校友接待管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范校友接待工作，加強(qiáng)與校友的聯(lián)系與溝通，展示學(xué)校/單位的良好形象，增進(jìn)校友對學(xué)校/單位的歸屬感和認(rèn)同感，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學(xué)校/單位組織的各類校友接待活動，包括校友返校聚會、校慶活動、校友來訪交流等。（三）基本原則1.熱情周到原則：以熱情、友好的態(tài)度接待校友，為校友提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，讓校友感受到家的溫暖。2.規(guī)范有序原則：接待工作要遵循一定的程序和規(guī)范，確保各項活動順利進(jìn)行，保障校友的安全和權(quán)益。3.注重實效原則：通過接待活動，加強(qiáng)與校友的交流與合作，促進(jìn)學(xué)校/單位的發(fā)展，實現(xiàn)互利共贏。4.勤儉節(jié)約原則：合理安排接待經(jīng)費，杜絕鋪張浪費，做到勤儉節(jié)約、務(wù)實高效。二、接待組織與分工（一）接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立校友接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校/單位主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)校友接待工作，制定接待方案，解決接待工作中的重大問題。（二）接待工作小組根據(jù)接待任務(wù)的需要，設(shè)立若干接待工作小組，明確各小組的職責(zé)和分工，確保接待工作的順利開展。1.綜合協(xié)調(diào)組負(fù)責(zé)接待工作的整體協(xié)調(diào)和溝通，制定接待計劃和日程安排，組織召開接待工作會議，協(xié)調(diào)解決接待過程中的各類問題。2.聯(lián)絡(luò)接待組負(fù)責(zé)與校友的聯(lián)系和溝通，提前了解校友的基本信息、行程安排和需求，做好校友的報到登記、住宿安排、餐飲服務(wù)、交通接送等工作。3.活動策劃組負(fù)責(zé)策劃和組織校友接待期間的各項活動，如校友座談會、主題班會、參觀考察、文藝演出等，確?；顒觾?nèi)容豐富、形式多樣，能夠充分展示學(xué)校/單位的發(fā)展成果和文化特色。4.宣傳報道組負(fù)責(zé)接待活動的宣傳報道工作，通過學(xué)校/單位官網(wǎng)、微信公眾號、校報等渠道，及時發(fā)布接待活動的相關(guān)信息，宣傳校友的先進(jìn)事跡和成功經(jīng)驗，營造良好的輿論氛圍。5.后勤保障組負(fù)責(zé)接待活動的后勤保障工作，包括場地布置、設(shè)備設(shè)施維護(hù)、物資采購、安全保衛(wèi)等，確保接待活動的順利進(jìn)行。三、接待前期準(zhǔn)備（一）信息收集1.提前通過校友總會、校友分會、校友微信群、電話等渠道，收集校友的基本信息，包括姓名、性別、年齡、畢業(yè)年級、專業(yè)、工作單位、聯(lián)系方式等。2.了解校友的行程安排，包括抵達(dá)時間、離開時間、是否需要接送站、住宿需求等。3.掌握校友的特殊需求，如飲食禁忌、身體狀況、特殊活動安排等。（二）場地安排1.根據(jù)接待規(guī)模和活動內(nèi)容，合理安排活動場地，如會議室、教室、報告廳、體育館、餐廳、酒店等。2.對活動場地進(jìn)行提前布置，包括懸掛橫幅、擺放鮮花、設(shè)置指示牌、調(diào)試音響設(shè)備等，營造溫馨、熱烈的氛圍。（三）物資準(zhǔn)備1.準(zhǔn)備好接待所需的物資，如報到資料、禮品、紀(jì)念品、宣傳資料、文具用品等。2.確保住宿、餐飲等方面的物資供應(yīng)充足，如床上用品、洗漱用品、餐具、食品飲料等。（四）人員培訓(xùn)1.對參與接待工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉接待流程、服務(wù)規(guī)范和注意事項。2.組織接待人員進(jìn)行模擬演練，提高應(yīng)對突發(fā)情況的能力。（五）安全保障1.制定安全保障方案，明確安全責(zé)任，確保接待活動期間校友的人身安全和財產(chǎn)安全。2.對活動場地、住宿場所、餐飲單位等進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患。