某區(qū)檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強某區(qū)檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高檔案管理水平，更好地為某區(qū)各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)，結合本區(qū)實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于某區(qū)內各級黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織的檔案管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則全區(qū)檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.依法管理原則嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)，依法開展檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.服務為本原則檔案管理工作要以服務某區(qū)經濟社會發(fā)展為宗旨，充分發(fā)揮檔案的作用，為各項工作提供有力支持。（四）管理職責1.區(qū)檔案局職責貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本區(qū)檔案工作規(guī)章制度并組織實施。對全區(qū)檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、監(jiān)督指導，依法查處檔案違法行為。負責接收、征集、整理、保管和提供利用本區(qū)重要檔案資料，開展檔案編研工作。組織檔案業(yè)務培訓和宣傳教育，提高檔案人員業(yè)務素質和社會檔案意識。2.各單位檔案管理部門職責貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和本辦法，建立健全本單位檔案管理制度。負責本單位各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用工作，確保檔案的安全與完整。對所屬機構的檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查，組織檔案人員參加業(yè)務培訓。定期向區(qū)檔案局報送檔案工作情況和統(tǒng)計報表。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的各類文件材料，包括上級文件、本級文件、下級文件、會議文件、工作計劃與總結、統(tǒng)計報表、人事檔案等。本單位在各項工作中形成的具有保存價值的文件材料，如請示、報告、批復、通知、合同、協(xié)議等。2.科技檔案本單位在科研、生產、基建等活動中形成的圖紙、圖表、技術文件、實驗報告、工藝流程、項目規(guī)劃等。引進技術、設備的相關文件資料，包括合同、說明書、操作手冊等。3.會計檔案本單位的會計憑證、會計賬簿、財務報告、審計報告、稅務報表等財務核算資料。與財務活動相關的其他文件材料，如銀行對賬單、發(fā)票存根等。4.聲像檔案本單位在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料，如重大會議、重要活動、工程建設等的記錄。反映本單位歷史變遷、文化特色的聲像資料。5.電子檔案本單位在辦公自動化過程中形成的電子文件，包括電子公文、電子報表、電子圖紙等。存儲在光盤、硬盤等載體上的各類電子數據。（二）收集要求1.各單位應明確檔案收集工作的責任人，定期開展檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集歸檔。2.對重要活動、重大項目等形成的檔案，應實行同步收集，確保檔案的真實性和完整性。3.收集的檔案應字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備，禁止使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫材料。4.電子檔案應按照相關標準進行收集，確保數據的準確性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家和行業(yè)有關檔案整理的規(guī)范和標準。（四）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機構（問題）等進行分類整理，編制檔案目錄。采用“件”為單位進行裝訂、編號、編目，將每份文件材料作為一個獨立的保管單元。2.科技檔案根據項目、專業(yè)等進行分類，按照項目進展階段或專業(yè)類別依次排列。建立科技檔案的編號系統(tǒng)，對每份檔案進行編號，便于查找和管理。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行整理，分別裝訂成冊。編制會計檔案目錄，注明檔案的年度、保管期限、冊數等信息。4.聲像檔案按照內容、時間等進行分類整理，對照片、錄音、錄像等分別編號。編寫聲像檔案說明，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息。5.電子檔案按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類存儲，建立電子檔案數據庫。對電子檔案進行元數據著錄，確保電子檔案的可識別性和可利用性。三、檔案的保管（一）保管場所1.各單位應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等設施設備。（二）保管方式1.檔案應按照不同類別、保管期限分別存放，排列有序，便于查找。2.紙質檔案應采用密集架或檔案柜進行存放，電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行異地備份。3.對重要、珍貴的檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：反映本單位主要職能活動和歷史面貌的，對國家和社會具有長遠保存價值的檔案。長期保管的檔案：在較長時間內對本單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：在較短時間內對本單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。2.各單位應根據檔案的實際情況，準確確定檔案的保管期限，并在檔案整理過程中予以標注。（四）檔案鑒定1.各單位應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關業(yè)務部門人員組成鑒定小組，對檔案進行全面審查。2.鑒定小組應根據檔案的價值和實際利用情況，提出存毀意見，報本單位主管領導審批。3.對確無保存價值的檔案，應編制銷毀清冊，經本單位主管領導批準后，按照規(guī)定程序進行銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。（五）檔案統(tǒng)計1.各單位應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應按照規(guī)定的格式和時間要求報送區(qū)檔案局，確保統(tǒng)計數據的準確、及時。3.區(qū)檔案局應定期對全區(qū)檔案統(tǒng)計數據進行匯總分析，掌握檔案工作動態(tài)，為檔案管理決策提供依據。四、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和本辦法的規(guī)定，確保檔案信息的安全。2.服務優(yōu)先原則以服務某區(qū)各項工作為宗旨，積極主動地為利用者提供檔案信息服務。3.保密原則對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱利用利用者可憑有效證件到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理部門應提供必要的查閱場所和設備，并安排專人負責查閱服務。2.借閱利用因工作需要確需借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經本單位主管領導批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制利用利用者如需復制檔案，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序和要求進行復制。復制的檔案應加蓋檔案管理部門印章，注明復制日期和出處。（三）利用手續(xù)1.查閱利用手續(xù)利用者到檔案管理部門查閱檔案時，應出示有效證件，填寫查閱登記表，注明查閱檔案的名稱、日期、目的等信息。2.借閱利用手續(xù)借閱檔案時，利用者應填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數量、期限、用途等信息，經本單位主管領導批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱申請表應一式兩份，檔案管理部門和利用者各留存一份。3.復制利用手續(xù)利用者如需復制檔案，應填寫復制申請表，注明復制檔案的名稱、數量、用途等信息，經檔案管理部門審核同意后，按照規(guī)定的程序和要求進行復制。復制申請表應一式兩份，檔案管理部門和利用者各留存一份。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應加強對檔案利用工作的監(jiān)督，定期檢查檔案利用情況，確保檔案利用工作規(guī)范、有序進行。2.對違反檔案利用規(guī)定的行為，檔案管理部門應及時制止，并按照有關規(guī)定進行處理。情節(jié)嚴重的，依法追究相關人員的責任。五、檔案信息化建設（一）建設目標1.建立覆蓋某區(qū)各級各部門的檔案信息管理系統(tǒng)，實現檔案信息的數字化存儲、網絡化傳輸和智能化管理。2.提高檔案管理工作效率和服務水平，為某區(qū)經濟社會發(fā)展提供更加便捷、高效的檔案信息服務。（二）建設內容1.檔案數字化加工對館藏檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫，實現檔案信息的數字化存儲。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實現檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務流程的信息化管理，具備檔案檢索、借閱管理、統(tǒng)計分析等功能。3.檔案網站建設建立某區(qū)檔案網站，發(fā)布檔案工作動態(tài)、檔案法規(guī)政策、檔案信息資源等，為社會公眾提供檔案信息服務平臺。4.數據安全與備份建立完善的數據安全保障體系，采取數據加密、訪問控制、防火墻等技術手段，確保檔案信息的安全。同時，定期對檔案數據進行備份，防止數據丟失。（三）建設步驟1.規(guī)劃階段（[具體時間區(qū)間1]）制定檔案信息化建設規(guī)劃，明確建設目標、任務、步驟和保障措施。2.實施階段（[具體時間區(qū)間2]）按照規(guī)劃要求，組織開展檔案數字化加工、信息管理系統(tǒng)建設、網站建設等工作。3.驗收階段（[具體時間區(qū)間3]）對檔案信息化建設項目進行驗收，確保系統(tǒng)功能符合要求，數據質量可靠，運行穩(wěn)定安全。（四