機(jī)關(guān)辦文管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)機(jī)關(guān)辦文管理，提高辦文質(zhì)量和效率，確保文件處理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本機(jī)關(guān)內(nèi)部各類文件的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、歸檔等處理工作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確表達(dá)意圖，符合法律法規(guī)、政策要求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，語言規(guī)范、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、格式統(tǒng)一。2.及時高效原則嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和時限處理文件，確保文件傳遞迅速、辦理及時，不拖延、不積壓。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)文件管理過程中的保密工作，防止文件信息泄露。4.精簡實用原則精簡文件數(shù)量，控制文件篇幅，提高文件的針對性和實用性，避免形式主義。二、文件種類及格式（一）文件種類1.上行文：主要用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、請示問題等，如報告、請示等。2.下行文：主要用于向下級機(jī)關(guān)傳達(dá)方針政策、部署工作、發(fā)布命令等，如決定、通知、通報等。3.平行文：主要用于同級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項等，如函。（二）文件格式1.頁面設(shè)置一般采用A4紙型，頁邊距上、下各2.54厘米，左、右各3.17厘米。2.字體字號標(biāo)題一般用二號宋體字，正文一般用三號仿宋體字，如有小標(biāo)題，小標(biāo)題一般用三號黑體字。3.排版要求段落間距一般為1.5倍行距，首行縮進(jìn)2個字符。頁碼一般位于頁面底端居中。三、文件起草（一）起草要求1.主題明確文件應(yīng)圍繞一個中心主題展開，避免內(nèi)容分散、主題不突出。2.內(nèi)容完整涵蓋文件所涉及事項的各個方面，做到事實清楚、依據(jù)充分、措施具體。3.語言簡潔文字表述簡潔明了，避免冗長、繁瑣的表述，盡量使用簡潔易懂的詞匯和句子結(jié)構(gòu)。（二）起草流程1.明確任務(wù)根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)指示，確定文件起草任務(wù)，并指定專人負(fù)責(zé)。2.收集資料起草人員應(yīng)廣泛收集與文件主題相關(guān)的政策法規(guī)、工作經(jīng)驗、數(shù)據(jù)資料等，為起草工作提供充分依據(jù)。3.擬定提綱在收集資料的基礎(chǔ)上，擬定文件提綱，明確文件的結(jié)構(gòu)框架和主要內(nèi)容。4.撰寫初稿按照提綱進(jìn)行文件初稿的撰寫，注意語言表達(dá)和邏輯結(jié)構(gòu)。5.審核修改初稿完成后，起草人員應(yīng)進(jìn)行自我審核，對內(nèi)容、語言、格式等方面進(jìn)行修改完善。四、文件審核（一）審核內(nèi)容1.合法性審核文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、政策要求，是否存在違法違規(guī)條款。2.準(zhǔn)確性審核文件表述是否準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否真實可靠，事實是否清楚。3.規(guī)范性審核文件格式是否符合要求，語言是否規(guī)范，邏輯是否嚴(yán)謹(jǐn)。4.可行性審核文件提出的措施和要求是否具有可操作性，是否符合實際情況。（二）審核流程1.初審起草人員完成初稿后，應(yīng)提交本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，初審主要對文件的內(nèi)容完整性、語言規(guī)范性等進(jìn)行審核，并提出修改意見。2.復(fù)審初審?fù)ㄟ^后，文件提交至綜合部門進(jìn)行復(fù)審，復(fù)審主要對文件的合法性、準(zhǔn)確性、可行性等進(jìn)行審核，并進(jìn)一步提出修改意見。3.終審復(fù)審?fù)ㄟ^后，文件提交至機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行終審，終審主要對文件的整體質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，作出最終審核決定。五、文件簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.上行文由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。2.下行文涉及重要事項的文件，由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)；一般性文件，可由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.