水泥報價管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司水泥采購報價管理，規(guī)范報價行為，確保采購成本合理控制，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有水泥采購項目的報價管理活動，包括但不限于原材料采購、工程建設(shè)項目所需水泥采購等。（三）基本原則1.合法性原則：報價活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保報價行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：營造公平競爭的市場環(huán)境，保證所有參與報價的供應(yīng)商享有平等的機(jī)會，不受歧視。3.誠實守信原則：供應(yīng)商應(yīng)如實提供報價信息，不得隱瞞或虛報，公司內(nèi)部人員也應(yīng)秉持誠信態(tài)度進(jìn)行報價管理工作。4.成本效益原則：在保證水泥質(zhì)量的前提下，通過科學(xué)合理的報價管理，降低采購成本，實現(xiàn)公司效益最大化。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)組織水泥采購報價工作，制定采購計劃，并根據(jù)需求向潛在供應(yīng)商發(fā)出報價邀請。2.收集、整理供應(yīng)商報價文件，對報價進(jìn)行初步審核，確保報價文件的完整性和合規(guī)性。3.與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，按照本辦法及公司相關(guān)規(guī)定確定最終采購價格和供應(yīng)商。4.建立供應(yīng)商報價檔案，記錄報價相關(guān)信息，包括供應(yīng)商基本情況、報價明細(xì)、談判過程等。（二）質(zhì)量部門1.參與水泥采購報價相關(guān)工作，對供應(yīng)商提供的水泥質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核，確保符合公司生產(chǎn)或工程建設(shè)要求。2.在采購過程中，負(fù)責(zé)對采購水泥的質(zhì)量進(jìn)行檢驗和監(jiān)督，對不合格產(chǎn)品及時提出處理意見。（三）財務(wù)部門1.協(xié)助采購部門進(jìn)行成本分析，提供價格核算相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)和分析意見。2.對采購合同中的價格條款進(jìn)行審核，確保付款方式、價格調(diào)整等財務(wù)條款合理合規(guī)。3.負(fù)責(zé)對采購成本進(jìn)行核算和控制，監(jiān)督采購資金的使用情況。（四）法務(wù)部門1.對水泥采購報價活動涉及的合同、協(xié)議等法律文件進(jìn)行審核，確保其合法有效，防范法律風(fēng)險。2.為報價管理工作提供法律咨詢和支持，處理報價過程中的法律糾紛。三、報價流程（一）采購需求確定1.公司內(nèi)部各部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、工程建設(shè)進(jìn)度等實際需求，填寫《水泥采購申請表》，詳細(xì)說明所需水泥的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間及地點等信息。2.《水泥采購申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。采購部門對采購需求進(jìn)行匯總、分析和整理，形成明確的采購任務(wù)清單。（二）供應(yīng)商選擇與邀請1.采購部門根據(jù)采購任務(wù)清單，從公司合格供應(yīng)商名錄中篩選出具備供應(yīng)能力的潛在供應(yīng)商。如名錄中無合適供應(yīng)商，采購部門應(yīng)通過市場調(diào)研、行業(yè)推薦等方式拓展新的供應(yīng)商資源。2.采購部門向選定的潛在供應(yīng)商發(fā)出《水泥采購報價邀請函》，明確告知采購項目的基本情況、報價要求、截止日期等重要信息。報價邀請函應(yīng)加蓋公司公章，并以書面或電子形式發(fā)送給供應(yīng)商。（三）報價文件準(zhǔn)備1.供應(yīng)商收到報價邀請函后，應(yīng)按照要求準(zhǔn)備報價文件。報價文件應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：公司營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、稅務(wù)登記證副本復(fù)印件、組織機(jī)構(gòu)代碼證副本復(fù)印件（已辦理三證合一的提供營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件），確保證件在有效期內(nèi)。法定代表人授權(quán)書（如有委托代理人報價），明確代理人的權(quán)限和責(zé)任。水泥產(chǎn)品報價單，詳細(xì)列出水泥的品種、規(guī)格、單價、總價、交貨期、付款方式等信息。報價單應(yīng)加蓋供應(yīng)商公章或業(yè)務(wù)專用章。水泥質(zhì)量檢驗報告，證明所供水泥符合國家標(biāo)準(zhǔn)及公司要求的質(zhì)量指標(biāo)。售后服務(wù)承諾，包括質(zhì)量保證期限、售后服務(wù)內(nèi)容及響應(yīng)時間等。其他相關(guān)資料，如業(yè)績證明、生產(chǎn)許可證等。2.供應(yīng)商應(yīng)確保報價文件內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，并在規(guī)定的截止日期前將報價文件密封送達(dá)或通過指定郵箱發(fā)送至采購部門。（四）報價文件接收與初步審核1.采購部門在報價截止日期后，及時接收供應(yīng)商的報價文件。對收到的報價文件進(jìn)行登記，記錄供應(yīng)商名稱、報價日期、報價文件編號等信息。2.采購部門對報價文件進(jìn)行初步審核，主要檢查報價文件的完整性、格式規(guī)范性、簽字蓋章情況等。如發(fā)現(xiàn)報價文件存在缺項、格式不符合要求或簽字蓋章不全等問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其在規(guī)定時間內(nèi)補(bǔ)充或修正報價文件。（五）報價評審1.