文檔管理辦法樣板一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文檔管理，確保公司各類文檔的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高工作效率，促進(jìn)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的所有文檔管理工作，包括但不限于行政文件、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)資料、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等各類紙質(zhì)和電子文檔。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司文檔管理工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由專門的文檔管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保文檔管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.分級(jí)分類原則：根據(jù)文檔的重要性、密級(jí)和使用頻率等因素，對(duì)文檔進(jìn)行分級(jí)分類管理，便于查找、利用和保護(hù)。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保文檔的安全保密，防止文檔泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則：以方便公司內(nèi)部各部門和人員查閱、使用文檔為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)化文檔管理流程，提高文檔利用效率。二、文檔管理職責(zé)（一）文檔管理部門職責(zé)1.制定和完善公司文檔管理辦法及相關(guān)規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類文檔的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對(duì)公司各部門的文檔管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織文檔管理培訓(xùn)和考核。4.負(fù)責(zé)公司文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保文檔信息的安全存儲(chǔ)和有效利用。5.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司要求，做好文檔的保密、銷毀等工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類文檔的形成、收集、整理和初步審核工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交至文檔管理部門。2.明確本部門文檔管理的責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門文檔管理工作的日常監(jiān)督和檢查。3.配合文檔管理部門做好公司文檔的查閱、借閱等工作，確保文檔的正確使用和及時(shí)歸還。（三）文檔管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行文檔管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守文檔管理規(guī)定，確保文檔管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。2.負(fù)責(zé)文檔的具體收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，及時(shí)更新和維護(hù)文檔信息。3.對(duì)所管理的文檔進(jìn)行定期盤點(diǎn)和清查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.保守文檔機(jī)密，不得擅自泄露文檔內(nèi)容。三、文檔分類與編號(hào)（一）文檔分類1.行政類文檔：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等行政公文，以及公司內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)類文檔：涵蓋公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)價(jià)單、項(xiàng)目文檔、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。3.技術(shù)類文檔：主要有公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品說(shuō)明書、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、技術(shù)圖紙等。4.財(cái)務(wù)類文檔：包含公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、預(yù)算計(jì)劃等。5.人事類文檔：涉及員工的招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動(dòng)合同、人事檔案等。6.其他類文檔：除上述類別以外的其他各類文檔，如公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、宣傳資料等。（二）文檔編號(hào)1.文檔編號(hào)采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的格式，確保每份文檔編號(hào)的唯一性。2.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)文檔分類，分別用一位大寫字母表示，如行政類文檔用“A”表示，業(yè)務(wù)類文檔用“B”表示，技術(shù)類文檔用“C”表示，財(cái)務(wù)類文檔用“D”表示，人事類文檔用“E”表示，其他類文檔用“F”表示。4.順序號(hào)：按照文檔形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”。5.示例：一份2023年形成的行政類文檔，編號(hào)為“2023A0001”。四、文檔收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照公司文檔管理要求，全面收集本部門在工作過(guò)程中形成的各類文檔，包括紙質(zhì)文檔和電子文檔。（二）收集要求1.文檔內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，符合法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.收集的文檔應(yīng)具有保存價(jià)值，能夠反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程和工作成果。3.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門形成的文檔進(jìn)行清理和篩選，及時(shí)將無(wú)用文檔進(jìn)行銷毀，確保收集的文檔質(zhì)量。（三）整理原則1.遵循文檔形成的自然規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文檔之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照文檔分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的文檔進(jìn)行分類整理，確保同一類文檔集中存放。3.對(duì)每份文檔進(jìn)行編號(hào)、編目，建立文檔目錄清單，便于查找和管理。（四）整理方法1.紙質(zhì)文檔整理：去除文檔中的金屬物、訂書釘?shù)龋３治臋n平整。按照文檔類別和時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一類別文檔按照重要程度和形成時(shí)間依次排列。在文檔首頁(yè)右上角加蓋文檔編號(hào)章，并在文檔首頁(yè)左上角粘貼文檔標(biāo)簽，注明文檔編號(hào)、類別、標(biāo)題、日期等信息。對(duì)整理好的文檔進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。2.電子文檔整理：按照文檔類別建立文件夾，文件夾名稱應(yīng)與文檔分類一致。在每個(gè)文件夾下，根據(jù)文檔內(nèi)容和時(shí)間順序創(chuàng)建子文件夾，并對(duì)文檔進(jìn)行命名，命名應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，能夠準(zhǔn)確反映文檔內(nèi)容。對(duì)電子文檔進(jìn)行分類編號(hào)，編號(hào)應(yīng)與紙質(zhì)文檔編號(hào)一致，并在文檔屬性中填寫文檔編號(hào)、類別、標(biāo)題、日期等信息。定期對(duì)電子文檔進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。五、文檔歸檔（一）歸檔范圍各部門整理好的符合歸檔要求的文檔，應(yīng)及時(shí)移交至文檔管理部門進(jìn)行歸檔。