平行文根據(jù)文件內(nèi)容和涉及事項，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（二）簽發(fā)程序文件經(jīng)審核通過后，起草人員應(yīng)將文件呈送相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)時，應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，簽署明確的意見和姓名、日期。六、文件印發(fā)（一）印發(fā)準(zhǔn)備1.排版校對根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見，對文件進(jìn)行排版，并進(jìn)行嚴(yán)格的校對，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤、格式規(guī)范統(tǒng)一。2.編號登記對印發(fā)的文件進(jìn)行編號登記，建立文件印發(fā)臺賬，記錄文件的印發(fā)日期、文號、標(biāo)題、份數(shù)等信息。（二）印發(fā)方式1.紙質(zhì)印發(fā)根據(jù)文件份數(shù)進(jìn)行打印，并加蓋機(jī)關(guān)印章，按照規(guī)定的范圍進(jìn)行分發(fā)。2.電子印發(fā)對于一些不涉密的文件，可通過電子政務(wù)系統(tǒng)等方式進(jìn)行電子印發(fā)，發(fā)送至相關(guān)部門和人員。七、文件歸檔（一）歸檔范圍機(jī)關(guān)在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括上級文件、本級文件、下級文件、會議文件、業(yè)務(wù)文件等，均應(yīng)進(jìn)行歸檔。（二）歸檔要求1.齊全完整應(yīng)歸檔的文件材料應(yīng)收集齊全，確保文件內(nèi)容完整無缺。2.分類準(zhǔn)確按照文件的來源、時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，確保歸檔文件分類合理、便于查找。3.裝訂規(guī)范歸檔文件應(yīng)進(jìn)行規(guī)范裝訂，保持文件的整齊、牢固。4.編目清晰編制歸檔文件目錄，對歸檔文件進(jìn)行編號、題名、日期、保管期限等信息的標(biāo)注，便于檢索利用。（三）歸檔流程1.收集整理各部門應(yīng)定期將本部門形成的文件材料進(jìn)行收集整理，移交至機(jī)關(guān)檔案管理部門。2.審核驗收檔案管理部門對移交的文件材料進(jìn)行審核驗收，對不符合歸檔要求的文件材料，退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充完善。3.歸檔入庫審核驗收合格后，檔案管理部門將歸檔文件材料進(jìn)行整理、編目，存入檔案庫房。八、文件保密（一）保密制度1.嚴(yán)格限定文件知悉范圍，嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸文件內(nèi)容。2.對涉密文件應(yīng)按照國家保密規(guī)定進(jìn)行管理，采取加密存儲、專人保管等措施。3.在文件傳遞、處理過程中，應(yīng)確保文件安全，防止文件丟失、被盜、被篡改。（二）保密措施1.設(shè)備管理對存儲文件的計算機(jī)、移動存儲設(shè)備等進(jìn)行加密管理，設(shè)置開機(jī)密碼、訪問權(quán)限等。2.人員教育加強(qiáng)對機(jī)關(guān)工作人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書。3.監(jiān)督檢查定期對文件保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除保密隱患。九、文件處理時限（一）一般文件處理時限1.緊急文件應(yīng)隨到隨辦，在規(guī)定的時間內(nèi)完成處理，一般不超過[X]個工作日。2.一般文件應(yīng)在收到文件后的[X]個工作日內(nèi)完成起草、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)，印發(fā)時間根據(jù)文件性質(zhì)和要求確定。（二）特殊情況處理對于因特殊原因不能按時完成文件處理的，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，并說明原因和預(yù)計完成時間。十、文件管理責(zé)任（一）部門責(zé)任1.起草部門負(fù)責(zé)文件的起草工作，確保文件內(nèi)容質(zhì)量，并按照規(guī)定的程序和時限完成文件起草任務(wù)。2.審核部門負(fù)責(zé)對文件進(jìn)行審核，提出審核意見，確保文件的合法性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和可行性。3.印發(fā)部門負(fù)責(zé)文件的排版、校對、編號登記、印發(fā)等工作，確保文件印發(fā)質(zhì)量和效率。4.檔案管理部門負(fù)責(zé)文件的歸檔工作，確保歸檔文件的齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目清晰，并做好檔案的保管和利用工作。（二）人員責(zé)任1.文件起草人員對文件內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)。2.文件審核