檔案驗收管理辦法一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，規(guī)范檔案驗收工作流程，提高檔案管理水平，依據國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位在各類項目、業(yè)務活動中形成的檔案的驗收管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：檔案應涵蓋公司各項業(yè)務活動的全過程，包括文件、資料、圖表、數據等，確保無重要遺漏。3.系統(tǒng)性原則：檔案應按照一定的分類標準和邏輯順序進行整理，保持內在聯(lián)系和系統(tǒng)性。4.安全性原則：檔案應采取有效措施確保存儲安全，防止丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案驗收的組織與職責（一）驗收組織1.公司成立檔案驗收工作領導小組，由公司分管領導擔任組長，成員包括辦公室、業(yè)務部門負責人等。領導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調檔案驗收工作，審定驗收方案和驗收報告。2.根據項目或業(yè)務活動的具體情況，成立檔案驗收小組，成員包括檔案管理人員、業(yè)務骨干等。驗收小組負責具體實施檔案驗收工作。（二）職責分工1.辦公室負責制定檔案驗收工作計劃和方案。組織協(xié)調檔案驗收工作，對驗收過程進行監(jiān)督指導。負責審核驗收報告，匯總驗收結果，向公司領導匯報。負責檔案驗收工作的資料歸檔和保管。2.業(yè)務部門負責提供本部門在項目或業(yè)務活動中形成的檔案資料，并確保其真實、完整、準確。配合檔案驗收小組開展驗收工作，對驗收提出的問題及時進行整改。3.檔案管理人員負責對檔案進行整理、分類、編目等基礎工作，為驗收做好準備。參與檔案驗收工作，對檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性等進行檢查評估。負責對驗收中發(fā)現的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況。三、檔案驗收的內容與標準（一）檔案的完整性1.應歸檔的文件、資料、圖表、數據等是否齊全，是否涵蓋項目或業(yè)務活動的全過程。2.重要文件的定稿、修改稿、審核稿等是否完整保存。3.與項目或業(yè)務活動相關的合同、協(xié)議、會議紀要、請示報告等是否齊全。（二）檔案的準確性1.文件內容是否真實反映實際情況，數據是否準確無誤。2.檔案中的簽字、蓋章等手續(xù)是否完備。3.檔案的分類、編號、題名等是否準確規(guī)范。（三）檔案的系統(tǒng)性1.檔案是否按照科學合理的分類標準進行整理，分類是否清晰，層次是否分明。2.檔案的排列是否有序，編號是否連續(xù)，便于查找利用。3.相關檔案之間的聯(lián)系是否緊密，是否形成有機整體。（四）檔案的安全性1.檔案的存儲環(huán)境是否符合要求，是否具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案的存儲介質是否安全可靠，是否定期進行備份。3.檔案的查閱、借閱、使用等是否有嚴格的登記和審批制度，是否存在泄密風險。（五）電子檔案管理1.電子檔案的格式是否符合要求，是否能夠長期有效保存。2.電子檔案的元數據是否齊全、準確，是否與紙質檔案相對應。3.電子檔案的存儲和管理是否采用有效的技術手段，確保數據安全。四、檔案驗收的程序（一）準備階段1.業(yè)務部門在項目或業(yè)務活動結束后，應及時對形成的檔案進行整理，向檔案管理人員提交檔案整理情況報告。2.檔案管理人員根據業(yè)務部門提交的報告，對檔案進行初步審核，確定是否具備驗收條件。3.辦公室制定檔案驗收工作計劃和方案，明確驗收的時間、內容、標準、程序等，并組建驗收小組。（二）自查階段1.業(yè)務部門按照檔案驗收的內容與標準，對本部門形成的檔案進行自查，填寫自查報告，對存在的問題進行整改。2.檔案管理人員對業(yè)務部門的自查情況進行指導和監(jiān)督，協(xié)助其完善檔案整理工作。（三）驗收階段1.驗收小組按照驗收工作計劃和方案，對檔案進行實地檢查驗收。驗收小組可以采取查閱檔案、實地查看、詢問相關人員等方式進行驗收。2.驗收小組根據驗收情況，填寫檔案驗收檢查表，詳細記錄發(fā)現的問題和整改意見。3.業(yè)務部門根據驗收小組提出的問題進行整改，整改完成后向驗收小組提交整改報告。（四）總結階段1.驗收小組根據驗收情況和整改報告，編寫檔案驗收報告，報告應包括驗收工作概況、檔案基本情況、驗收結果、存在問題及整改建議等內容。2.辦公室對驗收報告進行審核，報公司檔案驗收工作領導小組審定。3.公司檔案驗收工作領導小組根據審定結果，對檔案驗收工作進行總結，對驗收合格的檔案進行歸檔保存，對驗收不合格的檔案責令業(yè)務部門繼續(xù)整改，直至驗收合格。五、檔案驗收的結果處理（一）驗收合格檔案經驗收合格后，由辦公室按照檔案管理規(guī)定進行歸檔保存，并建立檔案管理臺賬。（二）驗收不合格1.對于驗收不合格的檔案，驗收小組應出具書面整改意見，明確整改要求和期限。2.業(yè)務部門應按照整改意見進行整改，整改完成后向驗收小組提交整改報告，申請復查。3.驗收小組對整改情況進行復查，如復查仍不合格，公司將對相關責任部門和責任人進行通報批評，并責令其限期整改到位。整改期間，暫停該部門或項目的相關業(yè)務活動。六、檔案驗收的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門定期對各部門檔案驗收工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案驗收工作規(guī)范有序進行。2.對檔案驗收工作中發(fā)現的問題，及時督促相關部門進行整改，對整改不力的部門進行通報批評。（二）考核評價1.將檔案驗收工作納入公司績效考核體系，對檔案驗收工作成績突出的部門和個人進行表彰