文件脫密管理辦法一、總則（一）目的為加強公司文件脫密管理，確保公司機密信息的安全，防止機密文件在流轉(zhuǎn)過程中發(fā)生失泄密事件，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及機密信息的各類文件，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、存儲介質(zhì)等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文件脫密管理工作合法合規(guī)。2.分級管理原則：根據(jù)文件的機密程度，實行分級分類管理，采取相應(yīng)的脫密措施。3.全程管控原則：對文件從產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、使用到銷毀的全過程進行嚴格管控，確保脫密措施落實到位。4.最小化原則：在保證工作正常開展的前提下，盡量減少知悉機密文件的人員范圍和接觸時間。二、文件密級劃分（一）絕密級涉及公司核心商業(yè)秘密、關(guān)鍵技術(shù)信息、重大決策等，一旦泄露將對公司造成極其嚴重的損害，如公司未公開的產(chǎn)品研發(fā)計劃、核心算法、戰(zhàn)略規(guī)劃等。（二）機密級包含重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息、財務(wù)機密等，泄露后會對公司業(yè)務(wù)運營產(chǎn)生較大影響，如客戶名單及聯(lián)系方式、重要業(yè)務(wù)合同、財務(wù)報表等。（三）秘密級涉及公司一般性的敏感信息，泄露可能對公司造成一定的不良影響，如內(nèi)部管理制度、員工基本信息等。三、脫密措施（一）文件生成階段1.明確密級標(biāo)識：文件起草部門在文件初稿形成后，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容確定其密級，并在文件首頁顯著位置標(biāo)明密級和保密期限。2.審批流程：絕密級文件須經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批；機密級文件由部門負責(zé)人審核后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批；秘密級文件由部門負責(zé)人審批。審批通過后，文件方可正式印發(fā)。（二）文件流轉(zhuǎn)階段1.專人傳遞：對于機密文件，應(yīng)指定專人負責(zé)傳遞，傳遞過程中要確保文件的安全，不得通過普通郵件、快遞等方式傳遞。2.加密存儲與傳輸：電子文件應(yīng)采用加密技術(shù)進行存儲和傳輸，確保文件在流轉(zhuǎn)過程中的保密性。3.登記備案：建立文件流轉(zhuǎn)登記制度，詳細記錄文件的收發(fā)時間、內(nèi)容、去向等信息，以便跟蹤查詢。（三）文件使用階段1.限定知悉范圍：根據(jù)工作需要，嚴格限定能夠接觸和使用機密文件的人員范圍，知悉人員應(yīng)簽署保密協(xié)議。2.使用場所管理：在公司內(nèi)部指定專門的場所使用機密文件，禁止在非保密場所談?wù)?、處理機密文件。3.使用記錄：對機密文件的使用情況進行詳細記錄，包括使用時間、使用人、使用目的等。（四）文件存儲階段1.分類存放：按照文件密級，將紙質(zhì)文件存放在專門的保密柜中，不同密級的文件分開存放；電子文件應(yīng)存儲在加密的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并設(shè)置訪問權(quán)限。2.定期盤點：定期對保密柜和存儲設(shè)備中的文件進行盤點，確保文件數(shù)量準(zhǔn)確、存儲安全。（五）文件銷毀階段1.審批程序：文件銷毀前，應(yīng)填寫文件銷毀審批表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。2.銷毀方式：根據(jù)文件的性質(zhì)和數(shù)量，選擇合適的銷毀方式，如粉碎、焚燒、數(shù)據(jù)擦除等，確保文件信息無法恢復(fù)。3.監(jiān)督銷毀：銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、合規(guī)。四、人員管理（一）保密培訓(xùn)1.新員工入職培訓(xùn)：對新入職員工進行保密知識培訓(xùn)，使其了解公司的保密制度和文件脫密管理辦法，明確保密責(zé)任。2.定期培訓(xùn)：定期組織全體員工進行保密知識更新培訓(xùn)，提高員工的保密意識和技能。（二）保密考核1.建立考核機制：將員工的保密工作表現(xiàn)納入績效考核體系，對違反保密規(guī)定的行為進行嚴肅處理。2.考核內(nèi)容：考核內(nèi)容包括保密知識掌握情況、文件脫密管理措施執(zhí)行情況、保密工作業(yè)績等。（三）離崗離職管理1.離職審計：員工離職前，應(yīng)對其工作期間涉及的機密文件進行審計，確保無遺留問題。2.簽署保密承諾書：離職員工應(yīng)簽署保密承諾書，承諾離職后仍遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露公司機密信息。3.收回文件資料：收回離職員工手中的所有機密文件和存儲介質(zhì)，并進行登記核實。五、監(jiān)督檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查：公司保密管理部門定期對各部門的文件脫密管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.不定期抽查：不定期對重點部門和關(guān)鍵崗位的文件脫密管理情況進行抽查，確保脫密措施落實到位。（二）外部審計1.委托審計：定期委托專業(yè)的審計機構(gòu)對公司的文件脫密管理工作進行審計，評估脫密管理的有效性和合規(guī)性。2.接受監(jiān)管：積極配合國家有關(guān)部門和行業(yè)監(jiān)管機構(gòu)的監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題。六、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.泄露機密文件：未經(jīng)授權(quán)，將公司機密文件泄露給外部人員或在公司內(nèi)部不當(dāng)傳播。2.違反脫密措施：未按照本辦法規(guī)定的脫密措施對文件進行管理，導(dǎo)致文件失泄密風(fēng)險增加。3.其他違規(guī)行為：如未妥善保管機密文件、擅自復(fù)制機密文件等。（二）責(zé)任追究方式1.警告：對初次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工，給予警告處分，并責(zé)令其立即整改。2.罰款：根據(jù)違規(guī)行為的嚴重程度，對違規(guī)員工處以一定金額的罰款。3.解除勞動合同：對嚴重違反保密規(guī)定，給公司造成重大損失的員工，解除勞動合同，并依法追究其法律責(zé)任。4.賠償損失：違規(guī)員工應(yīng)承擔(dān)因失泄密行為給公司造成的經(jīng)濟損失。七、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司保密管理部門負責(zé)解釋。（二）修訂與廢止本辦法將根據(jù)國家法律