采購部門組織成立報價評審小組，成員包括采購部門負(fù)責(zé)人、質(zhì)量部門代表、財務(wù)部門代表等。必要時可邀請技術(shù)專家或其他相關(guān)人員參與評審。2.報價評審小組對通過初步審核的報價文件進(jìn)行詳細(xì)評審，評審內(nèi)容包括但不限于以下方面：價格因素：比較各供應(yīng)商的報價金額，分析價格的合理性和競爭力。同時，考慮價格的構(gòu)成明細(xì)，如單價、運費、稅費等，確保價格具有可比性。質(zhì)量因素：根據(jù)質(zhì)量部門提供的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求，評估各供應(yīng)商所供水泥的質(zhì)量水平。優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。交貨期因素：審查各供應(yīng)商承諾的交貨期是否滿足公司采購需求，交貨期的合理性和可靠性。售后服務(wù)因素：評價各供應(yīng)商的售后服務(wù)承諾，包括質(zhì)量保證、維修保養(yǎng)、技術(shù)支持等方面，選擇售后服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。供應(yīng)商信譽(yù)因素：參考供應(yīng)商的過往業(yè)績、市場口碑、行業(yè)評價等，了解其商業(yè)信譽(yù)和誠信情況。3.報價評審小組根據(jù)評審結(jié)果，對各供應(yīng)商進(jìn)行綜合評分，并填寫《水泥采購報價評審表》。評分標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在評審前明確制定，確保評審過程公平公正。（六）談判與確定供應(yīng)商1.根據(jù)報價評審結(jié)果，采購部門與排名靠前的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判。談判內(nèi)容包括價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.在談判過程中，采購部門應(yīng)充分了解供應(yīng)商的報價底線和其他需求，同時向供應(yīng)商傳達(dá)公司的采購要求和期望。雙方應(yīng)通過協(xié)商達(dá)成一致意見，爭取實現(xiàn)互利共贏。3.采購部門根據(jù)談判結(jié)果，確定最終的供應(yīng)商和采購價格，并填寫《水泥采購合同審批表》，連同報價文件、評審表等相關(guān)資料一并提交至公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（七）合同簽訂1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂水泥采購合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括水泥品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同簽訂過程中，法務(wù)部門應(yīng)對合同條款進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保合同合法有效，避免法律風(fēng)險。合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔。四、報價監(jiān)督與管理（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對水泥采購報價管理工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查報價流程的執(zhí)行情況、評審結(jié)果的公正性、合同簽訂的合規(guī)性等。2.審計部門如發(fā)現(xiàn)報價管理工作中存在違規(guī)行為或問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對相關(guān)責(zé)任人員，按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）供應(yīng)商管理1.采購部門建立供應(yīng)商評價機(jī)制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評價。評價結(jié)果作為供應(yīng)商后續(xù)合作、淘汰或調(diào)整的重要依據(jù)。2.對于在報價過程中存在弄虛作假、惡意報價等不良行為的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)將其列入黑名單，禁止其參與公司今后的采購項目，并向行業(yè)協(xié)會或相關(guān)監(jiān)管部門通報其不良行為。（三）價格動態(tài)管理1.采購部門關(guān)注水泥市場價格動態(tài)，定期收集市場價格信息，分析價格走勢。如市場價格發(fā)生重大變化，采購部門應(yīng)及時調(diào)整采購策略和報價要求。2.在合同執(zhí)行過程中，如因市場價格波動等原因需要調(diào)整采購價格，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂價格調(diào)整補(bǔ)充協(xié)議。價格調(diào)整補(bǔ)充協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審批和備案。五、信息管理與保密（一）信息管理1.采購部門負(fù)責(zé)建立水泥采購報價信息管理系統(tǒng)，對報價文件、評審記錄、合同等相關(guān)信息進(jìn)行集中管理和存儲。2.確保信息管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，授權(quán)專人負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，防止信息泄露、丟失或損壞。3.定期對報價信息進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保密規(guī)定1.參與水泥采購報價管理工作的所有人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對在工作過程中知悉的供應(yīng)商報價信息、商業(yè)秘密等予以保密。2.未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何人員不得向第三方泄露報價相關(guān)信息。如有違反保密規(guī)定的行為