3.安排專人負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)工作，加強(qiáng)活動現(xiàn)場的巡邏和監(jiān)控，維護(hù)秩序。四、接待流程（一）報到接待1.在學(xué)校/單位指定的地點設(shè)立校友報到接待點，安排專人負(fù)責(zé)接待工作。2.校友到達(dá)后，接待人員熱情迎接，引導(dǎo)校友辦理報到手續(xù)，發(fā)放報到資料、禮品、紀(jì)念品等。3.對校友的基本信息進(jìn)行核實和登記，了解校友的行程安排和需求，為后續(xù)的接待工作做好準(zhǔn)備。（二）住宿安排1.根據(jù)校友的需求，提前預(yù)訂好住宿房間，并安排專人負(fù)責(zé)引導(dǎo)校友前往住宿地點。2.向校友介紹住宿設(shè)施和周邊環(huán)境，協(xié)助校友辦理入住手續(xù)。3.安排專人負(fù)責(zé)住宿期間的服務(wù)工作，及時解決校友在住宿過程中遇到的問題。（三）餐飲服務(wù)1.根據(jù)接待規(guī)模和校友的飲食需求，合理安排餐飲場所和菜單。2.確保餐飲質(zhì)量和衛(wèi)生安全，為校友提供可口、營養(yǎng)的飯菜。3.安排專人負(fù)責(zé)餐飲服務(wù)工作，及時為校友提供餐飲服務(wù)，滿足校友的特殊飲食需求。（四）交通接送1.根據(jù)校友的行程安排，提前安排好交通車輛，確保校友能夠按時、安全地到達(dá)活動地點。2.向校友介紹交通車輛的運行時間和路線，提醒校友注意乘車安全。3.安排專人負(fù)責(zé)交通接送工作，確保交通車輛的正常運行，及時解決交通過程中遇到的問題。（五）活動組織1.按照接待方案的安排，組織校友開展各項活動，如校友座談會、主題班會、參觀考察、文藝演出等。2.在活動過程中，安排專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場組織和協(xié)調(diào)工作，確?；顒禹樌M(jìn)行。3.及時收集校友的意見和建議，為學(xué)校/單位的發(fā)展提供參考。（六）送別校友1.在校友離開前，安排專人負(fù)責(zé)送別工作，向校友表示感謝和祝福。2.協(xié)助校友辦理退房手續(xù)，安排車輛將校友送至車站、機(jī)場等交通樞紐。3.收集校友的反饋意見，對本次接待工作進(jìn)行總結(jié)和評估，為今后的接待工作提供經(jīng)驗借鑒。五、接待經(jīng)費管理（一）經(jīng)費預(yù)算1.根據(jù)接待任務(wù)的規(guī)模和標(biāo)準(zhǔn)，提前編制接待經(jīng)費預(yù)算，明確各項費用的支出范圍和金額。2.接待經(jīng)費預(yù)算應(yīng)包括報到資料費、禮品費、紀(jì)念品費、餐飲費、住宿費、交通費、活動費、宣傳費等。（二）經(jīng)費審批1.接待經(jīng)費預(yù)算經(jīng)學(xué)校/單位財務(wù)部門審核后，報學(xué)校/單位領(lǐng)導(dǎo)審批。2.接待經(jīng)費的使用應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的預(yù)算執(zhí)行，不得擅自擴(kuò)大支出范圍和提高支出標(biāo)準(zhǔn)。（三）經(jīng)費報銷1.接待活動結(jié)束后，接待工作小組應(yīng)及時整理和收集相關(guān)票據(jù)，按照學(xué)校/單位的財務(wù)報銷制度進(jìn)行報銷。2.報銷票據(jù)應(yīng)真實、合法、有效，注明用途、金額、日期等信息，并由經(jīng)手人、證明人、審批人簽字。3.財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核報銷票據(jù)，對不符合規(guī)定的票據(jù)不予報銷。六、接待工作紀(jì)律（一）遵守工作制度接待工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守學(xué)校/單位的各項工作制度，按時上下班，不得遲到早退。（二）熱情周到服務(wù)接待工作人員應(yīng)熱情、周到地為校友提供服務(wù)，不得推諉、敷衍、刁難校友。（三）保守校友秘密接待工作人員應(yīng)嚴(yán)格保守校友的個人信息和商業(yè)秘密，不得泄露給無關(guān)人員。（四）廉潔自律接待工作人員應(yīng)廉潔自律，不得接受校友的禮品、禮金、