訂規(guī)范：歸檔文書應按照規(guī)定的格式和要求進行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目清晰：對歸檔文書進行編目，編制詳細的目錄索引，注明文書的編號、名稱、日期、來源等信息，便于查詢和檢索。（三）歸檔流程1.各部門在文書辦理完畢后，應及時將文書原件及相關辦理材料整理后，移交綜合管理部門。2.綜合管理部門對接收的文書進行審核，檢查文書是否齊全完整、分類準確、裝訂規(guī)范等。3.審核通過后，綜合管理部門按照歸檔要求對文書進行編目、裝訂，并將其存入公司檔案庫。4.建立電子檔案：綜合管理部門應將歸檔文書的電子文件進行整理、存儲，建立電子檔案庫，實現(xiàn)文書檔案的數(shù)字化管理，便于查詢和利用。十一、文書借閱與查閱（一）借閱范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可以借閱公司檔案庫中的文書檔案。（二）借閱流程1.借閱人填寫《文書借閱申請表》，注明借閱文書的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息，并提交所在部門負責人審批。2.部門負責人審批同意后，借閱人將申請表提交給綜合管理部門。3.綜合管理部門對申請表進行審核，確認借閱人身份和借閱權限后，辦理借閱手續(xù)，將借閱的文書檔案交給借閱人。4.借閱人應在規(guī)定的借閱時間內(nèi)歸還借閱的文書檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人歸還文書檔案時，綜合管理部門應進行核對，檢查文書檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應按照規(guī)定進行賠償。（三）查閱范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可以查閱公司檔案庫中的文書檔案。（四）查閱流程1.查閱人填寫《文書查閱申請表》，注明查閱文書的名稱、編號、查閱目的等信息，并提交所在部門負責人審批。2.部門負責人審批同意后，查閱人將申請表提交給綜合管理部門。3.綜合管理部門對申請表進行審核，確認查閱人身份和查閱權限后，安排查閱人員在指定地點查閱文書檔案。4.查閱人員應在規(guī)定的查閱時間內(nèi)完成查閱工作，不得擅自摘抄、復印、拍照文書檔案內(nèi)容。如需摘抄、復印、拍照，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人員應將查閱的文書檔案歸還原位，不得擅自留存或帶走。十二、文書保密與銷毀（一）保密措施1.加強對文書管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。2.對涉及公司機密、商業(yè)秘密等重要文書，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制知悉范圍，采取加密存儲、專人保管等措施。3.在文書的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、傳閱、辦理、歸檔等過程中，應嚴格遵守保密制度，防止文書泄露。4.對廢棄的文書，應按照規(guī)定進行銷毀，不得隨意丟棄或出售。（二）銷毀流程1.定期對已超過保管期限或已失去保存價值的文書進行清理，確定需要銷毀的