檔案存檔管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司/組織的工作效率和管理水平，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案存檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織的檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)性原則。歸檔的檔案必須是真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的原始記錄，不得偽造、篡改。3.完整性原則。凡屬于公司/組織工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，均應(yīng)歸檔，不得遺漏。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止失密、泄密。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案整理工作，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，對檔案進(jìn)行科學(xué)保管，確保檔案的安全。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。5.開展檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)、準(zhǔn)確地反映檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況。6.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，編制檔案檢索工具和參考資料，主動(dòng)了解公司/組織各部門的檔案利用需求，做好檔案查閱、借閱等服務(wù)工作。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識和檔案業(yè)務(wù)水平。8.對下屬部門和分支機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保公司/組織檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案類：包括公司/組織的行政管理、黨群工作、人力資源、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)察等方面的文件材料。2.業(yè)務(wù)檔案類：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷、生產(chǎn)管理、技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量管理、物資采購、售后服務(wù)等各類業(yè)務(wù)檔案。3.基本建設(shè)檔案類：包括公司/組織新建、改建、擴(kuò)建等基本建設(shè)項(xiàng)目過程中形成的文件材料。4.設(shè)備儀器檔案類：記錄公司/組織各類設(shè)備儀器的購置、安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)、維修、報(bào)廢等全過程的文件材料。5.會(huì)計(jì)檔案類：按照國家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，對公司/組織的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料進(jìn)行分類整理。6.聲像檔案類：包括公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。7.電子檔案類：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件材料，如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。（二）檔案編號1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性的原則，確保每個(gè)檔案都有一個(gè)唯一的編號，便于管理和查找。2.編號方法：采用層次分類編號法，由全宗號、目錄號、案卷號、件號等組成。全宗號為公司/組織檔案管理部門的代號；目錄號按照檔案分類類別分別編制；案卷號按照同一目錄下的案卷順序編制；件號按照同一案卷內(nèi)文件材料的排列順序編制。例如，行政檔案類的一份文件編號為：[全宗號][目錄號][案卷號][件號]。3.編號的維護(hù)：檔案編號一經(jīng)確定，不得隨意更改。如因檔案分類調(diào)整、檔案數(shù)量增加等原因需要變更編號時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，并做好相應(yīng)的記錄和說明，確保檔案編號的連續(xù)性和準(zhǔn)確性。四、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。2.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。3.公司/組織員工在工作中獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)勵(lì)文件、培訓(xùn)證書等個(gè)人材料。4.公司/組織參與的各類會(huì)議、活動(dòng)形成的文件材料，如會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。5.公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器購置等工作中形成的文件材料。6.其他與公司/組織工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）歸檔要求1.歸檔文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、字跡清楚、簽署完備，符合檔案整理的質(zhì)量要求。2.紙質(zhì)文件材料應(yīng)采用A4紙型，左側(cè)裝訂，幅面過大的文件應(yīng)折疊成A4大小。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。聲像文件應(yīng)標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等要素。3.歸檔文件材料應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理，同一類別的文件應(yīng)集中排列，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。4.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集和整理工作，在每年的[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的應(yīng)歸檔文件材料移交至檔案管理部門。（三）歸檔程序1.各部門文件材料收集人員對本部門形成的文件材料進(jìn)行初步整理，按照檔案分類要求進(jìn)行分類、編號、編目，填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份隨文件材料移交檔案管理部門，一份由本部門留存?zhèn)洳椤?.檔案管理部門接收各部門移交的文件材料后，對移交清單進(jìn)行核對，對不符合歸檔要求的文件材料，及時(shí)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.檔案管理部門對接收的文件材料進(jìn)行進(jìn)一步整理、裝訂、編目等工作，將整理好的檔案上架存放，并建立檔案檢索目錄，以便于查詢和利用。五、檔案的整理與編目（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案的整理：按照檔案分類方案，對歸檔文件進(jìn)行分類，同一類別的文件按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，然后進(jìn)行編號、編目、裝訂等工作。編目應(yīng)包括文件編號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等項(xiàng)目。2.電子檔案的整理：按照檔案分類方案，對電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子文件的元數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確。電子文件應(yīng)按照一定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，便于識別和查找。3.聲像檔案的整理：對照片、錄音、錄像等聲像文件進(jìn)行分類整理，標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并按照一定的順序進(jìn)行編號、編目。照片應(yīng)沖洗或掃描成紙質(zhì)或電子文件進(jìn)行保存，錄音、錄像應(yīng)轉(zhuǎn)錄成通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)。（三）編目要求1.編目應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，便于檔案的查找和利用。2.紙質(zhì)檔案的編目應(yīng)使用耐久性好的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫材料。3.電子檔案的編目應(yīng)符合電子文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保電子文件目錄數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和完整性。六、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火保險(xiǎn)柜、溫濕度計(jì)、除濕機(jī)、空調(diào)、防蟲藥品、消防器材等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指對公司/組織具有重要?dú)v史意義和長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長期保管的檔案是指在較長時(shí)間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[具體年限]年；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為[具體年限]年。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行確定，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)見附件[具體附件名稱]。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保持檔案的原貌。3.采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)和設(shè)備，如數(shù)字化存儲(chǔ)、電子備份等，提高檔案的保護(hù)水平。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案在利用過程中受到損壞或丟失。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，確定檔案的存毀。2.對已超過保管期限但仍具有重要查考價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。3.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和法律憑證作用等因素。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對需要鑒定的檔案進(jìn)行全面審查，提出初步鑒定意見。2.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的初步鑒定意見，填寫《檔案鑒定審批表》，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對確定銷毀的檔案進(jìn)行造冊登記，填寫《檔案銷毀清冊》，一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報(bào)公司/組織財(cái)務(wù)部門備案。（四）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)，如粉碎、焚燒等。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)。八、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可以查閱、借閱本部門或與本部門工作相關(guān)的檔案；因特殊原因需要查閱、借閱其他部門檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行查閱。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可以在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)遵守檔案查閱制度，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。2.借閱：檔案利用者因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極主動(dòng)地為檔案利用者提供服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案。2.根據(jù)檔案利用者的需求，檔案管理部門可以提供檔案復(fù)印件、摘錄等服務(wù)，但應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。3.檔案管理部門應(yīng)定期收集檔案利用反饋信息，了解檔案利用效果，不斷改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司/組織現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司/組織實(shí)際情況的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等全過程的信息化管理。3.系統(tǒng)安全保障：建立健全檔案管理信息系統(tǒng)安全管理制度，采取有效的安全技術(shù)措施，如防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證等，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計(jì)算