文電簽收管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司文電簽收管理工作，確保文電傳遞的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和安全性，提高公司工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)之間以及公司與外部單位之間的文電簽收管理。（三）基本原則1.及時(shí)準(zhǔn)確原則文電簽收人員應(yīng)及時(shí)接收文電，并確保文電內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。2.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保文電在傳遞和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全保密。3.責(zé)任明確原則明確文電簽收各環(huán)節(jié)的責(zé)任，做到責(zé)任到人。二、文電分類(lèi)及定義（一）行政公文包括公司制發(fā)的決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。（二）業(yè)務(wù)文件涉及公司各類(lèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件，如合同、協(xié)議、技術(shù)文件、業(yè)務(wù)報(bào)表等。（三）外部來(lái)文包括上級(jí)主管部門(mén)、政府部門(mén)、合作伙伴等發(fā)來(lái)的文件、信函、傳真等。三、文電簽收流程（一）接收渠道1.紙質(zhì)文電通過(guò)公司收發(fā)室、專(zhuān)人送達(dá)等方式接收。2.電子文電通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、傳真等方式接收。（二）簽收登記1.紙質(zhì)文電收發(fā)室或?qū)Ｈ耸盏轿碾姾?，?yīng)立即進(jìn)行簽收登記，記錄文電的來(lái)源、日期、文號(hào)、標(biāo)題、份數(shù)等信息。2.電子文電接收人員應(yīng)及時(shí)查看電子文電，并在辦公系統(tǒng)中進(jìn)行簽收登記，注明文電的相關(guān)信息。（三）分發(fā)傳遞1.根據(jù)文電內(nèi)容和性質(zhì)，按照公司內(nèi)部職責(zé)分工，及時(shí)將文電分發(fā)給相關(guān)部門(mén)或人員。2.對(duì)于緊急文電，應(yīng)優(yōu)先處理，確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳遞到位。（四）文件處理1.承辦部門(mén)或人員收到文電后，應(yīng)按照文電要求及時(shí)進(jìn)行處理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋處理結(jié)果。2.需要傳閱的文電，應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進(jìn)行傳閱，并做好傳閱記錄。（五）歸檔保存1.文電處理完畢后，承辦部門(mén)或人員應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，及時(shí)將文電整理歸檔。2.歸檔的文電應(yīng)確保齊全、完整、準(zhǔn)確，便于查閱和利用。四、文電簽收人員職責(zé)（一）收發(fā)室人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司紙質(zhì)文電的接收、登記、分發(fā)和傳遞工作。2.對(duì)收到的文電進(jìn)行初步審核，確保文電的完整性和準(zhǔn)確性。3.定期清理和整理文電收發(fā)記錄，做好文件的保管工作。（二）電子文電接收人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司電子文電的接收、登記和分發(fā)工作。2.及時(shí)查看辦公系統(tǒng)和電子郵件，確保文電不遺漏。3.對(duì)電子文電進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）承辦部門(mén)或人員職責(zé)1.及時(shí)接收和處理分發(fā)到本部門(mén)的文電。2.按照文電要求認(rèn)真落實(shí)各項(xiàng)工作任務(wù)，并按時(shí)反饋處理結(jié)果。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)文電的整理和歸檔工作。五、文電簽收的時(shí)間要求（一）緊急文電應(yīng)在收到后[X]小時(shí)內(nèi)完成簽收、登記、分發(fā)和傳遞工作。（二）一般文電應(yīng)在收到后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成簽收、登記、分發(fā)和傳遞工作。六、文電簽收的安全保密措施（一）人員管理1.對(duì)文電簽收人員進(jìn)行保密教育，增強(qiáng)保密意識(shí)。2.簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。（二）環(huán)境管理1.文電存放場(chǎng)所應(yīng)具備安全保密條件，防止文電丟失、被盜或損壞。2.對(duì)電子文電存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。（三）傳遞管理1.紙質(zhì)文電傳遞應(yīng)采用密封包裝，專(zhuān)人傳遞，確保文電安全。2.電子文電傳遞應(yīng)采用加密傳輸方式，防止信息泄露。七、文電簽收的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室定期對(duì)文電簽收管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.對(duì)違反文電簽收管理規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）考核評(píng)價(jià)1.將文電簽收管理工作納入部門(mén)和個(gè)人績(jī)效考核體系，作為考核評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。2.對(duì)文電簽收