檔案日常管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到管理規(guī)范、流程清晰。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司設(shè)立綜合管理部門(mén)作為檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司檔案工作的歸口管理。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案保管期限的調(diào)整意見(jiàn)，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀審批。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，確保檔案的實(shí)體安全，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作。6.組織開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息支持，做好檔案查閱、借閱的登記和服務(wù)工作。7.對(duì)公司各部門(mén)的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門(mén)檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全完整。2.按照公司檔案管理部門(mén)的要求，定期將本部門(mén)整理好的檔案移交至綜合管理部門(mén)。3.協(xié)助綜合管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供相關(guān)檔案信息。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的安全保管，對(duì)損壞、丟失的檔案及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。5.接受檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高自身檔案管理水平。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等幾大類，每大類下再根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分。具體分類如下：1.文書(shū)檔案：包括公司紅頭文件、各類通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、合同協(xié)議、規(guī)章制度等。2.科技檔案：涵蓋公司科研項(xiàng)目、技術(shù)改造、工程建設(shè)等活動(dòng)中形成的各類文件資料，如項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.人事檔案：主要是公司員工的個(gè)人基本信息、履歷、學(xué)歷學(xué)位、職稱評(píng)定、工資待遇、獎(jiǎng)懲情況、勞動(dòng)合同等檔案材料。4.財(cái)務(wù)檔案：包含公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)檔案、質(zhì)量管理業(yè)務(wù)檔案、客戶服務(wù)業(yè)務(wù)檔案等，具體內(nèi)容根據(jù)各業(yè)務(wù)部門(mén)實(shí)際情況確定。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“年度+類別代碼+順序號(hào)”的方式，具體規(guī)則如下：1.年度：采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如“22”代表2022年。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類，分別賦予不同的類別代碼，如文書(shū)檔案用“WS”表示，科技檔案用“KJ”表示，人事檔案用“RS”表示，財(cái)務(wù)檔案用“CW”表示，業(yè)務(wù)檔案用“YW”表示。3.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從001開(kāi)始依次編號(hào)。例如，一份2022年形成的文書(shū)檔案，其編號(hào)為“22WS001”；一份2023年的科技檔案編號(hào)為“23KJ002”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司各部門(mén)及員工在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料均應(yīng)作為檔案進(jìn)行收集。具體收集范圍包括但不限于：1.公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書(shū)等。2.公司內(nèi)部的各類規(guī)章制度、管理辦法、工作流程等。3.公司組織召開(kāi)的各類會(huì)議的文件、記錄、紀(jì)要等。4.公司開(kāi)展的科研項(xiàng)目、技術(shù)改造、工程建設(shè)等活動(dòng)中的相關(guān)文件資料。5.公司員工的人事檔案材料、工資福利資料、績(jī)效考核記錄等。6.公司財(cái)務(wù)工作中形成的各類報(bào)表、憑證、賬簿等。7.公司市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中的相關(guān)文件資料。8.公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案及相關(guān)照片、影像資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)、準(zhǔn)確地收集本部門(mén)形成的各類檔案材料。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺頁(yè)等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。4.各部門(mén)在檔案形成后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案移交至綜合管理部門(mén)，不得擅自留存。（三）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類，將同一類別的檔案集中在一起。2.編號(hào)：為每份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、規(guī)范。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，確保目錄信息與檔案內(nèi)容一致。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱和保管。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號(hào)等信息。五、檔案的保管（一）保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括公司成立以來(lái)的重要文件、規(guī)章制度、重大決策、歷史沿革、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、人事任免文件等。2.長(zhǎng)期保管：對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為16年至50年。主要包括公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要會(huì)議記錄、科研項(xiàng)目成果、工程建設(shè)資料等。3.短期保管：對(duì)公司在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。主要包括一般性的文件、資料、報(bào)表等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。電子檔案應(yīng)進(jìn)行雙套備份，分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)、維護(hù)和更新，確保電子檔案的可讀性和完整性。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房。2.建立庫(kù)房管理制度，對(duì)檔案的出入庫(kù)、存放位置、保管情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到賬物相符。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全保管。4.做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，配備必要的消防器材、防盜報(bào)警裝置等安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門(mén)檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)專家。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷(xiāo)毀范圍。（二）鑒定內(nèi)容1.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容、形式等因素，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行全面評(píng)估，確定其是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行重點(diǎn)審查，判斷其是否仍需繼續(xù)保存。對(duì)于仍具有重要查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀審批表》。2.《檔案銷(xiāo)毀審批表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批同意后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案徹底銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)做好記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀后的檔案應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上登記注銷(xiāo)，《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)長(zhǎng)期保存。七、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：?jiǎn)T工可到檔案管理部門(mén)查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、用途等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。