檔案建設管理辦法一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案建設與管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，為公司/組織各項工作提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的建設與管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設立專門的檔案管理部門，對各類檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項工作活動，數(shù)據(jù)準確無誤，確保檔案的可靠性和權威性。3.完整系統(tǒng)原則全面收集、整理公司/組織在各個階段、各個方面形成的檔案，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱和利用。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）定義本辦法所稱檔案，是指公司/組織在各項工作活動中直接形成的具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。二、檔案管理機構與職責（一）檔案管理部門公司/組織設立檔案管理部門，負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導全公司/組織的檔案建設與管理工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范。2.負責接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計公司/組織各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.對檔案進行分類、編號、編目等基礎工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準后組織實施銷毀工作。5.開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。6.組織檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識和業(yè)務能力。7.參與公司/組織重大活動和項目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務。（二）各部門兼職檔案員各部門設立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。其主要職責包括：1.按照檔案管理部門的要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案，并進行初步整理。2.對本部門檔案進行分類存放，確保檔案的安全和完整。3.定期向檔案管理部門移交已整理好的檔案，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查、統(tǒng)計等工作。（三）檔案管理人員職責1.檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、借閱、歸還等，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。3.對檔案進行定期檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問題，如檔案損壞、字跡褪色等，確保檔案的質(zhì)量。4.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱審批制度。5.積極參與檔案信息化建設，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理，提高檔案管理的信息化水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織正式文件，包括上級來文、公司/組織發(fā)文、內(nèi)部函件等。2.各類合同協(xié)議，如采購合同、銷售合同、租賃合同、技術合同等。3.工作計劃、總結(jié)、報告、報表等工作資料。4.項目文檔，包括項目立項報告、可行性研究報告、項目實施方案、項目驗收報告等。5.財務檔案，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、薪酬福利記錄、培訓記錄、考核評價等。7.聲像檔案，如照片、錄音、錄像等，記錄公司/組織重要活動、會議、項目等。8.實物檔案，如公司/組織獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.檔案形成部門應在工作活動結(jié)束后，按照檔案管理要求，及時將相關檔案整理好，移交至本部門兼職檔案員。3.對于重要檔案或涉及多個部門的檔案，相關部門應加強溝通協(xié)作，共同做好收集工作。4.收集的檔案應保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造檔案內(nèi)容。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、上架和檢索。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為不同的類別，如文書檔案、科技檔案、財務檔案、人事檔案等。每個類別下再根據(jù)具體情況進行細分，如文書檔案可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類等。2.編號對整理好的檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母相結(jié)合的編號方式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，確保目錄準確、完整。目錄可采用紙質(zhì)形式或電子形式，電子目錄應定期進行備份。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時應注意保持檔案內(nèi)容的完整性，避免損壞檔案。四、檔案的保管與保護（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲藥品等設施設備。（二）保管方式1.檔案應按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對于珍貴、易損的檔案，應采取特殊的保管措施，如復制備份、專柜存放、定期檢查等。3.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保護措施1.定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問題，如檔案損壞、字跡褪色等。2.對檔案進行修復和裱糊，確保檔案的完整性和可讀性。3.采取防蟲、防霉、防火、防盜等措施，保護檔案的安全。4.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止因人為因素導致檔案損壞或丟失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面審查、重點突出的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和公正性。3.充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和未來發(fā)展需要。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實性、完整性和準確性。2.檔案的保存價值，包括歷史價值、現(xiàn)實利用價值和未來發(fā)展需要。3.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限為永久、長期或短期。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，并經(jīng)檔案管理部門負責人審核簽字。3.將《檔案銷毀清冊》報公司/組織主管領導審批，經(jīng)批準后組織實施銷毀工作。4.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。銷毀后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。5.對已銷毀的檔案，應在檔案管理系統(tǒng)中進行注銷處理，確保檔案信息的準確性。六、檔案的利用與服務（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理規(guī)定。2.服務為本原則以滿足公司/組織各項工作需要為出發(fā)點，為員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務。3.保密安全原則在檔案利用過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱員工因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應的檔案供查閱，并做好查閱記錄。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、復印、摘錄檔案內(nèi)容，按時歸還檔案。3.出具證明根據(jù)工作需要，檔案管理部門可為公司/組織內(nèi)部或外部單位出具檔案證明。出具證明時，應嚴格審核證明內(nèi)容，確保證明信息的真實性和準確性。（三）服務措施1.建立檔案利用服務平臺，提供檔案在線查詢、借閱申請等功能，方便員工利用檔案。2.加強與員工的溝通交流，及時了解員工的檔案利用需求，提供個性化的服務。3.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓，不斷改進檔案利用服務工作。七、檔案信息化建設（一）建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理效率和服務水平，為公司/組織各項工作提供及時、準確的檔案信息支持。3.推動檔案資源共享，促進公司/組織內(nèi)部信息流通和協(xié)同工作。（二）建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案副本，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。數(shù)字化掃描應確保圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.檔案管理系統(tǒng)建設建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、編目檢索、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。系統(tǒng)應具備安全性、穩(wěn)定性和易用性，滿足公司/組織檔案管理工作的需要。3.數(shù)據(jù)安全管理加強檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）實施步驟1.規(guī)劃階段制定檔案信息化建設規(guī)劃，明確建設目標、任務、步驟和保障措施。2.系統(tǒng)選型階段根據(jù)檔案信息化建設規(guī)劃，選擇合適的檔案管理系統(tǒng)軟件，并進行系統(tǒng)測試和評估。3.數(shù)字化加工階段組織開展檔案數(shù)字化掃描工作，按照檔案管理要求進行圖像處理和數(shù)據(jù)掛接。4.系統(tǒng)上線階段將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)導入檔案管理系統(tǒng)，進行系統(tǒng)調(diào)試和試運行，確保系統(tǒng)正常運行。5.優(yōu)化完善階段根據(jù)系統(tǒng)運行情況和用戶反饋，對檔案信息化管理系統(tǒng)進行優(yōu)化完善，不斷提高系統(tǒng)的功能和性能。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門檔案建設與管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等方面。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。3.建立監(jiān)督檢查記錄檔案，對每次監(jiān)督檢查情況進行詳細記錄