油卡申請(qǐng)管理辦法總則目的本辦法旨在規(guī)范公司油卡的申請(qǐng)、使用及管理流程，確保油卡使用的合理性、安全性和透明度，有效控制公司車輛用油成本，提高資源利用效率，保障公司業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及油卡申請(qǐng)、使用及管理的部門和人員，包括但不限于公司自有車輛、租賃車輛的駕駛員及相關(guān)管理人員?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保油卡申請(qǐng)、使用及管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：申請(qǐng)人應(yīng)如實(shí)提供油卡申請(qǐng)相關(guān)信息，不得虛報(bào)、瞞報(bào)。3.審批流程規(guī)范原則：建立健全油卡申請(qǐng)審批流程，明確各環(huán)節(jié)審批職責(zé)，確保審批過(guò)程嚴(yán)格、公正、透明。4.節(jié)約高效原則：鼓勵(lì)合理用油，提高燃油使用效率，避免浪費(fèi)，降低公司運(yùn)營(yíng)成本。5.安全保密原則：加強(qiáng)油卡信息安全管理，防止油卡信息泄露和被盜用，保障公司財(cái)產(chǎn)安全。油卡申請(qǐng)申請(qǐng)條件1.公司自有車輛或租賃車輛，且已列入公司車輛管理臺(tái)賬。2.車輛駕駛員需持有有效的駕駛證，并熟悉車輛操作和維護(hù)。3.根據(jù)車輛實(shí)際使用情況和工作需要，確有油卡使用需求。申請(qǐng)流程1.申請(qǐng)人填寫(xiě)申請(qǐng)表：駕駛員根據(jù)車輛行駛里程、油耗情況及工作任務(wù)安排，填寫(xiě)《油卡申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明申請(qǐng)油卡的類型（如普通加油卡、專用加油卡等）、預(yù)計(jì)使用期限、預(yù)計(jì)加油金額、申請(qǐng)理由等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審核：申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核申請(qǐng)理由的合理性、預(yù)計(jì)使用情況的真實(shí)性等。審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)并簽字確認(rèn)。3.財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門收到經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后的申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)金額的合理性、公司資金狀況等進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)并簽字確認(rèn)。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司車輛使用政策、財(cái)務(wù)狀況等因素，對(duì)油卡申請(qǐng)進(jìn)行最終審批。審批通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)并簽字確認(rèn)。申請(qǐng)材料1.《油卡申請(qǐng)表》（一式兩份），需申請(qǐng)人、部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。2.車輛行駛證復(fù)印件。3.駕駛員駕駛證復(fù)印件。油卡發(fā)放發(fā)放方式1.集中辦理：對(duì)于批量申請(qǐng)油卡的情況，由公司統(tǒng)一與合作加油站聯(lián)系，集中辦理油卡，并將油卡發(fā)放至申請(qǐng)人所在部門，由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交駕駛員。2.現(xiàn)場(chǎng)辦理：對(duì)于個(gè)別緊急或特殊情況的油卡申請(qǐng)，可由申請(qǐng)人在公司指定的時(shí)間和地點(diǎn)，與合作加油站工作人員現(xiàn)場(chǎng)辦理油卡領(lǐng)取手續(xù)。發(fā)放記錄1.公司應(yīng)建立油卡發(fā)放臺(tái)賬，詳細(xì)記錄油卡的發(fā)放日期、卡號(hào)、申請(qǐng)人、車輛信息、發(fā)放金額等內(nèi)容。2.油卡發(fā)放臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和更新，確保賬實(shí)相符。油卡使用使用范圍1.公司自有車輛和租賃車輛在正常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的加油支出。2.經(jīng)公司批準(zhǔn)的與車輛相關(guān)的其他合理用油支出，如車輛保養(yǎng)、維修過(guò)程中的試車用油等。使用規(guī)定1.駕駛員應(yīng)妥善保管油卡，不得轉(zhuǎn)借、出租或用于其他非公司車輛的加油。2.加油時(shí)，駕駛員應(yīng)選擇公司指定的合作加油站，并按照加油站的操作規(guī)范進(jìn)行加油。3.每次加油后，駕駛員應(yīng)要求加油站工作人員在加油憑證上簽字確認(rèn)，并妥善保存加油憑證。加油憑證應(yīng)包括加油日期、加油站名稱、加油金額、加油量等信息。4.駕駛員應(yīng)定期將加油憑證整理后交至所在部門，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，統(tǒng)一交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。異常情況處理1.如發(fā)現(xiàn)油卡丟失、被盜用等異常情況，駕駛員應(yīng)立即向所在部門報(bào)告，并協(xié)助公司采取相應(yīng)的掛失、報(bào)警等措施。2.