河北印章管理辦法總則目的與依據(jù)為加強印章管理，維護公司/組織正常運營秩序，保障公司/組織合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各類印章的刻制、啟用、保管、使用、變更、廢止等全過程管理。印章定義本辦法所指印章包括公司/組織公章、法定代表人章、財務(wù)專用章、合同專用章、部門章以及其他具有法律效力或代表公司/組織意志的專用印章。印章刻制申請流程1.因工作需要刻制印章的部門或個人，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息。2.《印章刻制申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提交至行政管理部門。刻制要求1.行政管理部門應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進行印章刻制。2.印章刻制單位應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織提供的樣式、規(guī)格及要求進行刻制，確保印章質(zhì)量清晰、規(guī)范。3.新刻制的印章應(yīng)在顯著位置預(yù)留防偽標(biāo)識或編碼，以便于查詢和驗證。驗收與備案1.印章刻制完成后，行政管理部門應(yīng)會同申請部門對印章進行驗收，檢查印章外觀、尺寸、文字等是否符合要求。2.驗收合格的印章，行政管理部門應(yīng)填寫《印章備案登記表》，詳細(xì)記錄印章名稱、規(guī)格、啟用時間、保管人等信息，并將印章備案登記表及印章印模報送公安機關(guān)備案。印章啟用啟用通知1.行政管理部門在印章備案完成后，應(yīng)及時發(fā)布《印章啟用通知》，明確印章啟用日期、使用范圍、保管人等信息。2.《印章啟用通知》應(yīng)發(fā)送至公司/組織內(nèi)各部門及相關(guān)外部單位。啟用儀式1.重要印章啟用時，可舉行簡單的啟用儀式，邀請公司/組織領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等參加。2.啟用儀式上，應(yīng)介紹印章的基本情況和啟用意義，由公司/組織領(lǐng)導(dǎo)宣布印章正式啟用。印章保管保管原則1.印章應(yīng)實行專人保管制度，確保印章安全存放，防止丟失、被盜用或濫用。2.印章保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定。保管方式1.公司/組織公章、法定代表人章等重要印章應(yīng)存放于保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.部門章及其他專用印章可根據(jù)實際情況，由部門指定專人保管，存放于安全可靠的地方。保管人職責(zé)1.印章保管人應(yīng)妥善保管印章，不得擅自將印章交予他人使用。2.每日工作結(jié)束后，印章保管人應(yīng)檢查印章是否存放安全，并做好印章保管記錄。3.印章保管人如遇特殊情況需要臨時委托他人保管印章時，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理書面委托手續(xù)。印章使用使用范圍1.公司/組織公章主要用于以公司/組織名義對外發(fā)布的重要文件、合同、協(xié)議、信函等。2.法定代表人章主要用于辦理公司/組織法定代表人授權(quán)范圍內(nèi)的相關(guān)業(yè)務(wù)。3.財務(wù)專用章主要用于公司/組織財務(wù)收支、結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。4.合同專用章主要用于簽訂各類經(jīng)濟合同、協(xié)議等。5.部門章及其他專用印章應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍使用，不得超出授權(quán)范圍。使用流程1.用印人填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項、用印文件名稱及份數(shù)、用印時間等信息。2.《印章使用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提交至印章保管人。3.印章保管人對《印章使用申請表》及用印文件進行審核，確認(rèn)無誤后，在用印文件上加蓋印章，并做好用印登記。用印登記1.印章保管人應(yīng)建立《印章使用登記簿》，詳細(xì)記錄印章使用日期、用印事項、用印文件名稱及份數(shù)、用印人、批準(zhǔn)人等信息。2.《印章使用登記簿》應(yīng)妥善保存，以備查閱。特殊情況用印1.如遇緊急情況或領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的用印事項，無法提前履行審批手續(xù)時，用印人應(yīng)電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用印，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.用印人在補辦審批手續(xù)時，應(yīng)將用印情況詳細(xì)說明，并提交相關(guān)證明材料。印章變更變更原因印章變更主要包括印章名稱變更、規(guī)格變更、保管人變更等情況。變更申請因工作需要變更印章的，由相關(guān)部門或個人填寫《印章變更申請表》，詳細(xì)說明變更原因、變更內(nèi)容等信息。變更流程1.《印章變更申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提交至行政管理部門。2.行政管理部門根據(jù)審批意見，辦理印章變更手續(xù)，包括重新刻制印章、更換印章保管人等。3.印章變更完成后，行政管理部門應(yīng)及時發(fā)布《印章變更通知》，明確印章變更后的相關(guān)信息，并將印章變更情況報送公安機關(guān)備案。印章廢止廢止原因印章廢止主要包括印章?lián)p壞、遺失、機構(gòu)撤銷、業(yè)務(wù)變更等情況。廢止申請因印章廢止原因，由相關(guān)部門或個人填寫《印章廢止申請表》，詳細(xì)說明廢止原因、廢止印章名稱等信息。廢止流程1.《印章廢止申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提交至行政管理部門。2.行政管理部門根據(jù)審批意見，收回廢止印章，并進行妥善處理。3.印章廢止后，行政管理部門應(yīng)及時發(fā)布《印章廢止通知》，明確印章廢止日期及相關(guān)事宜。監(jiān)督檢查定期檢查1.行政管理部門應(yīng)定期對公司/組織內(nèi)印章管理情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管情況、使用情況、變更及廢止情況等。2.定期檢查應(yīng)形成書面報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。不定期抽查1.公司/組織領(lǐng)導(dǎo)或行政管理部門可根據(jù)工作需要，對印章管理情況進行不定期抽查。2.不定期抽查應(yīng)重點檢查印章使用的合規(guī)性、審批手續(xù)的完整性等情況。違規(guī)處理1.對違反印章管理規(guī)定的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評教育、