（二）歸檔時(shí)間1.行政類文檔應(yīng)在文件發(fā)布或辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.業(yè)務(wù)類文檔應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.技術(shù)類文檔應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。4.財(cái)務(wù)類文檔應(yīng)在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后的[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。5.人事類文檔應(yīng)在員工離職或相關(guān)業(yè)務(wù)辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（三）歸檔流程1.各部門文檔管理人員填寫《文檔歸檔清單》，詳細(xì)列出需歸檔文檔的編號(hào)、類別、標(biāo)題、日期、份數(shù)等信息，并簽字確認(rèn)。2.將整理好的文檔及《文檔歸檔清單》一并移交至文檔管理部門。3.文檔管理部門對(duì)移交的文檔進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，確認(rèn)無(wú)誤后在《文檔歸檔清單》上簽字，并將文檔存入檔案庫(kù)。六、文檔保管（一）保管方式1.紙質(zhì)文檔應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.電子文檔應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。（二）保管期限1.行政類文檔：長(zhǎng)期保管。2.業(yè)務(wù)類文檔：根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和合同約定確定保管期限，一般為[X]年至[X]年不等。3.技術(shù)類文檔：長(zhǎng)期保管。4.財(cái)務(wù)類文檔：按照國(guó)家財(cái)務(wù)法規(guī)規(guī)定的保管期限執(zhí)行，一般為[X]年至[X]年不等。5.人事類文檔：長(zhǎng)期保管。6.其他類文檔：根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般為[X]年至[X]年不等。（三）保管要求1.建立文檔保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄文檔的入庫(kù)時(shí)間、編號(hào)、類別、標(biāo)題、保管期限等信息，便于查詢和管理。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和清理，確保文檔存放安全、整齊，無(wú)損壞、丟失等情況。3.對(duì)超過(guò)保管期限的文檔，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀，防止文檔積壓和浪費(fèi)。七、文檔查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文檔的，應(yīng)填寫《文檔查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文檔的編號(hào)、類別、標(biāo)題、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到文檔管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的文檔，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫《文檔查閱申請(qǐng)表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字。2.將簽字后的《文檔查閱申請(qǐng)表》交至文檔管理部門。3.文檔管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)，在檔案庫(kù)中查找相應(yīng)文檔，并提供給查閱人查閱。4.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱文檔，不得擅自將文檔帶出檔案庫(kù)，如需復(fù)印或摘錄文檔內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)文檔管理部門同意。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將文檔歸還文檔管理部門，文檔管理部門在《文檔查閱申請(qǐng)表》上記錄查閱情況并簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱文檔的，應(yīng)填寫《文檔借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文檔的編號(hào)、類別、標(biāo)題、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和文檔管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.涉及公司機(jī)密的文檔，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)后方可借閱。（四）借閱流程1.借閱人填寫《文檔借閱申請(qǐng)表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字。2.將簽字后的《文檔借閱申請(qǐng)表》交至文檔管理部門負(fù)責(zé)人簽字。3.文檔管理部門根據(jù)借閱申請(qǐng)，在檔案庫(kù)中查找相應(yīng)文檔，并辦理借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放《文檔借閱登記薄》。4.借閱人在《文檔借閱登記薄》上簽字確認(rèn)后，領(lǐng)取借閱文檔。5.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還文檔，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。6.借閱人歸還文檔時(shí)，文檔管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查文檔的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后在《文檔借閱登記薄》上記錄歸還情況并簽字確認(rèn)。八、文檔保密（一）保密制度1.公司建立健全文檔保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施，確保文檔信息的安全保密。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的文檔，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，實(shí)行專人專管、專柜存放、加密存儲(chǔ)等措施。（二）保密責(zé)任1.文檔管理部門及文檔管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)所管理的文檔負(fù)有保密責(zé)任。2.各部門文檔管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門文檔的保密管理，對(duì)涉及公司機(jī)密的文檔應(yīng)妥善保管，防止泄露。3.查閱、借閱涉及公司機(jī)密文檔的人員，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露文檔內(nèi)容。（三）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密的文檔，應(yīng)在文檔上加蓋“機(jī)密”標(biāo)識(shí)，并進(jìn)行加密存儲(chǔ)。2.限制對(duì)涉及公司機(jī)密文檔的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查閱、借閱。3.加強(qiáng)對(duì)文檔管理場(chǎng)所的安全防范，安裝監(jiān)控設(shè)備，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。4.對(duì)離職人員，應(yīng)及時(shí)收回其所持有的涉及公司機(jī)密的文檔，并進(jìn)行清查。九、文檔銷毀（一）銷毀范圍1.已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的文檔。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)撤銷等原因不再需要的文檔。3.經(jīng)鑒定確認(rèn)為無(wú)效或錯(cuò)誤的文檔。（二）銷毀流程1.文檔管理部門定期對(duì)需銷毀的文檔進(jìn)行清理和造冊(cè)，填寫《文檔銷毀申請(qǐng)表》，注明文檔的編號(hào)、類別、標(biāo)題、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.將《文檔銷毀申請(qǐng)表》提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意后，