因油卡異常情況導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失，根據(jù)實(shí)際情況由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)。油卡充值充值申請(qǐng)1.當(dāng)油卡余額不足時(shí)，駕駛員應(yīng)提前[X]個(gè)工作日填寫(xiě)《油卡充值申請(qǐng)表》，注明油卡卡號(hào)、當(dāng)前余額、預(yù)計(jì)充值金額、申請(qǐng)充值理由等信息。2.《油卡充值申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交至公司指定的油卡管理部門。充值流程1.油卡管理部門根據(jù)審批通過(guò)的《油卡充值申請(qǐng)表》，與合作加油站聯(lián)系，辦理油卡充值手續(xù)。2.油卡充值完成后，油卡管理部門應(yīng)及時(shí)更新油卡發(fā)放臺(tái)賬，并將充值信息反饋給財(cái)務(wù)部門。充值記錄1.公司應(yīng)建立油卡充值臺(tái)賬，詳細(xì)記錄油卡的充值日期、充值金額、充值方式、充值經(jīng)辦人等內(nèi)容。2.油卡充值臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和更新，確保賬實(shí)相符。油卡掛失與補(bǔ)辦掛失1.駕駛員發(fā)現(xiàn)油卡丟失或被盜用后，應(yīng)立即撥打公司指定的油卡掛失電話進(jìn)行掛失，并向所在部門報(bào)告。2.部門負(fù)責(zé)人接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)通知油卡管理部門進(jìn)行掛失處理。油卡管理部門在接到掛失通知后，應(yīng)立即與合作加油站聯(lián)系，對(duì)掛失油卡進(jìn)行鎖定，防止油卡被盜用。補(bǔ)辦1.掛失成功后，駕駛員如需補(bǔ)辦油卡，應(yīng)填寫(xiě)《油卡補(bǔ)辦申請(qǐng)表》，注明油卡卡號(hào)、掛失日期、補(bǔ)辦理由等信息。2.《油卡補(bǔ)辦申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交至公司指定的油卡管理部門。3.油卡管理部門根據(jù)審批通過(guò)的《油卡補(bǔ)辦申請(qǐng)表》，與合作加油站聯(lián)系，辦理油卡補(bǔ)辦手續(xù)。補(bǔ)辦后的油卡卡號(hào)、密碼等信息應(yīng)及時(shí)通知駕駛員，并更新油卡發(fā)放臺(tái)賬。掛失與補(bǔ)辦費(fèi)用1.油卡掛失手續(xù)費(fèi)由[具體承擔(dān)部門]承擔(dān)。2.油卡補(bǔ)辦費(fèi)用由[具體承擔(dān)部門]承擔(dān)。油卡結(jié)算與報(bào)銷結(jié)算方式1.公司與合作加油站定期進(jìn)行油卡費(fèi)用結(jié)算，結(jié)算周期為[X]個(gè)月。2.結(jié)算時(shí)，公司油卡管理部門應(yīng)與合作加油站核對(duì)油卡的使用記錄、充值記錄等信息，確保雙方數(shù)據(jù)一致。3.合作加油站根據(jù)核對(duì)后的信息，向公司開(kāi)具油卡費(fèi)用發(fā)票。公司財(cái)務(wù)部門根據(jù)發(fā)票金額進(jìn)行賬務(wù)處理。報(bào)銷流程1.駕駛員定期將整理好的加油憑證交至所在部門，部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，統(tǒng)一交至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門收到加油憑證后，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，予以報(bào)銷，并將報(bào)銷款項(xiàng)支付至駕駛員指定的銀行賬戶。報(bào)銷憑證要求1.加油憑證應(yīng)真實(shí)、有效，內(nèi)容完整，包括加油日期、加油站名稱、加油金額、加油量、發(fā)票號(hào)碼等信息。2.發(fā)票應(yīng)加蓋加油站發(fā)票專用章，且發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與加油憑證一致。油卡監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.公司建立油卡申請(qǐng)、使用及管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)油卡使用情況進(jìn)行檢查和審計(jì)。2.審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)油卡申請(qǐng)、使用及管理情況進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，檢查油卡申請(qǐng)的合理性、使用的合規(guī)性、充值及報(bào)銷的準(zhǔn)確性等。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)油卡費(fèi)用的核算和管理進(jìn)行監(jiān)督，確保油卡費(fèi)用支出符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定。檢查內(nèi)容1.油卡申請(qǐng)手續(xù)是否齊全，審批流程是否規(guī)范。2.油卡使用是否符合規(guī)定范圍，有無(wú)轉(zhuǎn)借、出租或用于其他非公司車輛加油的情況。3.加油憑證是否真實(shí)、有效，報(bào)銷手續(xù)是否完備。4.油卡充值是否及時(shí)、準(zhǔn)確，充值記錄是否完整。5.油卡掛失與補(bǔ)辦手續(xù)是否齊全，費(fèi)用是否合理。違規(guī)處理1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、警告、罰款等處理。2.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重、構(gòu)成違法犯罪的，公司將依法